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3 aspectos clave en la gestión de un despacho de abogados

  • 3-12-2017 | Wolters Kluwer
  • Un abogado debe saber relacionarse emocionalmente con los clientes; gestionar cada caso como un proyecto único y realizar una adecuada política de marketing, para posicionarse y crecer profesionalmente.

Carlos B Fernández. El ejercicio de la abogacía exige, como mínimo, el equilibrio de tres artes diferentes: una ciencia (el Derecho), una actividad económica (la propia del despacho) y la gestión de las emociones de unos clientes que generalmente acuden al profesional con un problema que les afecta con cierta intensidad. ¿Cómo gestiono la relación con mi cliente? ¿Cómo organizo mi trabajo? y ¿Cómo me doy a conocer? Son algunas de las dudas más recurrentes, sobre todo para los abogados que están comenzando su carrera profesional.

Es un reto difícil para el cual toda ayuda es buena. Y con ese objetivo, la sección de iniciación y desarrollo profesional del Colegio de Abogados de Madrid organizó recientemente una mesa de trabajo, en la que Saturnino Solano, abogado y profesor de la Escuela de Práctica Jurídica del Colegio de Valencia, ofreció cinco ideas para la gestión de un despacho.

En aras de la brevedad estas cinco ideas se pueden agrupar en tres bloques:

La profesión de abogado y la actitud frente al problema ajeno

El abogado es el encargado de resolver un problema que suele afectar emocionalmente a su cliente. Por tanto, el abogado debe acompañar en sus emociones a ese cliente, con inteligencia emocional.

El trabajo del abogado es una combinación de conocimientos y experiencias combinados, pero en el que la actitud juega un papel esencial. Máxime si se considera que la experiencia, a su vez, es el producto de la actitud del profesional ante unos eventos por los que pasa a la lo largo de su carrera. Por ello lo importante para el abogado es tener claros sus principios y evolucionar con ellos.

En este sentido, frente al enfoque frío y aséptico con el que muchas firmas enfocan el ejercicio de la profesión, Solano propone un planteamiento que responda a las preguntas básicas de qué hace el abogado, porqué lo hace y para qué lo hace.

Creer en las personas; saber que el problema que sufren altera su estado emocional y ser consciente de que resolviendo ese problema podemos devolverles la paz, son los tres pilares de un enfoque emocional del ejercicio de la abogacía que permite cambiar el planteamiento ante el problema ajeno.

Y dado que esta afectación emocional suele provocar consecuencias físicas, Solano se remitió a su propia experiencia con la práctica de la meditación para propiciar un estado de relajación y alejamiento de los acontecimientos que favorezca la percepción de la realidad.

Tratar cada asunto es un proyecto único

A la hora de llevar adelante un asunto, considerarlo como un proyecto único y diferenciado ayuda a objetivar el problema, a prever su resultado, a ejecutarlo programadamente, a calcular el tiempo que va a requerir y a facturar mejor.

Centrándose en la actividad procesal, Solano propone diferenciar las siguientes fases en el trabajo habitual de un abogado:

1. Recopilación de la información

Se trata de recopilar toda la documentación que pueda ser de interés para el caso.

Anteriormente era frecuente que el cliente facilitase al abogado una serie de carpetas con información, en la actualidad no es nada raro que lo que se le entregue sea un pen drive con gran volumen de información de todo tipo, que es necesario analizar.

Hay que prestar particular atención a los testigos, los informes periciales y los documentos oficiales que puedan existir.

2. Análisis de la información

Hay que tener en cuenta que la versión del cliente no suele reflejar la realidad completa de los hechos. Su vinculación emocional con el asunto le hace falsear la interpretación de acontecimientos y datos.

Por ello es fundamental que el abogado se asegure de verificar su versión de lo sucedido contrastando y completando lo necesario.

Es igualmente importante intentar fijar con precisión la cronología de los hechos (y reflejarla después en el paso cuatro).

3. Búsqueda de jurisprudencia

Un búsqueda adecuada, tanto por los términos jurídicos como por los hechos, permite identificar no solo qué ha entendido la jurisprudencia como hechos relevantes en precedentes anteriores, sino que también permite en ocasione localizar normativa de rango inferior o local aplicable pero que no se conocía.

4. Establecimiento de la cronología de los hechos relevantes para el caso

Elaborar una hoja Excel con la cronología detallada y comprobada de los hechos suele resultar de gran utilidad, tanto a la hora de elaborar los escritos procedentes como de la asistencia al acto del juicio.

5. Identificación de las pruebas sobre esos hechos relevantes

6. Valoración económica de las alterativas existentes

A la hora de elaborar el presupuesto es importante considerar el tiempo de lectura y análisis de la documentación disponible, que puede ser elevado.

También deben considerarse en el mismo las posibles costas de la primera instancia y a la apelación, para el caso de que la pretensión sea desestimada.

Solano recomienda evitar la cuota Litis limitada al supuesto de vencimiento, pues convierte al abogado en parte interesada en el pleito, haciéndole perder en independencia y objetividad.

Elaborar y firmar por ambas partes una hoja de encargo permite reflejar por escrito el alcance de la obligación de abogado. El abogado no debe tener miedo a firmarla pues, además de una muestra de seriedad y compromiso con el cliente, no hay que olvidar que también obliga a este.

En cuanto al cobro de honorarios, este experto aconseja el fraccionamiento de pagos, con periodicidad mensual u otra. Esta fórmula evita al cliente el desembolso de una cantidad que puede ser elevada de una única vez, por lo que suele resultarles preferible.

Sin embargo obliga al abogado a asegurarse de un cobro puntual, lo que puede lograrse gracias a una sencilla automatización de tareas (se emiten todas las facturas proforma a la firma del encargo y se programa su envío en el correo electrónico en las fechas previstas, junto con un texto apropiado).

7. Fijación de la estrategia de asunto

Es muy útil y por ello recomendable tener elaborada una lista de tareas planificadas que deberán llevarse a cabo a lo largo del procedimiento.

Marketing profesional

Esta actividad se orienta tanto a destacar lo que nos hace sobresalir de los demás, para captar nuevos clientes, como a fidelizar los que ya tenemos y reconocer cuales son los que nos proporcionan más clientes.

Comenzando por este último punto, es un hecho constatado que todos los clientes llegan “de parte” de alguien. Por tanto es una política muy recomendable controlar las principales fuentes a través de las que nos llegan los clientes para tener siempre con ellos una atención especial (que no necesariamente tiene que ser tangible, por medio de una invitación, sino que a veces puede ser simplemente emocional, como un reconocimiento ante un nuevo cliente).

A estos efectos, una sencilla hoja Excell, que identifique la fuente de nuestros nuevos clientes y el importe económico que sus encargos reportan al despacho es una práctica muy recomendable.

Pero también hay que procurar mantener un perfil de actividad fuera del despacho que aporte visibilidad al abogado. En este sentido, las charlas, las entrevistas o los artículos en prensa son un muy buen recurso.

Aunque hoy en día, destacó Solano, prestigiarse depende de uno mismo, pues gracias a los blogs en internet cualquiera puede crearse una imagen pública por medio de contenidos que atraigan la atención de los consumidores.

Marketing digital

Dar de alta y mantener la herramienta necesaria para ello es muy económico. Por eso la principal consistirá en decidir la finalidad del artículo, a quién queremos dirigirnos, cuál va a ser el público objetivo de nuestra publicación. Un blog se puede orientar a conseguir prestigio profesional, para lo cual se procurará publicar contenidos más elaborados y especializados. O se puede buscar ganar notoriedad general, para lo cual habrá que pensar en contenidos más simples pero de interés más amplio.

Y antes de empezar habrá que pensar qué se quiere decir y cómo. Hay que pensar para escribir, no escribir para pensar, destacó gráficamente.

Una vez decidida la estructura del artículo habrá que incluir en su título y primer párrafo las palabras más utilizadas para el tema según las búsquedas recogidas en Google Adwords, para facilitar su localización.

Además, habrá que utilizar un lenguaje llano y directo, evitando las expresiones latinas, las frases yuxtapuestas y el frecuente abuso de gerundios.

Un título breve en modo pregunta y un primer párrafo que recoja lo fundamental del tema son fundamentales.

Una vez dado de alta el contenido hay que difundirlo a través de las redes sociales. Para ello hay que tener en cuenta pautas como las que expone Jonah Berger: lo novedoso gusta; aprovecha la coyuntura; toca las emociones; aporta valor práctico y cuenta una historia.

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