Ilier Navarro. Uno de los principales obstáculos con los que nos encontramos en nuestro día a día profesional es la gestión del tiempo de trabajo de manera eficiente. Si seguimos el archiconocido “principio de Pareto”, también conocido como la regla 80/20, entonces tendremos que dar por válido el cálculo sobre que el 80% de los objetivos que se cumplen en una organización provienen del 20% del un esfuerzo concentrado. ¿Qué significa esto? Que para un óptimo manejo del tiempo de trabajo habrá que concentrar la atención en las tareas que tendrán un mayor impacto en la consecución de los objetivos.
Bien, esa es la teoría. Pero parece difícil encontrar una fórmula que nos ayude a aprovechar mejor las horas que pasamos en el despacho. Según datos de un estudio de Zippia, aunque los empleados suelen trabajar ocho horas al día, más de la mitad de este tiempo suele perderse, ya que en torno al 51% de cada jornada laboral se dedica a tareas de escaso o nulo valor que perjudican la productividad empresarial.
¿Cuáles son los principales “ladrones de tiempo”? El mismo estudio, titulado “23 opportune time management statistics: facts, data, and trends” identifica en qué actividades solemos perder más el tiempo. El líder de los distractores son las redes sociales, en las que solemos invertir unos 145 minutos al día, más de dos horas diarias. Le siguen la procrastinación, esos tiempos perdidos que no sabemos a dónde van, con dos horas diarias. Las distracciones en el lugar de trabajo se producen unas once veces por hora.
Sin embargo, las personas normalmente suelen intentar frenar esta pérdida de tiempo y de productividad. Zippia asegura que, aunque solo el 18% de las personas dispone de un sistema de gestión del tiempo, de media se suelen probar unos 13 métodos diferentes para hacer un mejor uso del tiempo que dedicamos a nuestras actividades profesionales.
Pero si nos ponemos manos a la obra, el primer paso que hay que dar para poner fin a este derroche absurdo de horas de trabajo -y de vida- consiste en algo muy sencillo: dedicar tan solo 10 o 12 minutos a planificar la jornada. Esos 10 minutos puede generar un ahorro de dos horas de tiempo perdido y evita otros factores de estrés, como la entrega tardía de trabajos o el incumplimiento de plazos.
Aunque existen numerosas técnicas para una gestión del tiempo más eficiente, hay cinco que cuentan el aval de investigaciones y que ayudan a diario a las personas a planificar mejorar su jornada de trabajo. Puedes probarlos y ver cuál se adapta mejor con tu forma de ser y con tus hábitos. Son los siguientes:
1. Técnica “Pomodoro”
Este método se basa en la idea de que las personas trabajan de forma más eficiente con plazos ajustados. Es un juego mental: al dividir el trabajo en pequeñas tareas con plazos más cortos, creamos una sensación de urgencia que elmina de manera más eficaz la idea de procrastinar. Tras cada logro conseguido, es conveniente descansar unos breves minutos para abordar la siguiente tarea con más claridad de mente.
Cada intervalo de tiempo es un “Pomodoro” y funciona de la siguiente manera: elegimos una tarea que podamos resolver en 25 minutos. Si es más extensa, la dividiremos en tramos que seamos capaces de acometer en ese lapso. Después, ponemos un cronómetro de 25 minutos, tiempo en el que trabajaremos en exclusiva en cumplir con ella, evitando cualquier distracción o circunstancia que nos lleve a otra cosa. Cuando suene el temporizador, será el momento de descansar cinco minutos. Cada cuatro “Pomodoros”, tómate un descanso extra de 20 minutos.
2. Bloqueo de tiempo
Es similar a la anterior, pero es más flexible. Debes distribuir el tiempo disponible en partes diferenciadas, planificando previamente a que actividades destinaras cada periodo que hayas establecido. De manera parecida al método Pomodoro, crea también un sentimiento de urgencia al saber que tienes un plazo limitado para cumplir con cada actividad.
3. Matriz de Eisenhower o importante-urgente
Crea una matriz con un eje de coordenadas y otro de abscisas: en uno de los ejes debes etiquetar los extremos con las palabras "urgente" y "no urgente", mientras que en el otro debes hacer lo mismo, pero son las palabras "importante" y "menos importante". Completa la matriz situando las tareas que debes acometer según estos criterios y ocúpate primero de las que son urgentes e importantes y deja para lo último las no urgentes y menos importantes. Cuando categorices una tarea como urgente, ten en cuenta el tiempo que le vas a dedicar y tus puntos fuertes, no solo el plazo en la que debes cumplirla.
4. Método GTD
Recibe su nombre de las siglas de la frase en inglés Getting Things Done (GTD) y consiste en dividir las tareas en elementos más pequeños y activos, de manera que dedicará menos tiempo a pensar y más a hacer. Escribe todas las tareas que tienes que realizar. Las que impliquen una acción (por ejemplo, responder el email del proveedor), déjalas tal cual. Las que no, divídelas hasta que se planteen de este modo, como una acción. Cuando tengas todas las acciones desglosadas, empieza a hacerlas.
5. Piedras, guijarros y arena
Con esta técnica, categorizarás las tareas de manera muy visual. Haz una lista de todo lo que tienes que hacer, después, marca cada actividad con la palabra piedra, guijarro y arena según su importancia. Las piedras son los proyectos más importantes; los guijarros, son las tareas importantes, pero no tan críticas; y la arena, los asuntos menos relevantes.