La tramitación electrónica de expedientes registrales y la simplificación procedimental, equilibradas con la salvaguarda de la seguridad jurídica, finalidad del servicio registral, son los criterios que prevén tanto el artículo 15 y siguientes de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre, de Cooperativas de Euskadi (LA LEY 20149/2019) como la disposición final cuarta (LA LEY 20149/2019) del mismo texto normativo como base para la elaboración de la nueva norma reglamentaria registral.
Entre las novedades que establece el Decreto 84/2023, de 13 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de organización y funcionamiento del Registro de Cooperativas de Euskadi (LA LEY 20402/2023), destacamos las siguientes:.
Organización, eficacia y funcionamiento del Registro
• Regula de forma expresa que la gestión administrativa se llevará a cabo exclusivamente a través de medios telemáticos, teniendo como referencia la obligación contenida en el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo (LA LEY 6540/2021), sin perjuicio del supuesto previsto en el artículo 74 de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre. (LA LEY 20149/2019)
• Detalla la relación con las notarías y la interoperabilidad, como forma de interactuación, utilizando las formas más avanzadas de comunicación y tramitación administrativa.
• Mantiene el carácter unitario del Registro, al subsistir las razones de uniformizar los criterios de calificación de los títulos registrales, pero se permite que se desconcentren algunas de sus funciones en las delegaciones territoriales competentes en materia de trabajo cuando, por su propia esencia, no conlleven la citada necesidad.
• Fija como fecha de inscripción, cuando la misma tiene carácter constitutivo, la de presentación de la documentación.
• Sustrae a la competencia del Registro las sociedades cooperativas europeas, por haber devenido competencia estatal.
• Reafirma el carácter público del Registro, poniéndose de relieve, aunque no supone innovación, la necesidad de acreditar el interés por las personas o entidades interesadas en acceder a su contenido, y la finalidad para la que se solicita la información, y se explicita la necesidad de cumplimiento de las normas de protección de datos personales y las del procedimiento administrativo común para la información sobre actos o títulos no inscritos.
• Incluye la regulación sobre la inscripción de sociedades cooperativas pequeñas, no desarrollado en el anterior reglamento por ser la Ley 6/2008, de 25 de junio (LA LEY 8874/2008), de la Sociedad Cooperativa Pequeña de Euskadi, ahora integrada en la Ley 11/2019, de 20 de diciembre (LA LEY 20149/2019), posterior al mismo.
• Regula el procedimiento para la reproducción de hojas registrales por pérdida o deterioro y se realiza un ajuste de algunos plazos, acortándolos, con el fin de lograr mayor rapidez y eficacia del Registro.
Inscripción de las sociedades cooperativas
Las principales modificaciones son:
• La acreditación ante el Registro de los acuerdos o decisiones adoptados por el órgano de administración, se realizarán mediante la correspondiente certificación.
• Para la calificación previa de los estatutos sociales, se acortan los plazos de treinta a diez días cuando se trate de la calificación de estatutos de una sociedad cooperativa pequeña, en atención a su menor dificultad por contar con modelos de estatutos.
• Como novedad, respecto del contenido de la escritura de constitución para las cooperativas de viviendas, se exige la inclusión del proyecto promovido, incorporando otras formas de acreditación de la obligación a que se refiere el artículo 119.1 de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre (LA LEY 20149/2019), y que responden, todas ellas, a garantizar el cumplimiento de la finalidad perseguida por dicho artículo: delimitar si se cumplen las exigencias, del artículo 119.1 sobre constitución (LA LEY 2500/1978) por, al menos, un 50 % de sus personas socias cooperadoras, con el fin de reforzar el protagonismo de estas personas socias en el momento constitutivo.
• Igualmente, las cooperativas de viviendas, que vienen obligadas a tener letrado asesor o letrada asesora, deben someter los contratos que realicen con personas no socias, para facilitar o complementar el objeto social, al dictamen favorable de dicho letrado o letrada.
• Se desarrolla la participación mínima de las personas socias indicando las formas y límites para ejercerla en la propia cooperativa o en otras entidades.
Administración
Se describen las formas de administración, incluyendo a las sociedades cooperativas pequeñas, y, como novedad, se permite la fijación en los estatutos sociales de sistemas alternativos de administración, para no tener que acudir a modificaciones, siempre que estén regulados detalladamente.
Asimismo, cuando se confíe la administración a un consejo rector, con composición variable, habrá de establecerse en los estatutos su máximo y su mínimo, composición que será fijada en las correspondientes asambleas, y viniendo obligada la cooperativa a indicar el plazo de duración del mandato de cada una de las personas administradoras, en los títulos que presente a inscripción registral.
Por último, se regulan las formas de ejercer la representación por parte de las personas administradoras.
Para los grupos cooperativos se establece la obligación de comunicar al Registro la integración o separación de cooperativas, con el fin de hacer efectivas las anotaciones de dichos acuerdos en la hoja registral correspondiente a cada sociedad cooperativa.
Respecto del nombramiento de las personas administradoras y sus suplentes se establecen los títulos necesarios para la inscripción, se posibilita, de acuerdo con la Ley 11/2019, de 20 de diciembre (LA LEY 20149/2019), la existencia de un secretario o secretaria no consejero o consejera y se delimitan las obligaciones de las personas suplentes, exigiéndose, cuando se trate de la destitución o suspensión de dichas personas, que se indique expresamente la fecha en que se produzca.
Se establece que el cese de las personas integrantes del órgano de administración, a las que se hubieren designado como personas consejeras delegadas, supone la cancelación de oficio de la inscripción como persona consejera delegada.
En los apoderamientos en cooperativas de viviendas, se delimitan las facultades que se pueden otorgar a terceras personas no socias, de tal forma que las principales decisiones, entre otras, la constitución, edificación, contratos con terceras personas no socias de la cooperativa, sean realizadas por la propia asamblea, de conformidad con lo previsto en el artículo 120.2 de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre. (LA LEY 20149/2019)
Respecto a la anotación preventiva de demandas de impugnación de acuerdos sociales, se incluyen las demandas de arbitraje que supongan dicha impugnación, en los procedimientos de resolución de conflictos sujetos al Reglamento del Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi.
Modificaciones sociales
Para las modificaciones del objeto social, se introduce como novedad, la no exigibilidad de la publicación en un periódico, en aras a agilizar la tramitación, siempre que dicha modificación obedezca a un cambio de redacción y no afecte al contenido de las actividades de la cooperativa.
En la transformación en cooperativas, se explicita la posibilidad de realizarse por cualquier tipo de entidades y se incorpora la aportación de certificación, en su caso, del registro de procedencia sobre la inexistencia de obstáculos y los asientos vigentes.
En las fusiones se establece el deber de incorporar a la escritura de fusión la manifestación de las personas administradoras de que ha transcurrido el plazo de impugnación del acuerdo sin la presentación de reclamaciones o que estas estuvieran resueltas.
Respecto a las escisiones se precisa la indicación de la clase de escisión que se produce, se indican los efectos que tendrán en función de la causa por la que se produjera y para las inscripciones de segregación patrimonial o de personas socias, se establecen los requisitos registrales de aplicación y la incorporación de los informes pertinentes del Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi. Igual previsión se produce, respecto de los informes del Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, que son preceptivos, en su caso, para las fusiones especiales.
Disolución y liquidación
Se contempla un supuesto especial en las disoluciones de las cooperativas de viviendas, obligadas a disolverse una vez adjudicados los locales o viviendas, cuando haya transcurrido el plazo de garantía y el legal previsto para responder de los vicios ocultos como entidad promotora, estableciéndose la posibilidad de acreditar ante el Registro, por manifestación de la persona otorgante en la escritura de disolución, que se ha garantizado el pago por una tercera persona no socia, respecto de dichos vicios ocultos, con expresión de las cantidades aseguradas, así como de la entidad que garantice el pago.
Dicha forma de acreditación cumple la finalidad perseguida por el artículo 118.2 de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre, (LA LEY 20149/2019) asegurando la existencia de una tercera persona no socia que responde de las obligaciones citadas y, además, evita la necesidad de mantener en vigor a la cooperativa como persona jurídica, cuando ha cumplido con su actividad.
También en el nombramiento de personas liquidadoras resulta novedosa la posibilidad excepcional de hacerlo recaer sobre personas, físicas o jurídicas, no socias de la entidad, debiendo siempre mediar justa causa de excusa.
Para la cancelación registral de las cooperativas se establece la obligación de incluir en la copia autorizada electrónica de la escritura el informe del Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, sobre la puesta a su disposición del sobrante tanto del Fondo de Reserva Obligatorio como del haber líquido de la cooperativa, si lo hubiera.
Otras funciones del Registro.
La obligación de habilitar o legalizar los libros obligatorios se extiende no solo a las cooperativas, sino a toda entidad cooperativa relacionada en el artículo 2. Para cumplir con esta obligación, en lo que respecta a los libros enumerados en el artículo 74.1 a), b) y c) de la Ley 11/2019, de 20 de diciembre (LA LEY 20149/2019), se puede optar entre la habilitación o legalización, mientras que para los enumerados en el artículo 74.1 d) y e) es preceptiva su legalización.
En el procedimiento de habilitación, la solicitud, la resolución, las notificaciones y demás trámites administrativos se realizan de forma telemática; los libros, en cambio, deben seguir siendo entregados al Registro en formato físico para su diligencia y sellado, toda vez que no es posible realizar este último trámite a través de medios electrónicos.
En contraste con lo anterior, el procedimiento para la legalización de los libros y las copias certificadas de las actas pasa a ser íntegramente electrónico. Se posibilita remitir al Registro los libros y las copias certificadas de las actas en ficheros encriptados en aras a preservar su confidencialidad, y se sustituyen los sistemas tradicionales utilizados para el trámite de sellado por el de cálculo de la huella digital.
Depósito de Cuentas
Al margen de que la teletramitación también impera en el depósito de cuentas, su procedimiento administrativo no experimenta cambios sustanciales. Al igual que la solicitud, la certificación relativa a la aprobación de cuentas debe estar firmada electrónicamente, circunstancia que motiva la supresión del trámite de legitimación o autenticación de firma. En cambio, se mantiene la posibilidad de firmar de forma manual el ejemplar de las cuentas anuales y, en su caso, el informe de auditoría, el informe de gestión y demás documentación que se presenta a depósito.
Dada la trascendencia de que las sociedades cooperativas depositen sus cuentas anuales en el Registro, se mantiene la previsión de que no se inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a la fecha en que debían haber sido aquellas presentadas, con la lógica excepción de una serie de actos imprescindibles para el buen funcionamiento de la sociedad o su ordenada liquidación.
Denominaciones
Se delimita cuándo puede utilizarse el término «grupo» en la denominación, se posibilita la cesión de la denominación y sus requisitos y se determina la concesión por resolución comprensiva de la certificación, con validez de dieciocho meses desde la fecha de la resolución.