Carlos B Fernández. La transformación digital de las administraciones públicas, expresada mediante el concepto de Administración Electrónica, es un hecho desde el punto de vista normativo, tecnológico y de gestión.
Sin embargo, pese a que es seguida al 100% por los sujetos obligados (empresas y determinados profesionales), se ha demostrado muy poco aceptada y amigable para la generalidad de la ciudadanía, que suele hacer un uso esporádico de la misma y, a la vez, que encuentra dificultades para realizar las gestiones que necesita mediante las herramientas que se les obliga a utilizar. Una circunstancia que puede incitarles a volver a la convencional interacción personal, máxime ahora que se va a suprimir la barrera de la cita previa.
Para mejorar esta situación y facilitar a los ciudadanos la utilización de estos servicios, el experto Miguel Solano ha planteado recientemente ocho propuestas que, por su interés, traemos, algo ampliadas, a estas páginas. Algunas sólo tratan de servir con diligencia según establecen las normas. Otras, requerirán alguna aportación normativa.
Las propuestas son las siguientes:
1. Simplificación de procedimientos y minimización de requisitos
Solano propone una revisión de todos los procedimientos tramitados electrónicamente para simplificarlos mediante un proceso de reingeniería. Un ámbito, este, en el que nada se ha hecho desde el "Manual de simplificación administrativa y reducción de cargas para la AGE", de 2014, subraya.
Esto debería ir acompañado de una minimización de los requisitos exigidos para su tramitación de forma que las Administraciones solo soliciten a los ciudadanos aquella documentación que las AAPP no conocen o les resulta imprescindible.
Además, en supuestos de incidencias, se debería volver a presentar la solicitud de que se trate, con un plazo para subsanar, incluso sin firma, cuando fuese necesario.
2. Incorporar un nuevo buscador de procedimientos
Se trata de introducir un buscador de procedimientos que informe al ciudadano, con precisión y en lenguaje sencillo, sobre ante quien, dónde y cómo puede presentar sus solicitudes o proceder en cada asunto, todo ello para un lugar de residencia determinado (pues este permite discernir la administración competente en cada caso).
3. Diseño proactivo de las aplicaciones
Solano propone crear la figura del “trámite de oficio empático”. Se trata de adelantarse a las necesidades del ciudadano simplificando el trámite (lo que denomina “darle buenas noticias”.
Además, plantea la necesidad de que las Administraciones no vuelvan requerir aportar datos ya conocidos. Por ejemplo, no tener que volver a introducir la fecha o el lugar de nacimiento, una vez identificado de forma robusta con NIF o CIF.
En tercer lugar, propone que el sistema genere borradores de escritos sometidos a una aceptación sencilla por parte del ciudadano o a una solicitud de ampliación de datos.
4. Posibilidad de difusión a terceros de información relevante
Se tratar de encargar a las Administraciones Públicas, por medio de un consentimiento otorgado por el ciudadano, que faciliten a terceros, incluso del sector privado, información sobre situaciones que puedan facilitar la actividad de aquel.
5. Firma electrónica
Partiendo de que el sistema Cl@ve está siendo un éxito, extender su uso de modo que sirva como método de firma por evidencias (no criptográfica y basada en un registro previo) o en la nube.
Tener en cuenta, además, el futuro wallet o monedero para la identidad digital europea, actualmente en tramitación, que será universal en 2027.
6. Posibilidad de actuar en representación de consanguíneos
Solano se refiere a la necesidad de hacer sencillo el apoderamiento que permita representar ante la Administración a consanguíneos menores o mayores a mayores de cierta edad o al cónyuge, con comparecencia de ambos.
De mismo modo, permitir la revocación sencilla de ese apoderamiento.
7. Interoperabilidad de los documentos administrativos
En relación con otros requisitos anteriores, se trata de que la Administración no exija aportar documentos que ya obren en poder de las Administraciones Públicas, aunque su formato no sea el exigido para un trámite concreto.
Igualmente, poder aportar los localizadores de documentos notariales o registrales, para no necesitar digitalizarlos ni subirlos a la plataforma. Y lo mismo, en la medida en que sea posible, en relación con los documentos que hayan sido emitidos por la banca, las utilities, los seguros y las grandes y medianas empresas en general.
Se trata de introducir el concepto de CSV (Código Seguro de Verificación) o localizador universal.
8. Disponibilidad de información particularizada
Finalmente, Miguel Solano propone que se ofrezca al ciudadano información fácilmente comprensible sobre el estado de tramitación de su solicitud, que le permita conocer de un vistazo tanto lo que ya ha pasado, como el diagrama de lo que resta (etapas) y la estimación media del tiempo de resolución.