El Parlamento Vasco ha aprobado la Ley 5/2022, de 23 de junio (LA LEY 15941/2022), que regula la gestión integral de los documentos de titularidad pública; su tratamiento y su organización en los archivos; la configuración, protección y preservación del patrimonio documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco; la estructura, organización y gestión de su sistema de archivos, así como los derechos y obligaciones de los titulares de archivos privados integrantes del patrimonio documental.
Además, regula el acceso de la ciudadanía a los documentos de titularidad pública custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos y al Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, y el régimen sancionador.
La norma es aplicable a todo el sector público de la Comunidad Autónoma integrado por su Administración General y por el sector público institucional autonómico; el sector público de los territorios históricos, integrado por su Administración general y por el sector público institucional foral; las instituciones locales de la Comunidad Autónoma y el sector público institucional local; el Parlamento Vasco, el Ararteko y el Tribunal Vasco de Cuentas Públicas, las juntas generales de los territorios históricos, la Universidad del País Vasco, las personas físicas y jurídicas privadas que presten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas en el País Vasco, y a las personas físicas y jurídicas titulares de archivos privados que custodian el patrimonio documental de la Comunidad.
Documentos de titularidad pública
El texto contiene un listado de los documentos de titularidad pública, entendiendo por tales los producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las entidades públicas y las personas físicas o jurídicas que enumera. Incluye una referencia específica a los documentos públicos electrónicos, a los documentos de los cargos públicos y a los generados por prestadores de servicios públicos.
A efectos de su validez, estos documentos han de cumplir los requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualización y trazabilidad, de acuerdo con la normativa que les sea de aplicación.
Asimismo, la norma tipifica la gestión de todos ellos, disponiendo que las entidades incluidas en su ámbito de aplicación están obligadas a establecer y mantener un programa continuado y activo para la gestión documental, garantizando con ello un control efectivo sobre la creación, el mantenimiento y el uso de los documentos en el desempeño de sus actividades. Y regula su valoración, selección y acceso.
Además, se ocupa de forma específica de los documentos de los cargos públicos, de los de las entidades del sector público institucional en el caso de extinción o transferencia de sus competencias y de los de titularidad pública generados por prestadores de servicios públicos.
Sistemas de archivos públicos
El texto dispone que las entidades comprendidas en su ámbito de aplicación deben contar con su propio sistema de archivo, que llevará a cabo labores de dirección y planificación, elaborará normas, y dispondrá de recursos materiales y humanos suficientes para el ejercicio de sus funciones. Cada sistema de archivo público contará con un archivo electrónico único.
La norma también establece las fases en las que actúan estos archivos públicos, tanto en el caso de la documentación en papel como en el de la documentación electrónica, detalla sus funciones y regula su personal. Por último, determina las bases para la contratación de servicios archivísticos, con el objeto de evitar fugas de información y garantizar la seguridad en la custodia de los documentos.
Patrimonio documental
El patrimonio documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco está formado por el conjunto de documentos de interés producidos, reunidos y conservados por cualquier persona física o jurídica, tanto pública como privada, en el ejercicio de sus funciones o actividades, en el territorio de la Comunidad Autónoma. Lo integran todos los documentos de titularidad pública y privada con más de 50 años de antigüedad desde su fecha de creación, así como cualesquiera documentos que sean inscritos en el Registro de la Comunidad Autónoma del País Vasco del Patrimonio Cultural Vasco, mediante la declaración de bienes culturales muebles de protección especial y media previstos en la Ley 6/2019, de 9 de mayo (LA LEY 8542/2019), de Patrimonio Cultural Vasco. La regulación y efectos de dichos bienes será la contenida en la citada Ley 6/2019 (LA LEY 8542/2019).
Por otra parte, la norma dispone que serán consideradas causas de utilidad pública o interés social para la expropiación de los bienes del patrimonio documental la defensa y protección de dicho patrimonio, así como el incumplimiento de los deberes de conservación y cuidado establecidos en esta ley por parte de las personas propietarias, poseedoras o titulares de derechos sobre los bienes integrantes del patrimonio documental, que facultará a la Administración para la expropiación total o parcial de dichos bienes.
Además, regula los procedimientos de declaración y exclusión de dicho Patrimonio y el derecho de tanteo y retracto sobre los documentos que lo integran.
Y crea el Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, instrumento que tiene por objeto facilitar la identificación de los documentos integrantes de dicho patrimonio y de los archivos en donde se custodian, tanto de titularidad pública como de titularidad privada, radicados en el territorio de la Comunidad Autónoma.
Sistema de archivos
El Sistema de archivos de la comunidad autónoma es el espacio común de cooperación y coordinación archivística de los sistemas de archivo de la Comunidad Autónoma, cuya misión es impulsar su funcionamiento armonizado.
Se articula a través de los siguientes órganos: dirección del Gobierno Vasco competente en la gestión del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma Vasca, del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, detallando la norma las funciones correspondientes a cada uno, así como su composición.
El texto regula también las disposiciones aplicables al sistema de archivo del sector público de la Comunidad Autónoma del País Vasco, su estructura e integrantes, así como las funciones de cada uno de ellos. Cabe destacar la creación del Archivo Histórico de Euskadi, que tiene por finalidad gestionar, conservar y difundir los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma o susceptibles de serlo, que estén bajo su custodia.
Por otra parte, la ley se refiere a los sistemas de archivo de las entidades locales, estableciendo los requisitos básicos que deben garantizar dichas entidades a la hora de prestar el servicio de archivo, así como la posibilidad de mancomunar los medios para ofrecer dicho servicio.
Archivos privados
La norma define los archivos privados como aquellos donde se custodian los documentos y fondos documentales generados, en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias, por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada que ejerzan sus actividades o se encuentren ubicadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Entre otros, tendrán dicha consideración:
- — Las asociaciones culturales, educativas y ciudadanas de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
- — Las organizaciones políticas, sindicales y empresariales con domicilio o actividad en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
- — Las entidades eclesiásticas y las asociaciones y órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
- — Familias y personalidades relevantes de la Comunidad Autónoma del País Vasco a lo largo de la historia.
- — Los archivos de los movimientos sociales y los archivos comunitarios.
Por otra parte, el texto concreta los derechos y las obligaciones de los titulares de los archivos privados integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma y prevé medidas de fomento por parte de las administraciones públicas para los archivos privados, en tanto en cuanto conservan patrimonio documental de la Comunidad Autónoma.
Acceso a los documentos de titularidad pública
La nueva ley dispone que todas las personas, tanto a título individual y en su propio nombre como en nombre y representación de otra u otras personas físicas o jurídicas, tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad pública custodiados en sistemas de archivo públicos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, así como a los documentos de titularidad pública integrantes del patrimonio documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco, en los términos previstos en la normativa vigente. El ejercicio de este derecho de acceso no estará condicionado a la concurrencia de un interés personal, no quedará sujeto a motivación y no requerirá la invocación de ninguna norma.
En este contexto se ocupa del procedimiento y formalización de dicho derecho de acceso, así como los derechos y las obligaciones de las personas solicitantes.
Y regula de forma específica el acceso a los documentos de titularidad pública integrantes del Patrimonio Documental custodiado en archivos públicos no adheridos al sistema y a los conservados en archivos privados.
Régimen sancionador
Por último, la norma incorpora el régimen sancionador, tipificando las infracciones y señalando las sanciones correspondientes a cada una de ellas. Asimismo, señala los responsables de las infracciones y los plazos de prescripción de dichas infracciones; regula el procedimiento sancionador; determina la cuantía de las sanciones; contempla la exigencia de reparación de daños y perjuicios; señala las administraciones competentes en el procedimiento sancionador y dispone que las sanciones leves prescribirán al año, las graves a los dos años y las muy graves a los tres años, contados desde la firmeza de la resolución que resuelve el procedimiento sancionador.
Modificaciones legislativas
Se deroga el capítulo VI del título III, relativo al patrimonio documental, así como el capítulo I del título IV, sobre los servicios de archivos de la Ley 7/1990, de 3 de julio (LA LEY 3280/1990), del Patrimonio Cultural Vasco.
Entrada en vigor
La Ley 5/2022, de 23 de junio (LA LEY 15941/2022), entra en vigor el 14 de julio de 2022, al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
Hasta el momento de la entrada en vigor de las normas reglamentarias previstas serán de aplicación las vigentes, en todo aquello que no se oponga a lo establecido en el nuevo texto.
Asimismo, hasta la entrada en vigor de la norma reglamentaria que regule el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco se mantendrá en vigor la sección primera del capítulo VI del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre (LA LEY 10433/2000), relativo al Reglamento de Servicios de Archivo y las Normas de Patrimonio Documental del País Vasco.
Por último, y hasta la entrada en vigor de la norma reglamentaria que regule la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a los Documentos de la Comunidad Autónoma del País Vasco, se mantendrán en vigor las siguientes normas: la sección segunda del capítulo VI del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre (LA LEY 10433/2000), relativo al Reglamento de Servicios de Archivo y las Normas de Patrimonio Documental del País Vasco; la sección segunda del capítulo II del Decreto 174/2003, de 22 de julio (LA LEY 8445/2003), de organización y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi, y la Orden de 19 de diciembre de 2005 (LA LEY 11892/2005), de la Consejera de Hacienda y Administración Pública, sobre el procedimiento para la identificación y valoración documental, y el funcionamiento de la Comisión de Valoración, Selección y Acceso a la Documentación de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (Covasade).