Una de las principales incertidumbres que tienen las empresas cuando realizan cuantiosas inversiones en tecnología es la alta probabilidad de que esta se quede obsoleta en poco tiempo. Eso sin contar con el impacto medioambiental que puede tener el recambio de aparatos que se dejan de utilizar. De ahí que haya surgido el renting como posible solución. Se trata de una modalidad de contrato de alquiler a largo plazo, muy habitual para contar con coches de empresa, que también se puede aplicar a los equipos tecnológicos, ya sean ordenadores, impresoras, tablets, móviles, etc.
Mediante la firma de un contrato de renting a largo plazo, la empresa se compromete a pagar una cuota mensual o trimestral, aunque también se pueden pactar pagos semestrales o anuales, por el uso de dispositivos o servicios tecnológicos que les ofrece un proveedor. Cuando finaliza la vigencia del documento, el empresario tiene la posibilidad de renovarlo, manteniendo los equipos o bien actualizándolos y devolviendo los antiguos. De esta manera, puede contar con tecnología renovada y con mayor liquidez, al no tener que desembolsar una gran cantidad de recursos para invertir en software y equipos informáticos, por ejemplo. Por el contrario, lo que tiene es un gasto recurrente y, en muchas ocasiones, incluye el mantenimiento.
Precisamente por estas características, son los pequeños despachos los que más recurren a este tipo de contratos debido a que estos pagos tienen un impacto menor en su tesorería. Con el renting, cuentan con la posibilidad de acceder a equipos tecnológicos que les permite seguir siendo competitivos, pero sin el elevado coste que supondría invertir en ellos con sus propios recursos. Al contar con la última tecnología, también suele mejorar la eficiencia energética y la gestión misma de su actividad diaria.
Por otra parte, el renting también contribuye a la economía circular porque muchos de los aparatos y equipos que terminan su contratos son actualizados y reacondicionados para ponerse a la venta y salir al mercado a un precio más ventajoso. De este modo, se optimiza el uso de recursos y se reduce el impacto ambiental negativo que supone la fabricación de nuevos aparatos. En muchos casos, son las propias marcas fabricantes las que ofrecen soluciones de renting a las empresas.
Ventajas del renting tecnológico
La Cámara de Comercio de Valencia señala una serie de ventajas que conlleva el renting tecnológico, especialmente para empresas de menor tamaño o para empresarios que acaban de poner en marcha su negocio. Son las siguientes:
• Mejor gestión de la tesorería de la empresa. Uno de los aspectos positivos del renting es que permite al empresario no tener que realizar una gran inversión para contar con el ordenador, tablet o teléfono móvil que necesitas, incluso si es un aparato de alta gama. Los pagos mensuales ofrecen una mayor flexibilidad y comodidad en el abono de la tecnología más actualizada y durante un tiempo limitado. Al no tener que realizar un desembolso importante de dinero, la empresa no se descapitaliza y puede invertir sus recursos financieros en otras áreas prioritarias para la buena marcha del negocio.
• Acceso a la última tecnología. Para optar a equipos más modernos, solo se necesita que termine el contrato y firmar uno nuevo para que la empresa se dote de tecnología de última generación y actualizada. La organización no pierde competitividad por tener que amortizar equipos que se van quedando obsoletos con cada día que pasa y se asegura contar con equipos con funcionalidades de vanguardia tecnológica.
• Flexibilidad y variedad. El renting tecnológico permite acceder a una amplia variedad de elementos, tanto de hardware como de software o de otros servicios asociados.
• Soporte técnico. Al ser un contrato de alquiler a largo plazo, el equipo no es propiedad del arrendatario. En este caso, la empresa proveedora del renting tecnológico suele asumir cualquier inconveniente con el dispositivo, aunque siempre será recomendable revisar con detenimiento las cláusulas del contrato para conocer las limitaciones que se han establecido.
• Control de gastos. El pago de las cuotas del renting es siempre el mismo por el tiempo establecido en el contrato, sin sorpresas ni altibajos, lo que supone una seguridad para la gestión de recursos y para la contabilidad de la empresa.
• Ventajas fiscales. Las empresas y autónomos pueden desgravar el IVA de la cuota mensual del renting. Si se trata de un dispositivo básico para la actividad del negocio, cuentan con la posibilidad de deducir dicha cuota al completo.
• El período de alquiler es a corto y medio plazo, va de 1 a 4 años. Esto significa que en un plazo breve se puede disponer nuevamente de la última tecnología, por lo que la empresa no pierde su sitio en el mercado como consecuencia de la obsolescencia de sus equipos. Existe la posibilidad de ampliarlo cuando finaliza.
• No es necesario incluirlo en el balance de la empresa, ni como inmovilizado en el activo, ni deuda en el pasivo. De este modo, el renting no influye en el ratio de endeudamiento, por lo que no es una barrera para acceder a créditos, por ejemplo, para invertir en actividades que son más relevantes para el desarrollo del negocio.
Por otra parte, las empresas de renting evolucionan y suelen ofrecer servicios especializados y pensado para satisfacer las necesidades de sectores muy concretos. También se pueden acordar servicios más personalizados y adaptados a las circunstancias de la empresa, tanto en relación con las características de los equipos como de las cuotas y servicios adicionales. Las desventajas se pueden resumir en que se trata de contratos que comprometen por varios años y que los equipos, finalmente, no son un activo más de la empresa que después se pueda vender. Con todo, el renting tecnológico es una alternativa más que puede facilitar a muchas empresas de distintos tamaños el acceso a la última tecnología en condiciones más favorables.