José Miguel Barjola. Crear una sociedad limitada desde casa de forma cien por cien telemática y tramitando la escritura pública ante notario por videollamada será posible en la Unión Europea para agosto de 2021. Así lo han asegurado el presidente del Consejo General del Notariado (CGN), José Martínez Sanchiz y el presidente de la Cámara Federal del Notariado alemán, Jens Bormann, en la presentación de la nueva Directiva europea 2019/1151 (LA LEY 11891/2019) sobre herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho Societario, en vigor desde el pasado 11 de julio.
La conferencia tuvo lugar en la sede del CGN en Madrid y en el acto, los presidentes de ambas instituciones han explicado cómo funcionará el novedoso sistema para otorgar fe pública notarial de forma telemática, un procedimiento hasta el momento nunca visto en los procesos notariales tradicionales.
En España, crear empresas por trámites telemáticos es posible desde 2013 gracias a la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (LA LEY 15490/2013). No obstante, si bien esta normativa reducía el número de trámites a realizar de forma presencial y agilizaba el procedimiento, no salvaba a los socios de acudir a la notaría al menos una vez para formalizar el otorgamiento de la escritura pública de constitución y prestar consentimiento de forma presencial.
Con su entrada en vigor, la nueva Directiva busca modernizar los procedimientos y trámites relativos al Derecho Societario ya incluidos en la Directiva 2017/1132 (LA LEY 10613/2017). En concreto, la modificación del artículo 13 octies introduce una nueva sección en la norma dedicada en exclusiva a la “Constitución en línea, registro en línea y publicidad”, con novedades en materia de inhabilitación de administradores, presentación en línea de documentos e identificación online de socios.
La UE manda así un mandato expreso para que los Estados Miembros modernicen en un máximo de dos años sus procedimientos de constitución de sociedades y apertura de sucursales. El objetivo es facilitar la creación transfronteriza de empresas y la transparencia y los medios de control a nivel comunitario. La telematización de estos procesos no supondrá, sin embargo, cambio alguno en los requisitos materiales que cada estado miembro imponga para constituir una empresa en su territorio.
El notario en tu móvil
Hasta el momento, crear empresas en España desde otros países de la Unión Europea requería cruzar obligatoriamente la frontera para tramitar la escritura pública y los estatutos ante el notario español.
La idea ahora, según ha explicado José Ángel Martínez Sanchiz, es favorecer la creación de empresas desde otros estados miembros eliminando este trámite presencial. La fe pública seguirá siendo necesaria. No obstante, una de las principales novedades reside en que elevar la constitución de la empresa en escritura pública será posible a través de una videollamada. Un trámite más sencillo, explican desde el CGN, “pero con las mismas garantías”, aseguran.
Dicha posibilidad también estará disponible para los nacionales que deseen crear una sociedad en su país. Los efectos notariales en la red serán exactamente los mismos que los conseguidos de forma presencial. A través de la videollamada el notario realizará todas sus funciones igual que si los fundadores de la sociedad se encontrasen en su despacho.
Se comprobará así que la identidad de los socios coincide con la imagen del DNI electrónico (obligatorio para tramitar la fundación online), se estudiará la legalidad de los estatutos y se prestará consentimiento a través de firma electrónica. Una vez firmada la escritura, los intervinientes recibirán copia de la escritura digitalmente certificada como prueba de la constitución.
Además, el propio notario podrá enviar la escritura al Registro Mercantil para formalizar su inscripción. También podrá iniciar los trámites para solicitar el número de identificación fiscal si los intervinientes se lo piden, así como enviar la documentación sobre la nueva empresa a Hacienda para comenzar su fiscalización.
¿Cómo será el proceso de constitución de sociedades online?
Los Estado miembros deberán velar por una constitución de empresas en línea, sencilla y rápida, pero también segura. Para conseguirlo, el artículo 13 octies establece la obligación de los países miembros de comprobar con toda seguridad que la identidad de los socios fundadores es real, que el objeto social se adecua a la legalidad del Derecho nacional y que la denominación social elegida es correcta.
Así, para constituir una sociedad limitada en España por el nuevo procedimiento online, la nueva directiva obligará a los socios fundadores pasar por una serie trámites:
• Será necesario en primer lugar identificarse mediante DNI electrónico de los socios fundadores ante el notario libremente elegido, acorde al Reglamento EIDAS.
• El notario comprobará la veracidad de la identidad de los socios fundadores por parte del notario mediante los datos contenido en el DNI electrónico y la videoconferencia.
• El notario podrá asesorar jurídicamente al futuro empresario en el encuentro digital, donde se acordará el contenido de la escritura pública.
• Se comprobará luego digitalmente por parte del notario que se ha realizado la debida aportación social
• Una vez aclarados todos los aspectos de las escrituras y los estatutos, que serán leídos en voz alta, se prestará firma electrónica de la escritura y se enviará copia de la escritura digitalmente certificada al empresario.
• Se enviará online la copia de la escritura pública al Registro Mercantil por parte del notario.
La ciberseguridad, la cuestión en el punto de mira
Con la nueva directiva 2019/1151 (LA LEY 11891/2019) la UE pretende digitalizar la mayor parte de procedimientos societarios posibles con trámites más sencillos y rápidos a través de su portal de e-Justicia. Para conseguirlo, las instituciones europeas deben asegurar que se mantienen los estándares de seguridad hasta ahora han venido asegurando cuerpos como los notarios por medios presenciales.
La tarea no es sencilla. Sobre todo, en vista del aumento de los delitos a través de medios telemáticos y la importancia del asesoramiento y el control de los notarios para ciertos trámites societarios, esencial para el control de delitos financieros como el blanqueo de capitales.
Sobre esto, desde el CGN han asegurado que la otorgación de fe pública online será un proceso sencillo, pero no por ello menos seguro. De hecho, el tratamiento telemático de los datos a nivel europeo permitirá más vigilancia. En este sentido, Jens Bormann ha explicado que la identificación en línea de los socios fundadores abrirá la puerta a un mayor control a nivel europeo de la identidad de los socios de las empresas.
Así, ha señalado que “la identificación fiable del empresario permitirá establecer quien está detrás de cada empresa y quién la representa, y será de capital importancia para su inscripción en el Registro Mercantil, porque al estar controlada por un notario podemos confiar plenamente que la información es fidedigna y legal”. “Es un proceso simple, rápido y fácil, pero también seguro” apunta.
Por su parte, Martínez Sanchiz ha explicado que el proceso de creación telemática de sociedades no es un régimen obligatorio y que para casos más sensibles se pueden activar los medios presenciales. Si el notario aprecia la existencia de indicadores de riesgo, puede instar a los socios a realizar el trámite de forma presencial para asegurar la legalidad del procedimiento.
En todo caso, ambos representantes han coincidido en que tanto España como Alemania cuentan ya con los medios y la planificación necesaria para empezar a probar el sistema. Sin embargo, apuntan, no podrán poner el sistema en marcha hasta que no se promulgue la correspondiente ley para ello.