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La Orden ISM/189/2021, de 3 de marzo (LA LEY 4150/2021), por la que se regula el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social, y con entrada en vigor el próximo 2 de abril, viene a completar la anterior regulación del mismo (fundamentalmente, la Orden ESS/486/2013, de 26 de marzo (LA LEY 4419/2013), a la que deroga) al esquema introducido en su día por el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre (LA LEY 16531/2015), texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, especialmente en lo que se refiere a las tres categorías que conforman la información mínima de estos registros:

• — Los poderes generales para que el apoderado pueda realizar en nombre del poderdante cualquier actuación administrativa y ante cualquier Administración pública.
• — Los poderes que permiten al apoderado actuar en nombre del poderdante para cualquier actuación administrativa ante una administración u organismo concreto.
• — Los poderes que permiten al apoderado actuar en nombre del poderdante únicamente para la realización de determinados trámites especificados en el poder.

Además, hay que destacar la posibilidad que prevé la norma de 2015 de que existan registros electrónicos particulares en cada organismo, donde se inscribirán los poderes otorgados para la realización de actuaciones generales o trámites específicos ante el mimo.

Otra novedad de interés a la que atiende la Orden es la interoperabilidad entre los registros electrónicos generales y particulares de apoderamiento, a fin de constituir un instrumento válido de comprobación y acreditación de la representación de un tercero ante las Administraciones públicas (bastando para ello la consulta electrónica a estos registros y también al registro mercantil, al de la propiedad o al de los correspondientes protocolos notariales).

Veamos de forma resumida las principales novedades de la nueva Orden.

1. Objeto y ámbito de aplicación

Según el art. 1 de la Orden (LA LEY 4150/2021), el objeto de la norma es regular los requisitos y condiciones de funcionamiento del Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social, en el que se inscribirán los apoderamientos que de forma voluntaria se otorguen «apud acta» a favor de un tercero, presencial o electrónicamente, por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo, para actuar en su nombre ante la Administración de la Seguridad Social (incluyendo todas las direcciones generales, entidades gestoras y servicios comunes).

El registro no es público, será único en dicha Administración y estará accesible en la sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones (en adelante SEDESS).

Es importante añadir que las representaciones legales no serán objeto de inscripción en el registro.

2. Apoderamientos a inscribir en el registro

Podrán inscribirse los siguientes apoderamientos (art. 2 (LA LEY 4150/2021)):

• — Apoderamiento general (para cualquier actuación administrativa en todas las materias, trámites y grupos de trámites recogidos en la norma). No puede renunciarse o revocar el poder por separado solo para alguno de ellos.
• — Apoderamiento por materias, también descritas en dicha norma. Tampoco cabe su renuncia o revocación.
• — Apoderamiento por trámites y/o grupos de trámites. En este caso sí se permite renunciar o revocar el poder.

3. Órganos competentes

Corresponde a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones la titularidad y gestión del registro, así como la aprobación y modificación de los modelos para su gestión; y a la Gerencia de Informática de la Seguridad Social garantizar la disponibilidad y accesibilidad del registro, la identificación de los interesados, la integridad de los datos, la generación de evidencias electrónicas para constatar fechas y horas y la generación de documentos electrónicos para acreditar estos poderes (art. 3 (LA LEY 4150/2021)).

4. Poderdantes y apoderados

En cuanto al ámbito subjetivo (art. 4 (LA LEY 4150/2021)), podrán otorgar apoderamiento las personas físicas, jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que ostenten capacidad de obrar y que tengan la condición de interesados; y ser apoderados las personas físicas que ostenten capacidad de obrar, y las personas jurídicas cuando tengan prevista en sus estatutos la posibilidad de actuar en representación de un tercero ante las Administraciones públicas.

5. Apoderamientos apud acta

Estos apoderamientos podrán efectuarse mediante (art. 5 (LA LEY 4150/2021)):

• — Comparecencia electrónica en la SEDESS (a través de métodos de identificación y firma admitidos en ella). Para personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica, la acreditación se llevará a cabo a través de certificados cualificados de representante.
• — Comparecencia de la persona física en las oficinas de asistencia en materia de registros de la Seguridad Social (el compareciente se acreditará ante un funcionario y firmará su solicitud).
• — Comparecencia de la persona física en las oficinas de asistencia en materia de registros de otras Administraciones públicas u organismos (que después remitirán el poder al Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social).

Estas reglas se aplican también a la modificación de los datos y de la vigencia de los apoderamientos otorgados, así como la consulta sobre sus términos y situación y las demás actuaciones.

6. Inscripción de los apoderamientos

En virtud del art. 6 (LA LEY 4150/2021), el poderdante podrá solicitar la inscripción en el registro del apoderamiento otorgado mediante las formas vistas en el apartado anterior. Desde el registro se comunicará al apoderado el otorgamiento del poder a su favor (advirtiéndole, cuando proceda, de la necesidad de presentar declaración responsable y de aceptar expresamente el apoderamiento).

Los poderes surtirán efectos ante la Administración de la Seguridad Social desde la fecha de su inscripción en el registro y respecto de las materias, trámites y/o grupos de trámites a que se refieran (consta una relación en la propia Orden).

Los poderes otorgados en favor de personas jurídicas no se inscribirán ni surtirán efecto hasta que aquellas procedan a presentar una declaración responsable manifestando que, en sus estatutos, está prevista la posibilidad de representar a terceros ante las Administraciones públicas.

7. Contenido del registo

Como se ha expresado, el registro estará disponible en la SEDESS, donde se mantendrá una relación pública y actualizada de todas las materias, trámites y/o grupos de trámites objeto de apoderamiento. El contenido mínimo de los asientos será el siguiente (art. 7 (LA LEY 4150/2021)):

• — Nombre y apellidos o denominación o razón social, DNI, NIF o documento equivalente del poderdante, así como sus datos de contacto.
• — Mismos datos anteriores relativos al apoderado.
• — Materias, trámites y/o grupos de trámites objeto de apoderamiento.
• — Periodo de vigencia del poder.
• — Número de referencia del poder asignado por el registro.
• — Fecha de inscripción en el registro.
• — Estado del poder.
• — Tipo de poder según las facultades que otorgue.

8. Vigencia de los apoderamientos inscritos

Los poderes tienen una vigencia máxima de cinco años, a contar desde la fecha de su inscripción; en cualquier momento antes de la finalización del plazo, el poderdante podrá modificar, revocar o prorrogar la vigencia del apoderamiento; las prórrogas tendrán una validez determinada, sin poder superar cinco años (contados desde la inscripción de la prórroga en el registro), según el art. 8 (LA LEY 4150/2021).

9. Aceptación, renuncia y revocación del apoderamiento

La aceptación expresa del apoderado resultará necesaria en los supuestos en los que el apoderamiento comprenda la recepción de comunicaciones o notificaciones, y tendrá que ser realizada en el plazo de un mes desde el otorgamiento (art. 9 (LA LEY 4150/2021)).

En cuanto a la renuncia (por el apoderado) y revocación (por el poderdante), solo surtirán efectos desde la fecha en que se produzca la inscripción de la renuncia o la revocación (art. 10 (LA LEY 4150/2021)).

10. Consulta al registro por los interesados y obtención de certificados de poderes registrados

La consulta sobre datos de inscripción, contenido y vigencia, así como la obtención de certificados, se hará de forma electrónica, conforme expresa el art. 11 (LA LEY 4150/2021).

11. Protección de datos de carácter personal

En materia de protección de datos, el registro se ajustará a lo previsto al respecto en la normativa española y europea directamente aplicable (art. 12 (LA LEY 4150/2021)).

12. Aprobación de los nuevos modelos

La Orden, en su art. 13 (LA LEY 4150/2021), aprueba los siguientes modelos, reproducidos en diversos anexos de la norma:

• — Poder para que el apoderado pueda actuar en nombre del poderdante para la realización ante la Administración de la Seguridad Social de cualquier trámite en todas o en algunas de las materias relacionadas en la norma. En este enlace (LA LEY 4150/2021) puedes acceder al mismo.
• — Poder para realizar determinados trámites. Puedes verlo aquí (LA LEY 4150/2021) .
• — Aceptación, renuncia y revocación de poderes otorgados. Accede aquí (LA LEY 4150/2021) para ver este formulario.
• — Modificación del plazo de vigencia, que puedes ver en este enlace (LA LEY 4150/2021) .

Estos modelos se podrán presentar en registros de otras Administraciones públicas u organismos, en la forma prevista en la norma, que procederán a su envío, vía intercambio registral, a la Administración de la Seguridad Social.

13. Otros aspectos

La norma se completa con otros aspectos (en sus disposiciones adicionales (LA LEY 4150/2021)):

• — La remisión a la normativa específica en los casos de representación en el Sistema RED.
• — El reconocimiento de la validez de los documentos normalizados de representación aprobados por las entidades gestoras para su uso en procedimiento para reconocer prestaciones de Seguridad Social (si bien no serán objeto de inscripción en el Registro electrónico de apoderamientos).
• — La indicación de que esta Orden no implica incremento alguno en dotaciones, retribuciones o gasto de personal, ni disminución de ingresos para Hacienda.