Por Carlos Capa.- La gestión eficiente de los asuntos que llegan al despacho es crucial para garantizar un despacho solvente. Es necesario incidir en que la firma no será de éxito si todo lo fía a su excelencia en la técnica jurídica. Si a esta no la sumamos una política comercial, un sistema de facturación cercano al cliente, un buen diseño y ejecución de acciones de marketing y de comunicación externa o una gestión eficiente de los asuntos que le encargan, su horizonte más probable es el del fracaso.
Centrémonos en la última cuestión. Aún hoy en muchos despachos los asuntos se abordan de manera reactiva, sin una planificación adecuada o estructura clara y ello lleva, en no pocos casos, a la ineficiencia, a un sobrecoste por empleo inadecuado de horas de trabajo o de recursos materiales y la consiguiente pérdida de excelencia, algo que el cliente empoderado de hoy en día va a tener muy presente.
Para evitar este indeseable riesgo es necesario cambiar la perspectiva convirtiendo los asuntos en proyectos, lo que nos permitirá estructurarlos de forma que sean tratados con mayor eficiencia.
En los formatos más tradicionales del negocio legal, los profesionales jurídicos tienden a gestionar los asuntos de forma individual, sustituyendo la planificación por la atención a requerimientos del cliente o a las circunstancias procesales. Esta forma «artesanal» de trabajar hace correr el riesgo de no tener un conocimiento preciso del progreso del asunto, lo que puede llevar a que se pase por alto información que puede ser relevante o se cometan errores con el cumplimiento de plazos.
Por otra parte, sin una planificación adecuada, no seremos eficientes en asignar los recursos precisos, tanto humanos como materiales, al caso, de priorizar tareas o de hacer un cálculo ajustado del tiempo empleado. Y todo eso incide en la facturación y en la rentabilidad del asunto.
Tampoco es baladí en lo que se refiere a la relación con el cliente: la gestión informal puede llevar a malos entendidos entre este y el despacho o los profesionales encargados del asunto. Los clientes quieren certidumbres y predictibilidad. Saber cuándo ha surgido un problema o los avances que se han producido. Y esto no es posible, o al menos es muy difícil, sin una planificación por proyecto.
Pero ¿cómo convertimos un asunto en un proyecto?. En primer lugar es imprescindible la planificación inicial, en la que tendremos en cuenta una definición clara del objetivo a conseguir, los plazos estimados para su resolución y la asignación de los recursos necesarios para ello, asignando las tareas específicas que realizará cada miembro del equipo, si es que hay varios profesionales trabajando sobre el caso.
Para una eficaz gestión por proyectos es imprescindible establecer mecanismos de monitoreo y control de las funciones asignadas y de la ejecución de los recursos previstos, pudiendo así corregir posibles desviaciones del planteamiento previo.
Finalmente, una vez alcanzados los objetivos, habrá de realizarse una evaluación de lo realizado. Esto transmitirá confianza y fiabilidad al cliente, al tiempo que permite extraer conclusiones que pueden ser útiles en otros proyectos.
Cuando un asunto se gestiona como un proyecto, podemos proporcionar a los clientes informaciones precisas sobre su caso y fijar expectativas claras en cuanto a los plazos y el costo estimado, lo que ayuda a mejorar la relación con él, además de que el enfoque de gestión de proyectos permite identificar posibles riesgos desde la fase de planificación y desarrollar estrategias para mitigarlos. Esto puede incluir aspectos como reorientación de plazos, documentos necesarios, colaboración interna o externa, etc.
Hay múltiples herramientas de software de gestión de proyectos que serán muy útiles para conseguir una metodología ágil, eliminando procesos innecesarios y optimizando los recursos. Un análisis de conclusión también permitirá sistematizar lo aprendido en un proyecto para poder aplicar estas lecciones a casos similares, ayudando al despacho a mejorar su rendimiento de forma continuada.