Ilier Navarro. Eficiencia y eficacia. Estas son las claves del método Kanban (etiquetar, en japonés), un sistema de gestión que nació en Toyota en la década de los años 50, cuando comenzó con el modelo de producción “just-in-time”. De esta manera, podían reducir stocks y ahorrar costes. Con este método es posible detectar las necesidades de recursos en cada etapa de la producción de un servicio mediante tarjetas, facilitando un mayor nivel de transparencia en la asignación y cumplimiento de tareas. Kanban se popularizó cuando saltó a la industria del software y, desde allí, lo hizo a diferentes sectores. Está especialmente indicado para entornos de trabajo altamente flexibles que requieren de una priorización y supervisión constante de tareas.
Kanban se encuadra en las conocidas como metodologías ágiles para la gestión de proyectos y se basa en una serie de principios y prácticas, así como en materiales: los tableros y las tarjetas. Su objetivo es elevar los niveles de eficiencia y sus ventajas son numerosas: es una metodología de trabajo muy visual y sencilla de utilizar, fácil de comprender y se puede aplicar a distintos sectores y departamentos dentro de la empresa.
Kanban: un tablero y cuatro principios
Para utilizar el método, se necesita un tablero que se dividirá en tres o cuatro columnas (puede que más) en las que se incluirán todas las tareas mediante el uso de etiquetas o de los clásicos post-it de colores. Estos irán fluctuando de una columna a otra según el estado de cumplimiento en el que se encuentren. El mínimo de columnas son las siguientes:
1. HACER. Son las tareas que están pendientes de realizar.
2. EN CURSO. Aquí se incluyen las tareas que se están desarrollando.
3. A PROBAR. En esta columna se agrupan las tareas que se deben testear, es decir, que deben contar con la valoración del cliente, por ejemplo.
4. COMPLETADAS. Aquí van las tareas que ya se han finalizado.
Pero esto no es lo único. Existe también una serie de principios que se deben respetar:
• Garantía de calidad. El equipo debe aspirar a que todas las tareas se deben hacer bien desde el primer intento. La prioridad no es la rapidez, sino la calidad porque en muchas industrias los errores son irreversibles o se gasta mucho tiempo y recursos en arreglarlos.
• Reducción del desperdicio. Es el principio Yagni: lo que sea que haya que hacer se debe realizar utilizando los recursos justos, pero sin escatimar en calidad, pensando siempre en que tiene que salir bien. Todo lo que sea innecesario o secundario debe quedar fuera.
• Mejora continua. Los proyectos se tienen que mejorar en la medida de los posible con tal de conseguir los objetivos planteados.
• Flexibilidad. Hay que ser flexibles a la hora de determinar si se priorizan las nuevas tareas entrantes o las que están acumuladas como pendientes, todo dependerá de las necesidades de cada momento. De este modo, se mejora la capacidad para dar respuesta a los imprevistos.
Pasos previos para implantar Kanban
Para implementar la metodología Kanban ya sea en un departamento concreto, para un proyecto específico o bien para toda la organización, será necesario tener clara las distintas etapas de los procesos que se pretenden agilizar. Para ellos, será necesario:
a) Segmentar el flujo de trabajo. Esto requerirá crear un tablero adaptado al proyecto, que deberá situarse en un lugar accesible para todo el equipo. Las columnas del tablero variarán según los diferentes estados en los que se puede encontrar una tarea, dependiendo del flujo de trabajo concreto. Es decir, debe reflejar los pasos que deben dar desde el principio hasta el final. Si se necesitan más de cuatro columnas, no habrá problema, se trata de una metodología flexible y moldeable a la realidad de cada departamento. Las nuevas tareas que vayan surgiendo se acumularán en el apartado inicial para que se vayan situando en el apartado correspondiente, dependiendo de las prioridades de cada momento.
b) Visualizar las fases de cada objetivo. El trabajo se dividirá en distintos segmentos para agilizar el proceso de producción. Cada parte se escribirá en un post-it, incluyendo información básica como las horas estimadas de dedicación, y se pegará en la columna correspondiente de nuestro tablero. Además, se pueden utilizar tarjetas destacadas para marcar un bloqueo, alertando de esta manera que hay un área a la que le falta completar una tarea. También se puede designar a los responsables de cada tarea. Todo con tal de que la carga de trabajo sea más transparente para todos los integrantes del equipo.
c) Priorizar el trabajo en curso. La metodología Kanban se basa en la idea “stop starting, start finishing”, algo así como “no empieces algo nuevo, termina lo que ya has empezado”. De esta manera, el equipo se centra en cerrar procesos, sin dejarlos a medias. Hay un tiempo limitado para hacerlo y, por tanto, hay que centrarse en cumplir con las metas en cada fase. Para lograrlo, hay que determinar cuánto será el máximo número de tareas que se puede tener en cada una de las fases, agilizando el trabajo que está en desarrollo. Solo se podrá abrir una nueva tarea cuando ya se haya terminado otra.
d) Controlar el flujo. Kanban mantiene a los trabajadores con un flujo de trabajo constante y por ello combina tareas con proyectos. El seguimiento de los procesos que se están desarrollando debe ser pasivo, lo menos intrusivo posible, para evitar interrupciones en quienes se encuentran inmersos en terminar una tarea.
Kanban es solo una de las numerosas metodologías que ayudan a las empresas a gestionar los flujos de trabajo. Lo importante es conocerlas para determinar cuál de ellas se adaptaría mejor a la realidad de la organización en cuestión. En este caso Kanban en un método ágil, fácil de implementar y, sobre todo, se puede amoldar a la distintas realidades organizaciones. De ahí su valor.