Dicho procedimiento encuentra su origen en el artículo 111.1 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil (LA LEY 2747/1996) (en adelante, «RRM»), que establece que la certificación del acuerdo por el que se nombre al titular de un cargo con facultad certificante (refiriéndose a los administradores de sociedades mercantiles), cuando haya sido extendida por el administrador nombrado, sólo tendrá efecto si se acompañare notificación fehaciente del nombramiento al anterior titular (administrador saliente), con cargo inscrito, en el domicilio de éste según el Registro Mercantil. Dicha notificación también quedará cumplimentada y se tendrá por realizada en cualquiera de las formas expresadas en el artículo 202 del Decreto de 2 de junio de 1944 por el que se aprueba con carácter definitivo el Reglamento de la organización y régimen del Notariado (LA LEY 7/1944) (en adelante, el «RN»).
En otras palabras, y a efectos meramente prácticos, los administradores con facultad certificante, esto es, de los que se requiere de forma expresa su firma para certificar acuerdos de los órganos sociales de una sociedad mercantil (junta general y órgano de administración), deberán ser notificados del nombramiento del administrador entrante. En caso contrario, los acuerdos no podrán inscribirse en el Registro Mercantil, pudiendo tener consecuencias negativas en la práctica, como por ejemplo con la firma de documentación societaria (cuentas anuales, revocación de poderes, etc.).
El artículo 111 RRM también recoge que la notificación al administrador saliente pueda realizarse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 202 del RN, esto es: (i) mediante el envío al administrador cesado de la copia de la escritura pública de cese y nombramiento por correo certificado con acuse de recibo y/o, en caso de fallar dicho procedimiento de notificación o decidir realizarlo directamente sin remitir previamente la comunicación anterior (ii) mediante la personación del Notario en el domicilio del administrador saliente, que será aquel que conste en el Registro Mercantil. En todo caso, si uno de los dos procedimientos no funciona, debe probarse con el otro.
Resulta interesante discernir a cerca de la recogida de la comunicación, ya que el Registro Mercantil no requiere que sea el propio administrador saliente quien la recoja
Resulta interesante discernir a cerca de la recogida de la comunicación, ya que el Registro Mercantil no requiere que sea el propio administrador saliente quien la recoja. Esta flexibilidad favorece la agilización del proceso, ya que de lo contrario serían múltiples comunicaciones que no podrían entregarse y, por ende, muchas las sociedades que no podrían cambiar de administrador y que sufrirían una situación de bloqueo.
Una cuestión que requiere de especial mención es el domicilio del administrador saliente que conste a efectos del Registro Mercantil, ya que, de ser en el extranjero, dificulta el proceso de comunicación porque el acuse de recibo no funciona en todos los países y, además, el proceso se puede demorar en el tiempo. Por este motivo, es importante incluir un domicilio en territorio nacional para facilitar la comunicación vía correo certificado y finalizar el proceso lo más rápidamente posible. Con respecto a la personación del Notario en el extranjero, es importante destacar que ésta no será necesaria porque el RN aplica a nivel interno (en España).
De hecho, recientemente se ha publicado la Resolución de 19 de marzo de 2024, de la Dirección General de la Seguridad Jurídica y Fe Pública, en el recurso interpuesto contra la negativa del registrador mercantil y de bienes muebles II de Palma de Mallorca a inscribir la escritura de cese y nombramiento de administrador único de una sociedad (en adelante, la «Resolución»), donde se remite cédula notarial en el domicilio del administrador saliente, sito en Versalles (Francia). Dicha notificación no fue entregada por dirección desconocida. Pese a ello, la escritura se presentó al Registro Mercantil y el registrador no practicó la inscripción porque dicha notificación debía reintentarse, añadiendo que al no haber señalado un domicilio en España a efectos del Registro Mercantil, debe seguirse lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2020/1784 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de noviembre de 2020 (LA LEY 23465/2020), relativo a la notificación y traslado en los Estados miembros de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o mercantil.
Al estar Francia dentro de la Unión Europea, habrá de aplicarse dicha normativa, que indica que para efectuar una notificación extrajudicial en territorio de la Unión Europea, ésta deberá ser trasladada a través del organismo transmisor designado por el Reino de España, es decir a través del letrado de la Administración de Justicia que corresponda al tribunal del domicilio del Notario autorizante. Por tanto, si el domicilio del administrador saliente, a efectos del Registro Mercantil, consta en un país de la Unión Europea, el proceso de notificación de cese puede ser duradero y causar situaciones de bloqueo a la sociedad.
A modo de conclusión, es de vital importancia que, de forma previa al nombramiento de un administrador de sociedades mercantiles, se tenga en cuenta que puede llegar el día en que esta persona sea cesada, cualquiera que sea la razón. Por este motivo, desde RSM aconsejamos que el domicilio de nombramiento de dichos administradores a efectos del Registro Mercantil se establezca en algún lugar del territorio nacional, ya que el proceso de su cese, en caso de no poder recabar su firma según lo dispuesto en el artículo 111 RRM, sería más fácil. De hecho, es importante intentar recoger la firma del administrador saliente, así las sociedades mercantiles evitan un mayor coste de Notario y una agilización en el proceso.