Ilier Navarro.-La implantación creciente de las “open offices” en el sector legal, el concepto de oficina abierta en los bufetes de abogados, se ha impuesto en el diseño de muchos despachos a la hora de reformarlos o en el momento de diseñar una nueva sede. Consiste, básicamente, en contar con espacios de trabajo sin barreras de por medio, sin paredes ni separaciones, con el objetivo de mejorar la interacción entre los profesionales y las sinergias entre distintas áreas de práctica, generar espacios más colaborativos y fomentar el intercambio de ideas. Pero no siempre es una buena idea y, a veces, el trabajo diario de los abogados se pone cuesta arriba.
En la mayoría de los diseños de este tipo de espacios se suelen integrar salas de reuniones de distintos tamaños para fomentar encuentros con algo más de privacidad y discreción o para celebrar reuniones con clientes, etc. Sin embargo, puede resultar insuficiente.
No son pocos los especialistas en Derecho que se quejan con la apuesta de sus bufetes por el “open concept”. Y es que no es del todo fácil concentrarse, por ejemplo, en revisar jurisprudencia o darle vueltas a una estrategia procesal si estás escuchando a tu compañero hablando por teléfono con un cliente o charlando con otro colega sobre algún otro asunto legal o personal.
De ahí la importancia de no dejarse llevar únicamente por las últimas tendencia en diseño de oficinas y pensar con detenimiento sobre las necesidades reales de cada despacho y de cada área, para valorar previamente cómo organizar los espacios: si por áreas, si se puede aplicar alguna medida extra para mejorar la concentración, etc. Y es que no hay que perder de vista que el espacio de trabajo debe ser funcional no solo físicamente, sino también para las tareas intelectuales.
Los cubículos, puertas y tabiques parecen algo del pasado, pero se pueden actualizar y adaptar a un diseño renovado si siguen siendo útiles para el trabajo diario de los abogados.
La filosofía de las “open offices”
Las “open offices” pueden ser una buena opción cuando se trata de trabajo más creativo y se han puesto más de moda bajo el precepto de la supuesta eliminación de jerarquías -al menos, en el espacio- y la apuesta por la colaboración y la interacción directa para generar más y mejores ideas. Un auge que se ha visto consolidado con el surgimiento de stratups y compañías innovadoras.
Pero la clave está en que antes de reformar un despacho, se sopesen las ventajas y desventajas para evitar que un nuevo diseño del espacio de trabajo sea contraproducente. Los efectos negativos de una oficina que no sea funcional y no se adecue al trabajo y a la actividad del bufete pueden ser difíciles de subsanar una vez han empezado los trabajos de reforma.
La falta de privacidad y de confidencialidad, así como el ruido excesivo y compartido, son solo algunas de las consecuencia de eliminar muros y cristaleras. Es posible que finalmente haya un mayor ahorro en determinados gastos, pero existen alternativas para huir de las desventajas que entrañan las barreras del modelo tradicional y compartimentado al cien por cien.
Además, el ambiente de trabajo o generar una mayor interacción entre los empleados no depende únicamente de la manera como las oficinas se organicen con los elementos físicos que hay en ella. Es decir, apostar por el diseño abierto no garantiza que haya una mayor comunicación dentro de un equipo de trabajo o entre distintos departamentos. De hecho, en algunos casos, finalmente la merman.
El foco en la cultura corporativa
Es más que probable que la cultura corporativa de trabajo se puede cambiar y mejorar de manera más quirúrgica y dirigida -por tanto, más acertada- con otro tipo de medidas y políticas. Los hábitos de colaboración y comunicación en un despacho y las sinergias entre distintas áreas de práctica no van a mejorar de manera automática únicamente por apostar por una oficina abierta y sin muros o por hacerles trabajar en mesas enormes, uno junto a otro. Puede contribuir, si se piensa bien, pero no es “la” clave.
Los efectos indeseados son variados. No son pocos los abogados que, en busca de concentración, terminan aislándose con sus auriculares, por ejemplo. O los que, para poder hablar por teléfono con un mínimo de confidencialidad, optan por salir fuera de la oficina para conversar lejos de oídos ajenos. El ruido excesivo o las interrupciones de otros compañeros, además, pueden acrecentar determinados trastornos, como el estrés o la fatiga excesiva por el sobreesfuerzo para concentrarse.
No hay que perder de vista que el objetivo de cualquier cambio organizativo o en las instalaciones del despacho es lograr que los abogados trabajen a gusto, con las herramientas que necesitan para desarrollar sus funciones de manera eficaz y eficiente. De poco servirá contar con una oficina moderna y renovada si, finalmente, no pueden realizar su trabajo de manera adecuada.
Tener una mentalidad abierta a las nuevas ideas y tendencias arquitectónicas para los espacios de trabajo en los bufetes es algo positivo, pero sin perder de vista las características únicas del día a día de los equipos y las rutinas de trabajo que conviene mantener y reforzar. Hay que darle vueltas varias veces a la ecuación que une diseño y funcionalidad. Ese es el reto.