Abril es un mes muy intenso desde el punto de vista fiscal y contable. Además del inicio del periodo establecido para la presentación de la Declaración de Renta y Patrimonio 2019, las empresas deben cumplir con obligaciones impositivas derivadas del IRPF, IVA, y Sociedades, sin olvidar otras de índole mercantil: la legalización de los libros contables obligatorios.
En “tiempos mejores” (pasados y esperemos que futuros), los libros contables debían legalizarse en el plazo de 4 meses desde el cierre del ejercicio contable que, en la gran mayoría de empresas suele coincidir con el año natural. De este modo, para ejercicios cerrados a 31 de diciembre de 2019, la presentación en plazo comenzaría el 2 de enero y finalizaría el 30 de abril de 2020.
Y aun cuando pueda seguir siendo así, dada la digitalización obligatoria del procedimiento y la previsión de algunas empresas, es fácil adivinar por qué utilizamos la forma condicional en estos verbos. Sin lugar a duda nos estamos refiriendo a la pandemia del Coronavirus. En 2020 todas las fechas, plazos y obligaciones tienen que pagar el peaje del Covid 19. Un precio que, en este caso como en otros muchos, nos lleva a la suspensión o postergación de fechas.
Así lo dicen los Registradores:
“La legalización de los libros en el Registro Mercantil, no se contempla expresamente en las nuevas normas, pero considerando la suspensión general de los plazos ordinarios y particularmente la del plazo para formulación de cuentas, con la que está relacionado el límite para legalización de libros, debe interpretarse que también éste queda suspendido hasta el final del mes siguiente al límite para la formulación de cuentas. Por lo que el plazo resultante sería el de cuatro meses desde la finalización del estado de alarma o sus prórrogas”.
Tenga en cuenta que se trata solo de una suspensión por las circunstancias especiales provocadas por la pandemia, lo que no impide realizar la legalización de los libros antes del transcurso del plazo ordinario previsto legalmente.
El principal motivo de este procedimiento es su valor probatorio de cara a un eventual juicio o pleito. Se trata de una obligación legal que se debe acatar, a pesar de que muchas empresas, conocedoras de la impunidad de su incumplimiento, no lo hagan. A diferencia de lo que sucede con el depósito de Cuentas Anuales, cuya inobservancia está perfectamente delimitada (art. 283 LSC) (LA LEY 14030/2010), la de la obligación de legalizar los libros contables y societarios no lleva aparejada sanción directa, aunque no está exenta de consecuencias perjudiciales para el infractor. Por ejemplo, podría estimarse como causa de culpabilidad en la calificación del Concurso, o como argumento contra la diligencia exigida al administrador social.
¿Quién tiene la obligación de legalizar sus libros?
• Como norma general todas las empresas. (art.25 CCo (LA LEY 1/1885))
• Los sujetos obligados a su inscripción en el Registro Mercantil (art.81 RRM) (LA LEY 2747/1996).
• Los empresarios individuales, aunque no tengan la obligación de inscripción.
• Las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica como por ejemplo la Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.
A estos efectos, son sujetos sometidos a inscripción obligatoria los siguientes:
- Naviero empresario individual.
- Sociedades mercantiles.
- Sociedades de garantía recíproca.
- Cooperativas de crédito, de seguros, mutuas y entidades de previsión social.
- Instituciones de inversión colectiva.
- Agrupaciones de interés económico.
- Cajas de ahorro.
- Fondos de pensiones.
- Sucursales de cualquiera de los sujetos anteriormente indicados.
- Sucursales de sociedades extranjeras y de otras entidades extranjeras con personalidad jurídica y fin lucrativo.
- Sucursales extranjeras que trasladen su domicilio a territorio español.
- Las entidades de cualquier naturaleza jurídica que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para negociar las mismas, por cuenta y encargo de los comerciantes al por menor, deberán formalizar su inscripción, así como el depósito anual de sus cuentas, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas, hayan superado la cifra de 601.012,10 euros.
¿Qué libros obligatorios debe de legalizar el empresario?
Libros contables:
Los libros indicados en el artículo 25 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885), un libro de Inventarios y Cuentas anuales este último comprende (balances de situación, balances de comprobación, balances de sumas y saldo, inventario de cierre del ejercicio y cuentas anuales) y otro de Diario, que consta de todos los asientos practicados durante el año, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales.
Libros societarios:
• Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad (arts. 26 CCo (LA LEY 1/1885) y 106 RRM (LA LEY 2747/1996)).
• El libro de Registro de Acciones Nominativas en el caso de Sociedad Anónima y el libro de Registro de Socios en el caso de Sociedad Limitada (art. 27.3 CCo) (LA LEY 1/1885).
• El libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal (art. 16 LSC) (LA LEY 14030/2010).
• El libro de Garantías otorgadas por la Sociedad de Garantía Recíproca (art. 251 RRM) (LA LEY 2747/1996).
Y cualesquier otro que se lleve por los empresarios en el ámbito de su actividad (art.329 RRM) (LA LEY 2747/1996).