Recoge las pautas iniciales de actuación en las Oficinas del Registro Civil durante el periodo transitorio de convivencia de sistemas y modelos del Registro Civil. Aunque dirigidas principalmente a las Oficinas del nuevo modelo, serán de aplicación en todas las Oficinas del Registro Civil y Notarías en la medida que les afecten, tanto en territorio español como en las Oficinas Consulares, con independencia de que se haya producido en ellas la efectiva puesta en marcha del sistema DICIREG y sea de aplicación la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil.
Además de un apartado dedicado a conceptos generales, los principales aspectos a considerar en el periodo transitorio son los siguientes:
Normativa de aplicación.
Si bien la Ley 20/2011, de 21 de julio, entró completamente en vigor el 30 de abril de 2021, no se aplicará en cada una de las Oficinas hasta que, la Oficina cuente con los medios y sistemas informáticos y las condiciones de funcionamiento adecuadas y se dicte la Resolución por la DGSJFP para ordenar su puesta en marcha. Por tanto, mientras estas dos premisas anteriores no se cumplan, se ha de considerar que:
Los Encargados de las Oficinas en las que se aplica la Ley de 1957 del Registro Civil practicarán en los libros y secciones correspondientes, los asientos relativos a nacimientos, matrimonios, defunciones, tutelas y representaciones legales y mantendrán sus tareas y funciones de Registro Civil.
En las Oficinas en las que se aplica la Ley de 1957, el Ministerio Fiscal ha de ser oído en vía de informe sólo en los casos concretos en que así lo disponga un precepto del Código Civil, de la propia Ley 20/2011, de 21 de julio, o de otra norma legal vigente que pudiera exigirlo. Además, cuenta con legitimación activa para promover asientos y procedimientos en materia de Registro Civil.
A partir de la fecha de aplicación del nuevo modelo en una Oficina y mientras no se disponga del nuevo Reglamento del Registro Civil en vigor, servirán de referencia para la tramitación en dicha Oficina, por el orden que se reseñan:
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- Las reglas de la Ley 20/2011, de 21 de julio.
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- Supletoriamente la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
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- El Reglamento del Registro Civil de 1958 que, al no estar derogado expresamente, se considerará aplicable en cuanto a aquellas normas exclusivamente procedimentales y que no afecten a la estructura y organización del Registro Civil.
Respecto a la tramitación administrativa, el artículo 88.2 de la Ley 20/2011, de 21 de julio, hace una remisión directa a las reglas establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, para la tramitación del procedimiento registral en los términos que se desarrollen reglamentariamente. En este aspecto, el cambio es muy importante, al administrativizarse la tramitación procedimental, lo que conlleva que dicha tramitación se realizará en tres fases: iniciación, instrucción y finalización, que constan a su vez de trámites. Una vez resuelto un procedimiento puede haber recurso de alzada ante la DGSJFP.
Procedimientos previos abiertos conforme a la Ley del Registro Civil de 1957.
En una Oficina en la que se encuentre en funcionamiento DICIREG, los procedimientos en curso abiertos conforme a la Ley de 1957 continuarán su tramitación conforme a dicha Ley. Si se trata de una oficina colaboradora, el procedimiento será finalizado en la Oficina General que corresponda. En este caso, se generará un expediente electrónico en DICIREG por la oficina colaboradora donde se incluirá la documentación y quedará asignado a dicha Oficina General.
Concurrencia de competencias.
Las pautas generales que se han de contemplar son las siguientes: si la solicitud se recibe en una Oficina en la que se aplica la Ley de 1957, se seguirán aplicando las reglas de competencia de dicha Ley (competencias territoriales); si la solicitud se recibe en una Oficina con DICIREG, se verifica la competencia según la Ley de 1957 para determinar si continúa con su tramitación o no. En concreto: Si dicha Oficina con DICIREG es competente según la Ley de 1957, se continúa tramitando en dicha Oficina con DICIREG.
Las pautas particulares que se han de tener en cuenta son:
Comunicación de defunciones de forma electrónica: se tratará de que se tramite siempre en Oficina con DICIREG, pero se tendrá en cuenta la carga de trabajo de las Oficinas DICIREG cuando haya pocas disponibles.
En la inscripción de nacimientos en plazo, la instrucción distingue si la comunicación se realiza desde un centro sanitarioo si se realiza mediante solicitud/declaración presencial en Oficina con o sin DICIREG.
Actuaciones para la práctica de asientos.
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1. Asientos en DICIREG con incorporación de antecedentes. Cuando se practique un asiento en DICIREG, puede haber asientos para este inscrito conforme a la Ley de Registro Civil de 1957 que deban tenerse en cuenta. A estos efectos, existen dos mecanismos para incorporar antecedentes desde una Oficina con DICIREG:
Traslado: se incorporan los asientos completos, pasando a estar ya definitivamente en DICIREG y cancelándose los asientos previos extendidos según la Ley de 1957.
Anotación captura de antecedentes: se practica una anotación que sirve para realizar asientos sobre ella incluyendo unos datos mínimos de los antecedentes, pero siguen vigentes los asientos practicados según la Ley de 1957. Esta información mínima permite crear el registro individual y la ficha personal de forma que se puedan elaborar certificaciones en extracto y literales del inscrito.
No es posible realizar una anotación captura de antecedentes cuando los asientos estén en Libros manuscritos no digitalizados, para esos casos es necesario obligatoriamente realizar un traslado.
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2. Modificación en Oficina con DICIREG de asientos practicados según la Ley de Registro Civil de 1957. Para realizar la modificación (rectificación, integración y supresión) en DICIREG de asientos en Libros según modelo de la Ley de 1957 se debe proceder en primer lugar al traslado del asiento afectado y posteriormente se realizará la modificación siguiendo el procedimiento previsto para estos fines.
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3. Asientos en Oficina que aplica la Ley de 1957 cuando haya Oficinas con DICIREG en servicio. El personal de una Oficina que siga aplicando la Ley de 1957 ha de tener en cuenta que no se podrán practicar asientos en una sección cuando se haya hecho una incorporación de antecedentes de dicha sección en DICIREG, generando registro individual para esa persona.
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4. Asientos en Oficina con DICIREG por auxilio registral de Oficina sin DICIREG implantado. Esta situación tiene lugar para un procedimiento iniciado en Oficina sin DICIREG que requiera asiento marginal, cuando la principal está en Libro custodiado en Oficina con DICIREG.
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5. Asientos en Oficinas Consulares y Oficina Central. Cuando se practique el asiento en una Oficina Consular con DICIREG, ya no se requiere duplicado y la incorporación de antecedentes se hará por traslado de los asientos de los Libros de la Oficina. Se deberá cancelar el asiento en la Oficina Consular y, además, el duplicado de la Oficina Central.
Procedimientos no implementados en DICIREG.
En caso de que por indisponibilidad continuada del sistema DICIREG que no permite la tramitación y/o practica de asiento, así como cuando sea necesario tramitar un procedimiento que no esté implementado todavía por motivo de algún cambio legislativo o de otro tipo, este procedimiento se tramitará en soporte papel, incluyendo el asiento. En DICIREG se realizará al principio la anotación del procedimiento registral en papel y cuando ya sea posible se creará el asiento electrónico, describiendo la forma de proceder.
Cierre de Libros.
Como norma general, a partir del día siguiente de la fecha señalada para el comienzo de la aplicación de la Ley 20/2011, de 21 de julio, en una Oficina, el Encargado de esa Oficina del Registro Civil no extenderá ninguna inscripción principal en los Libros de cada una de las Secciones. Las únicas excepciones son los procedimientos en tramitación a la entrada en vigor de Ley 20/2011, de 21 de julio, cuyas inscripciones resultantes no pudieran practicarse mediante DICIREG o por causa excepcional, grave y debidamente justificada de la que quedará constancia en el expediente o legajo.
Publicidad.
Expone las actuaciones en cuanto a la publicidad mediante certificaciones en función de dónde se realice la solicitud: sede electrónica, Oficina sin DICIREG y Oficina con DICIREG.
Para certificaciones en Oficinas DICIREG de asientos en Libros manuscritos, se emitirán certificaciones electrónicas según los modelos de DICIREG. En el caso de que se trate de una certificación obrante en un Libro manuscrito que no esté digitalizado, se escaneará la página correspondiente del Libro que se incorporará al expediente y será utilizada para la emisión de la certificación electrónica.
Finalmente, respecto de los Libros de Familia, en las Oficinas con DICIREG, no se emitirán Libros de Familia, en su lugar, se han de emitir certificaciones de nacimiento y matrimonio o de familia cuando esté operativa. En las Oficinas sin DICIREG se seguirán emitiendo los Libros de Familia y actualizando los mismos por hechos de estado civil objeto de anotación en el Libro de Familia, con la excepción que contempla en relación con la comunicación de nacimientos desde centros sanitarios, en vigor desde 2015.
Entrada en vigor
La Instrucción entrará en vigor el 24 de septiembre de 2021, día siguiente a su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».
La Resolución de 29 de julio de 2021 (LA LEY 18298/2021), de la DGSJFP, acuerda la entrada en servicio efectiva de la aplicación informática Dicireg en la Oficina General de Madrid, a partir de las 00:00 horas del 27 de septiembre de 2021.