Ilier Navarro. Hay algunos métodos que se orientan a cambiar la cultura en el seno de las empresas para mejorar sus procesos, su eficiencia y sus resultados. Uno de los más populares es el método Kaizen, de origen asiático, que puede aplicarse a todos los aspectos y áreas de una organización. Además, estos cambios tienen que ser constantes, con una mentalidad de permanencia, para obtener los mejores resultados para la organización mediante un enfoque crítico y al detalle.
Más que un método de trabajo o de gestión, Kaizen es una filosofía que se basa en la idea de que todo se puede hacer mejor, que siempre hay procesos que se pueden optimizar, aunque sea en el más mínimo detalle. Sus orígenes datan de finales de la II Guerra Mundial, cuando Japón afrontaba un futuro plagado de incertidumbres y con una acusada escasez de recursos. Este panorama crítico llevó al país del sol naciente a repensar la manera como se hacían las cosas.
La meta es evolucionar de forma constante para mejorar los resultados en todos los entornos de la empresa. Se basa en cinco conceptos que se conocen como las 5S:
1. Seiri o clasificación. Implica la clasificación de un proceso como útil o inútil
2. Seiton u organización. Supone decidir y definir qué se va a hacer con lo que se considera inútil y cómo se prioriza y se impulsa lo calificado como útil.
3. Seiso o limpieza. Se debe garantizar que todos los procesos se realicen con orden y limpieza.
4. Seiketsu o estandarización. También es necesario cuidar el proceso y rutina de trabajo mediante una primera evaluación.
5. Sheitzuke o mejora constante. Implica fomentar la disciplina y el autocontrol de todas las rutinas para incrementar la productividad.
Además de estos conceptos, hay una serie de principios de la filosofía Kaizen que tendrán un impacto en conseguir el objetivo final: la mejora del negocio.
• Innovar. Hay que dejar de lado las ideas convencionales, cuestionarlas y salir de lo habitual y dar el paso de realizar el trabajo de manera diferente para comprobar si los resultados mejoran. Detrás de esta idea debe estar la búsqueda del progreso y el enriquecimiento de las rutinas de trabajo. Preguntarse varias veces por las causas de los problemas puede ayudar a encontrar soluciones innovadoras.
• Actuar. Es indispensable hacer que las cosas sucedan, con un pensamiento positivo: en vez de pensar en las dificultades y en que hay cosas que son imposibles, es mejor pensar en cómo sí se podrían hacer. Si en algún momento algo sale mal, es necesario remediarlo cuanto antes.
• Aprender. De cada uno de estos cambios, aunque sean pequeños, hay que extraer conclusiones valiosas y aprendizajes que ayuden a optimizar las rutinas de la empresa. No hay que aspirar a la perfección, sino enfocarse en la creatividad y en el conocimiento. La sabiduría de varias personas es mucho mayor que la de una sola.
• Ahorrar. Es necesario buscar fórmulas para reducir al máximo el despilfarro y los gastos innecesarios. Cualquier ahorro supone también una mejora en los costes de los procesos, por lo que se cumplirán los objetivos que hay detrás de Kaizen.
• Comunicar. Todos los cambios que han tenido un efecto positivo y que se ha demostrado que suponen un enriquecimiento para los procedimientos internos, deben compartirse con el resto de la organización. Aunque otras áreas no realicen los mismos procesos, pueden adaptar los nuevos conocimientos a sus rutinas y beneficiarse de los efectos positivos.
• Mejorar. No hay que dejar de mejorar nunca y hay que buscar la conocimiento. Esta mentalidad debe ser parte del día a día de la organización, debe guiar el comportamiento en cada una de las tareas de las distintas áreas y, en definitiva, integrarse en la cultura corporativa.
Pasos para aplicar el método Kaizen
Hay una serie de pasos y actuaciones que se tienen que aplicar de manera ordenada para llevar estos principios del método Kaizen a la realidad de las empresas. Todos ellos se basan en el ciclo PDCA, que son las siglas de planificar, hacer, comprobar y actuar.
Estas son las siete etapas de Kaizen:
1. Identificar oportunidades de mejora. En esta etapa se deben diagnosticar los problemas que afectan al proceso en el que se aplicarán las innovaciones para buscar una mayor calidad y crear más valor.
2. Mapear el proceso tal como está actualmente. Describir el proceso sobre el que se va a actuar permitirá tener una visión más clara sobre cuáles son los aspectos en los que se puede intervenir de forma inmediata y efectiva.
3. Desarrollar la mejor solución para alcanzar la mejora en el proceso. Es el momento de diseñar la medida que se va a aplicar, cómo se va a implementar y los pasos que se van a seguir, así como determinar quiénes lo realizarán.
4. Llevar a la práctica la solución que se ha diseñado. La fase de ejecución implica pasar a la acción.
5. Supervisar el nuevo procedimiento y realizar los ajustes necesarios. Esta etapa de control es fundamental para determinar si todo sale según lo planificado o si es el momento de aplicar algunas modificaciones.
6. Buscar un estándar de calidad en el procedimiento que está siendo objeto de mejora. Es necesario aspirar a obtener resultados óptimos que hagan que valga la pena realizar estos cambios.
7. Evaluar el proceso y los resultados. Una vez cumplido todo el proceso de cambio, es el momento de sacar conclusiones y determinar si se ha mejorado o no, en qué grado, qué impacto tendrá esa mejora, si es posible realizar algún otro cambio o adaptación para potenciar los resultados y el impacto en el proceso.
Será fundamental designar a una persona que sea la responsable de implementar la metodología Kaizen, incluida la comunicación de esta nueva filosofía en la empresa y la dirección de los procesos de mejora. En definitiva, se trata de un método de gestión enfocado en cambios pequeños que pueden tener un enorme impacto en la eficiencia y en los resultados de la empresa, pero implica un cambio de mentalidad y de cultura organización, que estará marcada por la mejora continua de Kaizen.