Ilier Navarro. Las reuniones en las empresas tienen partidarios y detractores. La división se acentúa cuando se trata de encuentros en formato híbrido. Y es que no son pocas las voces que consideran que en demasiadas ocasiones se convocan reuniones que son innecesarias y que la relación de temas que se va a tratar se podría resolver de manera más ejecutiva, con una llamada telefónica o con un email. Pero también es cierto es que son una herramienta de trabajo necesaria para el intercambio de ideas, para compartir datos y para consensuar estrategias. A continuación, encontrarás algunos consejos para organizar reuniones más eficientes.
La frustración por la pérdida de tiempo de trabajo que pueden causar las reuniones si se convocan de manera excesiva e injustificada puede generar tiranteces en los equipos de profesionales. Si a ello se suma una convocatoria en formato híbrido, en la que parte de los convocados acude presencialmente y otra parte lo hace en remoto, la situación puede ser aún más estresante por las barreras tecnológicas y la mala organización. Según un sondeo de Panasonic, el 65% de los empleados encuestados intentan no participar en encuentros de formato híbrido y el 58% de quienes sí asisten asegura que tiene dificultades para participar de manera activa en reuniones virtuales.
Pero más allá de la barrera tecnológica, está el hecho de que la convocatoria de este tipo de encuentros profesionales se ve como un “ladrón de tiempo”: desde febrero de 2020, justo antes de la pandemia, los empleados pasan tres veces más tiempo en reuniones y llamadas híbridas por semana. Y lo peor es que son poco eficientes, porque el 55% de los encuestados asegura que las conclusiones que obtienen tras una reunión son poco claras, impactando en la productividad laboral.
De ahí la importancia de reformular la manera como se convocan estas reuniones y los criterios que se deberían seguir antes de agendar un encuentro de trabajo.
5P para reuniones más eficientes
Conscientes de este problema, en la Universidad de Alicante han elaborado un método para ayudar a los responsables y directivos a organizar de manera más racional los encuentros profesionales, proporcionando criterios para tener más claridad sobre cuándo es conveniente convocar a los empleados a una reunión. Se basa en cinco conceptos que empiezan por la letra “p”, de ahí que el método se conozca como el de las 5P, que asegura reuniones eficaces y productivas. Son los siguientes:
Conscientes de este problema, en la Universidad de Alicante han elaborado un método para ayudar a los responsables y directivos a organizar de manera más racional los encuentros profesionales, proporcionando criterios para tener más claridad sobre cuándo es conveniente convocar a los empleados a una reunión. Se basa en cinco conceptos que empiezan por la letra “p”, de ahí que el método se conozca como el de las 5P, que asegura reuniones eficaces y productivas. Son los siguientes:
1. PROPÓSITO. La reunión se tiene que convocar siempre con un motivo claro, conciso y específico para que los participantes estén preparados y sepan los temas que se van a abordar. Es importante que antes de la convocar el encuentro, tengas claro cuál es el objetivo que se pretende conseguir, los temas que se debatirán y los resultados que se espera obtener. El propósito se debe compartir con los participantes, a los que se debe facilitar una agenda concreta para que se enfoquen en él.
2. PARTICIPANTES. Es necesario saber elegir bien a quiénes se les va a pedir que asistan. La elección de los participantes debe ser cuidadosa y se les tiene que invitar con la antelación necesaria para tener un mayor nivel de certeza de que podrán acudir a la convocatoria. Es necesario intentar que el número de participantes no sea muy extenso para evitar que el encuentro se alargue en exceso. Para fomentar el intercambio de ideas y de información, es necesario crear una atmósfera abierta y de confianza, donde todos los convocados se sientan cómodos al expresarse, sin temor a represalias. Es muy recomendable fijar unas reglas de participación, el respeto a los turnos de palabra, evitando interrupciones y fomentando la escucha activa. Lo ideal es que todos participen activamente.
3. PROGRAMA. Hay que compartir y respetar un orden del día que deberá crear el organizador. Se les debe enviar a los participantes con antelación para que conozcan los asuntos a tratar, el tiempo estimado y quién será el moderador, que deberá hacer un seguimiento del tiempo para que la reunión respete en la medida de lo posible el horario establecido. Esta gestión del tiempo es muy importante porque se deben abordar todos los temas agendados. Además, es muy conveniente llevar un registro de las decisiones más importantes y las actuaciones que se van a desarrollar, designando responsables de cada una de ellas. Por último, si se trata de reuniones periódicas, al comenzar habrá que destinar unos minutos para dar cuenta de los avances y progresos en las acciones acordadas previamente.
4. PROCEDIMIENTO. Se debe tener claro cómo se desarrollará el encuentro, quién ejercerá de moderador, las normas de discusión y quién se encargará de tomar nota de los acuerdos y conclusiones. La puntualidad debe ser la norma para empezar y concluir a tiempo, respetando los turnos de intervención.
5. PREPARACIÓN. La organización previa es clave para celebrar reuniones más eficientes. Los convocados deben pensar previamente en los temas que se van a abordar para que sean capaces de discutir y aportar soluciones a los temas que se van a tratar. Habrá que prever qué recursos se van a necesitar, como presentaciones o archivos o conexión a salas virtuales. Si hay documentos relevantes para el debate, se deberán enviar a los intervinientes con carácter previo para que dé tiempo a revisarlos y aclarar a los participantes si deberán aportar información relevante antes y durante la convocatoria. Antes de comenzar, habrá que dedicar unos minutos a resumir la reunión anterior, a mencionar los temas a tratar, a ordenar las intervenciones y el tiempo con el que contará cada una de las personas, respetar el turno de palabra, dejar un tiempo para aclarar dudas y repasar las conclusiones antes de finalizar.