Es muy habitual que casi las empresas se fijen como prioridad reducir los gastos fijos para mejorar sus niveles de rentabilidad. Y dentro de estos, uno de los que más impacto generan en los balances son los costes laborales, que en los últimos años han aumentado de manera constante, algo que suele tener un efecto negativo en todo tipo de organizaciones, pero para los despachos de tamaño pequeño o mediano puede llegar a resultar insostenible en el tiempo. Sin embargo, se puede recurrir a una serie de estrategias de gestión para ser más eficientes y tener bajo control el alza de los costes laborales.
Según datos de CEPYME, factores como las subidas acumulativas del salario mínimo y la reducción de jornada han impactado negativamente en la competitividad de las empresas pequeñas y medianas. Solo el año pasado, los costes laborales para las pymes se incrementaron en un 3,6% interanual, mientras que el alza acumulada desde 2021 habría ascendido al 25,1% y al 19% respectivamente, según se trate de firmas pequeñas o medianas. Con este panorama, marcado también por la incertidumbre económica a nivel mundial y aderezado con una geopolítica no exenta de sobresaltos, el control de costes laborales se ha convertido en una prioridad para numerosas compañías, también para los bufetes de abogados.
¿Qué margen de maniobra tienen los departamentos de recursos humanos para intentar paliar este fenómeno? Hay algunas iniciativas que pueden ser de interés. En concreto, según la consultora Hays, es recomendable evaluar la implementación de estrategias de gestión que pueden contribuir a que las compañías de cualquier tamaño optimicen los costes relacionados con los gastos de personal. Lo interesante es que no implican necesariamente reducir la calidad del servicio que ofrecen los despachos. Son las siguientes:
1. Subcontratación de especialistas
Hay funciones e incluso departamentos que se pueden externalizar, siendo las más habituales las relacionadas con back-office, atención al cliente, soporte técnico, marketing, nóminas, logística o administración general. La principal ventaja es que los costes suelen ser bastante más reducidos, ya que la firma no tendrá que hacer frente al abono de los salarios de los trabajadores. También recortará otros gastos asociados, como los relacionados con el espacio adicional de la oficina, la inversión en tecnología y dispositivos para que desarrollen sus funciones y otros gastos generales (suministros, por ejemplo).
La externalización permite disponer de personal especializado, en la mayoría de los casos con conocimientos actualizados, que accede a tecnología avanzada y con la posibilidad de contar con sus servicios las 24 horas del día, en caso de ser necesario.
2. Inversión en tecnología
Si algo ha revolucionado el mercado de trabajo en diversos momentos de la historia eso es la incorporación de innovaciones tecnológicas en las empresas. Y es que permiten agilizar procesos y recortar costes, por ejemplo, mediante la automatización, que puede mejorar la gestión del tiempo y aumentar las capacidades humanas.
Para afinar mejor el tiro, conviene hacer una auditoría previa para determinar cuáles son las tareas que se podrían resolver o gestionar de manera más ágil con la integración de distintas herramientas tecnológicas, poniendo el foco en actividades repetitivas, que generen un gran volumen de trabajo o que entrañen riesgos. El objetivo es liberar a los empleados de estas funciones tediosas y que se centren en actuaciones que exijan capacidades netamente humanas, como la creatividad, el pensamiento crítico o la innovación en la resolución de problemas.
Una de las tecnologías que más aplicaciones están teniendo en el ámbito legal es la inteligencia artificial. Siempre que cuente con una base de datos sólida, fiable y de la máxima calidad, tienen el potencial de mejorar la eficiencia de los equipos de trabajo en los despachos y contribuir a que los expertos en derecho se centren en aspectos más estratégicos o procesales o en la generación de negocio.
3. Gestión del dato y del conocimiento
Lo ideal es que en las empresas se adopten decisiones basadas en el dato, que la estrategia futura del negocio sea sólida porque se basa en información fiable y de calidad. Apostar por el análisis de datos en la gestión del personal permite a las empresas contar con información de valor, por ejemplo, para identificar perfiles que tienen el potencial de desarrollar su talento en determinadas áreas de la compañía, también para comparar distintos modelos retributivos, detectar duplicidades en las funciones y realizar cambios que mejoren el rendimiento, optimizar la inversión en cursos de formación, detectar tendencias en la gestión de equipos y mejorar la productividad de la plantilla.
Contar los datos adecuados también contribuirá a corregir ineficiencias y a conocer las distintas medidas que se pueden adoptar para subsanarlas.
4. Captar talento global
En muchos casos, puede ser interesante contar con personal externo que preste sus servicios desde otros países, algo que facilita la imparable globalización y los avances en el desarrollo de tecnologías y en las comunicaciones, sobre todo, tras la pandemia. La deslocalización facilita la posibilidad de desplazar parte de las funciones laborales fuera de las instalaciones centrales, con una reducción de costes que puede ser significativa. Esto exigirá buscar nuevos proveedores localizados en otros países y habrá que prestar especial atención a los incentivos que puede haber en determinadas plazas, también a los acuerdos y asociaciones que se puedan firmar con empresas extranjeras para contar con sus empleados.
También hay que ser conscientes de las dificultades y riesgos que pueden surgir como consecuencia de un proceso de deslocalización o al sellar un acuerdo con un partner situado en el extranjero. Los retos pueden venir por las dificultades para fijar sistemas de control a distancia, los distintos estándares en cuanto a calidad y también las diferencias culturales o si los modelos empresariales encajan. A ello se suma la necesidad de tener bajo control todos los aspectos legales de los acuerdos, que pueden resultar críticos.
5. Asesores externos sénior y of counsel
Otra alternativa que puede resultar de enorme interés si no se está en condiciones de contratar a un especialista sénior es optar por personal externo, por ejemplo, con la figura del of counsel. De esta manera, el bufete se beneficiará de los conocimientos y del talento de profesionales experimentados a través de acuerdos de prestación de servicios con tarifas, por ejemplo, por cantidad y dificultad de los asuntos resueltos o por clientes captados. Hay muchos profesionales de enorme valía que, por motivos de edad, han salido de grandes empresas en procesos de reducción de personal y que pueden suponer una gran oportunidad de incorporar talento sénior a la firma.
Por otra parte, también se pueden dejar determinadas funciones en manos de profesionales autónomos con experiencia y trayectoria de valor, como la gestión de la comunicación interna y externa, marketing, ventas, etc. Al ser una relación directa con el trabajador freelance, también se disfrutará de una relación más personal y un mayor compromiso por su parte que si se contrata a una agencia y las tarifas también pueden ser más contenidas, dependiendo de las horas de dedicación o de las características del proyecto.
En definitiva, las políticas de contención de costes laborales pueden contribuir a mejorar la eficiencia y la productividad de una empresa, pero siempre habrá que estar atentos a las fronteras que no se quieren cruzar. Si se fuerzan los límites, puede mermar la calidad del servicio y esto es un efecto indeseado para la mayoría de las firmas.