I. Introducción
«El arte de los avances consiste en preservar el orden en medio del cambio» (Alfred North Whitehead).
Todos sabíamos que la justicia era «ciega», pero hoy, sin ambages, se puede decir, que, además es «sorda» y «muda» (sordomuda). Organizativamente, el organigrama judicial ha quedado desfasado respecto a los retos que presenta la nueva Oficina judicial y es incapaz de dar respuesta de manera satisfactoria al creciente alud de peticiones, cuestiones y atenciones que se demandan. A la vez, no hay suficientes cauces operativos estables y consolidados para reconocer cuales son los déficits y las faltas que se presentan en la actividad diaria y ordinaria de los diversos órganos y servicios. Por eso, es necesario hacer participar a todos los operadores jurídicos en la tarea de aportar sugerencias y soluciones.
Así, el Acuerdo del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, de 22 de septiembre de 1999, por el que se aprueba la Instrucción 1/1999 del Consejo General del Poder Judicial que contiene el protocolo de servicio y los formularios de tramitación de quejas y reclamaciones y previa información al ciudadano ha quedado desfasado y anticuado y debe «reformularse» para ajustarse y concretar nuevos modos de proceder para mejorar la imagen de la justicia y satisfacer los intereses de los ciudadanos. Del mismo modo, los gabinetes de prensa de Tribunal Supremo y diversos Tribunales Superiores de justicia (que ejercen una magnífica labor informadora) quedan en una posición «lejana» de las cuestiones cotidianas y domésticas que se presentan a diario en órganos y servicios, y que exigen la adopción de decisiones rápidas y cercanas. En este sentido, de manera burocrática, esclerotizada, las respuestas desde instancias superiores no están a la altura de lo que la sociedad demanda en estos tiempos. Cambiar el sistema es muy difícil, las inercias son muy perniciosas, la transparencia inexistente, los métodos organizativos inoperantes, porque están al albur de la voluntad de cada operador jurídico. No hay certezas, no hay homogeneidad, no hay una verdadera voluntad de trabajar como equipo, como grupo, ni una clara voluntad de servicio. Por eso, de forma «complementaria» crear cauces de compromiso, de mejora de calidad, de denuncia de malas prácticas, de inoperancias consentidas, debiera ser uno de los objetivos fundamentales y prioritarios. Esta es la parcela que vendrá a ocupar la figura de la Comisión Mixta: de forma integradora y positiva servir para dar voz y permitir la participación, porque mantener una actitud positiva puede servir para conseguir muchos pequeños objetivos, porque nuestras probabilidades de obtener logros, dependerá de una acumulación estable de ventajas: el lugar, las condiciones materiales, la escucha, y la atención a la vez de lo individual y lo colectivo… «no son los arboles altos, es el bosque»
II. Composición
Para esta exposición tomaremos como ejemplo el partido judicial de La Bisbal d´Empordà (Girona). Así, la Comisión Mixta ha de estar compuesta por todas las Unidades y por todos los Servicios que integran la Oficina Judicial de La Bisbal d’Empordà (Girona), es decir, el Servicio Común Procesal General (SCPG), el Servicio Común Procesal de Ejecución (SCPE), Unidades Procesales de Apoyo Directo (UPAD) y Registro Civil.
III. Finalidad
La finalidad de la Comisión Mixta es coordinar y cohesionar el funcionamiento de todas las Unidades y de todos los Servicios de la Oficina Judicial de La Bisbal d’Empordà (Girona). La Comisión Mixta no es un órgano ni decisorio ni ejecutivo; se configura como un espacio de debate, y como consecuencia de ello, de propuesta de medidas (fundamentalmente organizativas) que tengan como objetivo el «interés organizativo» de la Oficina judicial y la mejora del servicio público de la Justicia.
IV. Principios informadores
«Y la Verdad le dijo a la Mentira: puedes adelantarme, pero siempre te alcanzaré»
Los principios que sustentan la Comisión Mixta son la concordia, el respeto, la mejora constante y la solidaridad en el trabajo.
V. Sujeción a la normativa
Las propuestas de medidas organizativas de la Comisión Mixta quedarán sujetas en cualquier caso a la normativa legal y reglamentaria propia de Jueces, Letrados/se de la Administración de Justicia y funcionarios/as de los Cuerpos Generales de la Administración de Justicia, así como a las Órdenes, Acuerdos, Circulares e Instrucciones que provengan de los órganos superiores respectivos.
VI. Integrantes
«Sentir que te cuidan y que te escuchan es la sensación más bonita de todas» (Fran Mora)
La Comisión Mixta estará integrada por los/se funcionarios/as de los Cuerpos Generales al servicio de la Administración de Justicia (GPA, TPA y AUX), los/las Letrados/das de la Administración de Justicia, y los/las Jueces/Juezas, que tengan todos/se ellos/as su destino a la Oficina Judicial de La Bisbal d’Empordà (Girona) y se encuentren en servicio activo.
VII. Órgano facilitador
La Comisión Mixta se vertebra a través de un órgano Facilitador. La existencia de este órgano se hace necesaria para poder canalizar a través de él, las sugerencias y propuestas de mejora que tengan que ser debatidos cuando se reúna la Comisión Mixta.
VIII. Miembros del órgano facilitador
El órgano Facilitador lo integran, en condiciones de igualdad, los siguientes miembros: el/la Juez/Jueza Decano/na, el/la Letrado/da de la Administración de Justicia con más antigüedad a la Unidad Procesal de Apoyo Directo, el/la Letrado/da de la Administración de Justicia Directora/a del Servicio Común Procesal General, el/la Letrado/da de la Administración de Justicia Directora/a del Servicio Común Procesal de Ejecución, el/la funcionario/a del Cuerpo de Gestión Procesal con más antigüedad en la Unidad Procesal de Apoyo Directo, el/la Gestor/a responsable del Servicio Común Procesal de Ejecución, el/la Gestor/a responsable del Servicio Común Procesal General, y el/la Gestor/a responsable del Registro Civil. La finalidad del Órgano facilitador es canalizar las propuestas de debate y mejora de todos/as los miembros que integran la Comisión Mixta, y exponerlas a las reuniones.
IX. Reuniones
La Comisión Mixta se reunirá al menos, una vez al mes, preferentemente el primero miércoles de cada mes, excluidos los meses de julio y agosto, en la Sala de reuniones de la Biblioteca o, si fuera necesario para el número de asistentes, en la Sala de Matrimonios de la sede judicial. De forma extraordinaria, la Comisión Mixta se podrá reunir cuando circunstancias urgentes así lo aconsejen, las cuales serán valoradas por los miembros que integren el órgano Facilitador de la Comisión Mixta. Podrán asistir a las reuniones todo/as los/las Jueces/Juezas, Letrados/das de la Administración de Justicia y el personal destinado a la Oficina Judicial de La Bisbal d» Empordà (Girona), que se encuentren en servicio activo. Del resultado de cada reunión se levantará un acta, donde se recogerán los asuntos debatidos. La mencionada acta será redactada por el/la Director/a del Servicio Común Procesal General y, en su ausencia, por el/por la Letrado/a de la Administración de Justicia con más antigüedad de los presentes en la reunión. Asimismo, en dicha acta se formularán con claridad y concreción las propuestas de mejora.
El calendario de reuniones previsto para el año 2024 será el siguiente:
- 8 de mayo
- 5 de junio
- 4 de septiembre
- 2 de octubre
- 6 de noviembre
- 4 de diciembre
En cuanto al calendario de reuniones de los años posteriores, el/la Director/a del Servicio Común Procesal General lo remitirá por correo electrónico a todos/as los/las integrantes del órgano Facilitador, a fin de que estos trasladen una copia a todos los miembros de la Comisión Mixta que dependen de sus Servicios o Unidades.
X. Canal de comunicación con operadores jurídicos, fiscalía y personal de la Administración de Justicia de los Juzgados de Paz
Con la finalidad de que los/as operadores jurídicos (procuradores/as y abogados/as) puedan trasladar a la Comisión Mixta propuestas que redunden en una mejora en el Servicio Público de Justicia, se facilitará, a los/las delegados/as en la Bisbal d’Empordà de los respectivos Ilustres Colegios de Girona, un correo electrónico en el que, cada uno de esos representantes, podrá trasladar a la Comisión Mixta esas propuestas. Ese correo electrónico será el corporativo del/de la director/a del Servicio Común Procesal General de la Bisbal d’Empordà (Girona), quien trasladará una copia de las recibidas al resto de miembros del Órgano Facilitador. Del mismo modo y con el mismo fin, se facilitará dicho correo corporativo a fiscalía y a todos los/las secretarios/as de las agrupaciones y de los juzgados de paz del partido judicial servidos por personal de la Administración de justicia.
XI. Voluntariedad
Tanto la participación en la Comisión Mixta como la asistencia a las reuniones se configura como un acto voluntario de todos los servidores públicos destinados a la Oficina Judicial de La Bisbal d’Empordà (Girona).
XII. Aprobación de medidas
Del resultado de cada reunión se levantará un acta, donde se recogerán los asuntos debatidos, y se formularán con claridad y concreción las propuestas de medidas de mejora (fundamentalmente organizativas), para que sea valorada su viabilidad por parte del Secretario Coordinador Provincial, y en tal sentido, adoptar las decisiones y acuerdos necesarios para su aplicación.
XIII. Inclusión en la redacción de las instrucciones de Secretaria de coordinación
Como medida de «profilaxis» organizativa, también sería deseable su inclusión en el redactado de las diversas Instrucciones de ordenación de la organización interna y funciones que dictan como consecuencia de la implantación de la NOJ en un partido judicial. De este modo, se consolidaría la Comisión Mixta como un órgano dinamizador y cauce participativo y de escucha activa para proponer mejoras y dar respuestas razonadas y consensuadas a las incidencias que se presentan de forma recurrente como consecuencia de la actividad de los diversos órganos y servicios.
XIV. Conclusiones
«La diferencia entre un artesano y un artista, es que el primero sabe de antemano el resultado de su trabajo; en cambio un artista... nunca lo sabe» (Fran Mora)
Primera. Novedad. La Comisión Mixta no es un órgano ni decisorio ni ejecutivo; se configura como un espacio de debate, y como consecuencia de ello, de propuesta de medidas (fundamentalmente organizativas) que tengan como objetivo el «interés organizativo» de la Oficina judicial y la mejora del servicio público de la Justicia.
Segunda. Flexibilidad. Esta institución tiene el carácter flexible que requiere todo proyecto de nueva implantación, por lo que se deja abierta la posibilidad de ajuste y concreción que haga necesaria la experiencia derivada de su funcionamiento en cada Oficina Judicial
Tercera. Composición. A partir de la entrada en funcionamiento, cabría valorar la posible participación de los demás operadores jurídicos que intervienen en la Administración de Justicia: procuradores, abogados, médicos forenses, fiscalía y funcionarios de la Administración de Justicia de las Agrupaciones y Juzgados de Paz, etc.
Cuarta. Temas a tratar. Los temas a tratar abarcan diversos campos, desde el convencimiento, de que la cercanía facilita la posibilidad de tratar los asuntos de forma ágil y efectiva. Así a modo de ejemplo:
- — temas organizativos (fundamentalmente matización de criterios, forma de practicar las citaciones y realización con antelación suficiente, modelos de diligencias para recoger todas las advertencias legales, planificación y coordinación señalamientos, recogida de notificaciones por fiscalía, etc.)
- — tecnológicos (autostore, escaneo, déficits de aplicaciones diversas, utilización de SMS, límite de horario de videoconferencias, etc.)
- — de personal (petición de refuerzos, cobertura de bajas, prolongaciones de jornada, etc.)
- — relaciones con la administración prestacional (salas de espera, encuentros entre víctima y detenido en las dependencias, etc.)
- — formación y reciclaje, así como la interpretación y aplicación coordinada de las novedades legislativas, reglamentarias o protocolarias.
- — relación con fuerzas y cuerpos de seguridad (enlace en el edificio, cooperación en lanzamientos, etc.
- — profesionales (forma de atención personal, telefónica, OAC, problemas de comunicación efectiva, asistencia jurídica gratuita, designas de oficio, apud actas,
- — etc.
Quinta. Complementariedad. La Comisión Mixta es una herramienta organizativa complementaria para detectar posibles carencias y deficiencias. Su implantación efectiva además de visibilizar y servir de elemento de escucha activa permite aprovechar toda la experiencia diaria de los diversos operadores y coordinar esfuerzos de forma transparente. Además, es el complemento ideal a todo tipo de Protocolos y manuales.
Sexta. Liderazgo compartido. El liderazgo no es tomar el mando y dar órdenes, sino activar una comunidad y arrimar el hombro. No es un conjunto de tácticas, sino la actitud diaria. La competencia en las tareas de liderazgo que realmente importan —detectar oportunidades, dar energía y motivar a los compañeros, desafiar los intereses creados, modificar los modelos organizativos, y alimentar otros— no se correlacionan con la jerarquía y reciben poca o ninguna atención en la mayoría de los programas de liderazgo. La Comisión Mixta es el escenario perfecto para el liderazgo compartido…
XV. Epílogo. La pregunta más importante
Durante el segundo semestre, la profesora llegó un día a clase con un examen sorpresa. Leí rápidamente todas las preguntas, hasta que llegué a la última: «¿Cómo se llama el señor que limpia la escuela?»
Pensé, que seguramente sería una broma. Yo lo había visto muchas veces limpiando las clases y los pasillos. Era alto, con el pelo oscuro, calculo que en torno a los sesenta años… Pero ¿cómo iba a saber su nombre? Entregué el examen con la última pregunta en blanco.
Antes de que terminara el tiempo para el examen, alguien, preguntó en voz alta a la profesora si la última pregunta contaba para la nota del examen.
—«Por supuesto»— respondió con seguridad. Y continuó: — «En el desempeño de una carrera profesional todos ustedes conocerán a muchas personas. Todas serán importantes. Y cada una de ellas merecerá su atención y también su cuidado: una sencilla sonrisa, un saludo, todo es importante…»
El señor era Paco. Y ese día, aprendí una lección que nunca he olvidado.