Ilier Navarro. Es una realidad que afecta a numerosas empresas: una parte importante de los nuevos empleados que contratan acaban por renunciar a su nuevo puesto de trabajo en menos de seis meses. Muchas veces, se produce por un sentimiento de decepción y desencanto en las primeras semanas en el bufete, debido las deficiencias en su integración, a que no conocen las dinámicas y, en definitiva, porque les dejan “a su suerte” frente a las rutinas propias del puesto. Es justamente en estos momentos donde contar con un plan de onboading (palabra en inglés que significa “incorporación”) adquiere protagonismo para mejorar la integración de ese nuevo empleado y retenerlo a largo plazo en la plantilla.
El objetivo del onboarding es facilitar una adaptación satisfactoria del nuevo trabajador a sus funciones, de manera que conozca la cultura organizacional y se sienta rápidamente parte de ella. Los primeros días y semanas de un profesional en su nueva empresa es un reto que puede resultar estresante. Es lo normal. Pero si deriva en frustraciones como consecuencia de presiones excesivas para que se integre por sus propios medios, sin apoyos por parte de la organización ni por parte de sus compañeros, puede llegar el desastre: que presente su carta de renuncia.
Llegar a este punto supone un fracaso a nivel corporativo, sobre todo teniendo en cuenta lo difícil que es captar talento que encaje con las funciones de la vacante, con el equipo y con el propósito y los valores de la organización. Contar con un buen plan de bienvenida no solo mejora la fidelización, sino también la productividad del nuevo fichaje y reduce los ratios de rotación de personal.
No es nada nuevo. Lo que ahora se conoce comúnmente como onboarding en otras épocas se ha denominado plan de bienvenida. Lo malo es que en muchos casos se aplican únicamente durante los primeros días desde su incorporación. Y después se encuentran con la soledad total. Para evitar el desarraigo del nuevo empleado, los procesos de integración han ido ganando relevancia en los departamentos de recursos humanos, que en muchos casos cuentan con un calendario de incorporación con diversos hitos que hay que cumplir para asegurar una adaptación exitosa.
Los principales objetivos de estos planes consisten en agilizar la integración del nuevo talento en la cultura empresarial, facilitar la creación de redes y relaciones con sus compañeros, aumentar y reforzar el compromiso del profesional con la organización e incrementar los niveles de productividad, una vez esté incorporado y sea capaz de asumir el 100% de sus funciones con total normalidad.
Etapas del onboarding
Los planes de bienvenida u onboarding suelen contar con diferentes etapas y se tienen que proyectar más allá del primer mes desde la incorporación del nuevo empleado.
Fase 1. Antes de la incorporación
Antes de que el trabajador que se va a contratar se incorpore, justo en el momento de publicar la oferta de trabajo, será necesario que los responsables del área de recursos humanos cuiden al detalle la información que incluyen en la misma, al igual que los datos que facilitan a lo largo de todo el proceso de selección. Durante esta etapa será el momento de trasladar al candidato y futuro empleado las pinceladas básicas de la cultura y la visión de la empresa, la manera de trabajar del equipo en el que se va a incorporar y quién será su responsable.
Fase 2. El día de la incorporación
La bienvenida se tiene que preparar previamente y lo idea es que participen personas del área de recursos humanos, su responsable y/o algún miembro de su equipo que pueda servir de guía para estos primeros momentos. Se tiene que planificar la manera en que se le va a presentar a sus compañeros (priorizando un encuentro cara a cara) y al resto de la compañía (por ejemplo, a través de la intranet o de un email corporativo).
Se le puede detallar el organigrama de la empresa y el lugar que va a ocupar dentro del departamento, la historia de la compañía y las rutinas habituales: dónde está su puesto de trabajo, información sobre sus claves y vía de acceso al lugar de trabajo, los canales de comunicación interna. Si cuenta con un mentor o guía dentro de su equipo, todo será más fácil en su proceso de adaptación. Lo ideal es que ese mismo día su responsable directo sostenga una reunión con el profesional para que conozca de primera mano sus funciones y sus objetivos. En algunas compañías le entregan un pack de bienvenida (por ejemplo, con una taza para el café y otros materiales, así como con una tarjeta de bienvenida). Pero lo realmente relevante es la recepción por parte de su equipo.
Fase 3. Fidelización
La fase posterior a la incorporación es clave y se puede extender por un periodo de tiempo amplio, desde los seis meses hasta, en algunos casos, un año. Durante esta etapa tendrá que familiarizarse con los servicios que ofrece el bufete, los compañeros de otras áreas de práctica, los socios y responsables de los distintos departamentos, etc. En algunas empresas destinan la primera semana del trabajador exclusivamente a que conozca su nuevo lugar de trabajo.
Resulta muy útil que desde recursos humanos se creen vías de comunicación de confianza para que el nuevo integrante pueda dar a conocer sus impresiones sobre el proceso. Aunque se suelen realizar encuestas, puede ser más enriquecedor agendar charlas para ver cómo se está dando el onboarding.
Fase 4. Integración
Cuando el nuevo fichaje ha completado todo su proceso de integración, podrá ofrecer un feedback de enorme valor a sus compañeros de recursos humanos para que conozcan cómo ha sido esta primera etapa en el despacho y los puntos débiles que habría que mejorar. También será necesario ofrecer un reconocimiento a las personas que le han apoyado en su incorporación al bufete.
Durante todas estas fases pueden surgir dificultades adicionales, por ejemplo, si el desempeño del trabajo se realiza a distancia o en modalidad de teletrabajo. En estos casos, la tecnología puede resultar una gran aliada para que el nuevo empleado se sienta integrado y pueda dar lo mejor de sí para conseguir los objetivos de su área de trabajo. Por todos estos motivos, el onboarding es un proceso de enorme impacto en la retención del talento joven en las empresas y cada vez más despachos de abogados lo despliegan con los nuevos fichajes.