Ilier Navarro. Organizar un evento especial o una cena de empresa en Navidad es ya una tradición en muchas compañías. Las oficinas o sedes suelen también decorarse para que haya un ambiente más acogedor a medida que se acercan estas festividades, pero los responsables de planificar el encuentro suelen tener un extra de presión sobre los hombros para que todo salga bien. Y es que se trata de una oportunidad para unir a los equipos, para celebrar los hitos conseguidos a los largo de los últimos doce meses y para avanzar las estrategias de cara al siguiente ejercicio.
Aunque si se dispone de presupuesto suficiente la planificación se suele encargar a una agencia especializada, en la mayor parte de las empresas de tamaño pequeño mediano se deja la organización de la fiesta de Navidad en manos del área de recursos humanos o bien de algún responsable. Hay profesionales a los que les entusiasma este reto, pero también hay quien lo ve como un problema adicional a los que debe resolver en el día a día. Sin embargo, puede ser más llevadero si se planifica mediante un listado organizado de asuntos que se deben resolver.
Antes de comenzar con la planificación, es necesario tener en cuenta una serie de aspectos que habrá que definir:
• Objetivo. ¿Se trata de crear un entorno relajado para que la gente lo pase bien? ¿O es algo más informal de lo habitual, pero en el entorno corporativo? Dependiendo del objetivo que se plantee, se podrá optar por un formato o por otro. También ayudará a definir el horario y el día: no es lo mismo celebrar una comida en un restaurante el mediodía de un jueves, por ejemplo, que celebrarlo en un local un viernes por la noche con música en vivo o en las propias oficinas. Todo dependerá del objetivo que plantee la dirección de la empresa.
• Presupuesto. Los recursos disponibles para organizar la celebración delimitarán el alcance de la misma, el lugar y el formato. En algunos casos, se puede encargar un catering para que se traslade a las propias instalaciones de la firma y celebrar en un formato cóctel con costes más contenidos. Y en otros, se podrá alquilar un establecimiento y contratar animación. Lo más habitual es hacer una reserva en un restaurante con la antelación necesaria y elegir entre las distintas opciones de menú, según la partida de recursos disponible.
• Invitados. Muchas veces estas fiestas de Navidad se limitan únicamente a los trabajadores de la empresa. A veces, se les pide que acudan con su familia y se preparan sorpresas o se organiza una guardería o talleres de animación para los hijos. En otros casos, se deja que cada área organice su propio evento, para afianzar el equipo a una escala menor. Y también están los eventos abiertos, por ejemplo, a colaboradores externos que han participado en distintos proyectos a lo largo del año. Incluso, algunas empresas organizan una gran fiesta no solo para el personal, sino también para otros públicos de interés, como clientes, incluso representantes de los medios de comunicación y autoridades, etc. Sin embargo, lo habitual es que se centre únicamente en el personal interno y, en caso de ser necesario, se organice un evento aparte para otros públicos.
• Formato. Habrá que determinar si se va a organizar una comida con todos los invitados sentados en la mesa o en varias mesas, si se va a hacer un cóctel, si va a haber barra libre, si se va a hacer una celebración más discreta limitada a la hora de comer… Esto ayudará también a definir si se utilizarán las instalaciones propias o si es preferible acudir a un espacio externo especializado en eventos. El responsable también deberá comprobar el tipo de comida y bebida que se va a servir (teniendo en cuenta alergias), si incluye música ambiental o si hay posibilidad de contar con algún tipo de espectáculo en vivo. No son pocas las compañías que optan por ir a un “escape room” o por organizar un encuentro más lúdico, con espectáculos de magia, etc. Por otra parte, en algunas firmas se organizan sorteos de cestas de Navidad, jamones u otros regalos, mientras que en otras se aprovecha este momento para entregar reconocimientos a los empleados que cumplen una cifra redonda dentro de la compañía, que se jubilan, que han obtenido un logro especial, etc. Todo ello condicionará la manera como se va a materializar la celebración corporativa de la Navidad.
• Comunicación y confirmación de asistencia. Muchas veces se pasa por alto la necesidad de informar previamente a los trabajadores y colaboradores de la fecha de la fiesta de Navidad y se deja todo para última hora. Lo ideal es planificar en un calendario el envío de un email o de una publicación en la intranet corporativa informando de los planes de la empresa para celebrar las fiestas navideñas, con la fecha, el formato y el lugar. Se puede jugar también con crear cierta expectación si se va a incluir algún tipo de espectáculo o entretenimiento. Pero lo importante es comunicar con antelación suficiente los datos fundamentales del evento (fecha, hora, lugar, formato, etc.) y publicar recordatorios, así como un formulario o email para confirmar la asistencia.
• Agenda del evento. Como se ha indicado, algunas empresas contratan a profesionales para realizar algún tipo de espectáculo. Otras optan por contar con músicos para que el personal se anime a cantar o a bailar. En otros casos, se preparan sorteos y reconocimientos. En todo caso, siempre será conveniente ordenar los acontecimientos dentro del evento y que el máximo responsable diga unas palabras de ánimo, en tono positivo, sobre el propósito de la compañía, sobre la importancia de que todos los empleados trabajen unidos y con compromiso, destacando los logros del año que termina y las metas para el nuevo curso. No es buena idea dejar esto a la improvisación y será conveniente que los directivos preparen previamente lo que van a decir.
• Detalles para los empleados. También puede ser una buena idea entregar un detalle a cada trabajador al terminar la celebración. En algunos casos, la entrega de una cesta de Navidad deja de ser una liberalidad y se transforma en un derecho adquirido y la empresa no puede negarse a entregarla, por lo que habrá que consultar con un asesor del área laboral si este es el caso.