Ilier Navarro. El entorno empresarial está inmerso en un cambio continuo y los desarrollos tecnológicos o las novedades legales obligan a los despachos de abogados a mejorar las competencias de su personal. La formación es una herramienta muy utilizada por su eficacia para compensar la escasez de talento que padecen numerosas empresas, algo especialmente acentuado en algunos sectores. Según un informe de la Fundación Princesa de Girona y KPMG, nueve de cada diez empresas plantean su oferta formativa con este propósito: paliar la falta de profesionales con habilidades y conocimientos específicos. Pero el gran reto interno es que los empleados realicen los cursos y los completen.
Las empresas necesitan seguir siendo competitivas en un mercado en constante evolución. De ahí la importancia estratégica de contar con una plantilla bien capacitada en las últimas novedades que afectan a su actividad. Algunos consejos que pueden ser de utilidad para mejorar las ratios de adhesión y finalización son estos:
1. Comunica el plan de formación. La comunicación interna es una de las principales aliadas para que un plan de formación sea eficaz y cumpla con los objetivos que persigue. Lo primero será ofrecer información a los trabajadores de la agenda de formación de la empresa para que puedan adaptar su trabajo a los cursos. Hay que poner el foco en los objetivos y beneficios que ofrecen, como mejorar su perfil profesional y sus competencias, las razones que hacen que la empresa ponga a su disposición las distintas capacitaciones, cuál es la visión de la compañía de cara al futuro y cómo sus perfiles deben adaptarse a estos planes. El conocimiento de lo que hay detrás puede hacer que mejoren los niveles de compromiso.
2. Adapta el presupuesto. La formación se debe enfocar como una inversión en vez de como un gasto, pero debe contar con un presupuesto realista. Los planes de capacitación y mejora de competencias deben disponer de una asignación de recursos adecuada. Pero si necesitas optimizar los costes, puedes optar por contar con formadores internos, del propio equipo; desarrollar cursos grupales; realizar determinadas formaciones en formato online; o buscar material gratuito.
3. Haz una evaluación periódica. Debes saber cuál es el nivel de seguimiento de los cursos, si se están aprovechando bien, si se adaptan a las necesidades de la empresa o a las competencias que la plantilla debe reforzar. También es indispensable corregir lo que no está funcionando bien. En definitiva, el plan de formación se debe supervisar y evaluar de forma continua y se debe plantear con cierto margen de flexibilidad para realizar cambios y adaptarlo en caso de que se detecten ineficacias.
4. Gestiona los ritmos de aprendizaje. Es imprescindible comprender que cada persona tiene su manera de aprender y de interiorizar nuevos conocimientos y habilidades. De ahí la importancia de que el curso se organice en capítulos o secciones manejables y asimilables e, idealmente, incluya experiencias prácticas.
5. Fomenta el aprendizaje colaborativo. Una buena opción para mejorar la eficacia de los cursos es juntar a dos empleados, uno más nuevo o con mayor necesidad de capacitación con otro que sea más experimentado. De este modo, dispondrán del apoyo de alguien que se desenvuelve mejor y que puede resolver de manera más sencilla y directa sus dudas durante el curso. Será recomendable que cuenten con las herramientas, los recursos y el tiempo necesario para lograrlo.
6. Apuesta por la personalización. Mientras más se adapten los formatos de la formación a las necesidades y características del personal al que se dirige, mejores resultados se podrán obtener. Puedes optar por combinar distintos formatos, es decir, ofrecerlo de manera presencial, online o híbrido. También proporcionar material variado y contenidos de apoyo, como vídeos o conferencias. Y plantear experiencias más prácticas y dinámicas, apoyándote en los estudios de caso, actividades grupales, gamificación o simulaciones. De esta manera, mejorarás la eficacia de la formación porque pueden contribuir a la retención de los conocimientos, así como mejorar los niveles de participación y seguimiento de los empleados.
7. Mantén la motivación alta. Es una realidad: es muy probable que el seguimiento del curso tenga altibajos y que haya momentos en el que el interés de los profesionales decaiga. De ahí la importancia de mantener unos niveles elevados de motivación. Lo puedes lograr con algunas recompensas virtuales. También se pueden realizar campañas de reconocimiento público a través de mensajes de comunicación interna para aquellos que lo hagan mejor. La entrega de certificaciones profesionales es un buen estímulo que los empleados suelen valorar muy positivamente.
8. Actualiza la documentación. Será fundamental que la documentación interna de la empresa, las políticas y normas que rigen el trabajo diario y de cada área, estén actualizadas de acuerdo con las novedades que han interiorizado a lo largo de sus cursos de formación. De este modo, se sacará el máximo partido de la inversión en capacitación y los trabajadores sabrán en cualquier momento cómo actuar frente a determinados escenarios. Facilita el material de aprendizaje (en físico o descargable desde la intranet, por ejemplo) para que sea accesible y los empleados puedan recordar los conceptos de manera directa en caso de dudas.
9. Pregunta la opinión de los empleados. Los propios empleados pueden indicar el camino a seguir para contar con un plan de formación más eficaz y útil para el desarrollo de su trabajo Es importante obtener el feedback de quienes han realizado un curso, conocer su opinión y evaluación, qué es lo que ha estado bien y qué se puede mejorar. De los errores se puede y se debe aprender.