Para muchas empresas, y también despachos, la prioridad para este nuevo año 2025 que comienza será la mejora de la eficiencia del negocio y esto, en la mayoría de los casos, implica reducir el gasto y ahorrar en costes innecesarios. Sin embargo, muchas medidas que pueden tener un impacto positivo en las cuentas del despacho están relacionadas con decisiones vinculadas a la mejora de la gestión y de las partidas más pequeñas que, en el día a día, pasan desapercibidas. A continuación, algunas iniciativas que pueden ser los ejes para el plan de ahorro de costes de su despacho.
Revisión de proveedores
La inflación ha afectado a casi todas las empresas y esto ha obligado a muchas firmas a cambiar la gestión de las compras y a revisar los servicios externalizados y sus contratos. Aunque hay que invertir tiempo, puede ser conveniente solicitar al personal administrativo del despacho que pida presupuestos a distintas empresas competidoras de aquellas con las que trabajas actualmente. De esta manera, aumentarás el portfolio de proveedores.
Con este paso, podrás comprar a distintos proveedores que ofrezcan condiciones más convenientes sobre distintos productos, algo que la mayoría de las compañías suelen condensar en un mismo proveedor.
Por otra parte, con los presupuestos que se han solicitado a los nuevos proveedores, tienes la posibilidad de renegociar las condiciones pactadas actualmente y buscar mejores precios o mejores prestaciones. Si no es posible, lo positivo es que ya cuentas con una oferta alternativa de una empresa del sector.
Otra opción que te puede ayudar a recortar costes relacionados con los proveedores de servicios es delegar la prestación de servicios en trabajadores autónomos en lugar de contratar con empresas. Muchos de estos profesionales son expertos sénior que pueden prestar un servicios de buena calidad, de manera personalizada, con una relación más directa y comprometida a nivel humano, de modo que se puede realizar las mismas funciones a un coste menor y con calidad. Habrá que cuidar al detalle los contratos mercantiles que se firmen para reducir los posibles riesgos legales.
También será necesario evaluar si las compras de determinados insumos se pueden realizar por volumen para obtener precios más ajustados, si hay costes adicionales en los servicios ya contratados de los que se puede prescindir o si existen alternativas de financiación que puedan resultar más ventajosas que las actuales a la hora de abonar las facturas. Por ejemplo, si es necesario comprar nuevos equipos informáticos, habrá que valorar si conviene adquirirlos al contado por un menor precio, con financiación o bien a través de otras modalidades, como el renting.
Gestión de cobro de facturas
Otro de los flancos a atacar es la gestión de los cobros de facturas a crédito de los clientes, especialmente de aquellos que han tenido antecedentes de impago o de pago con retrasos. Se puede poner el foco en reducir los plazos de cobro y en incentivar mediante descuentos el abono inmediato o a corto plazo de la deuda.
Por otra parte, hay opciones para anticipar el cobro de facturas, transformando las ventas a crédito en operaciones al contado y así tener dinero líquido en caja. Puede resultar de interés el factoring sin recurso, que consiste en que una entidad financiera abona la factura de manera inmediata cobrando una comisión. Además, es ella la que asume el riesgo de impago del deudor.
Costes energéticos y de suministros
Para atacar esta partida de gastos, será necesario analizar previamente a cuánto asciende el consumo energético y de dónde procede o para qué se usa: cuánto se gasta en la climatización de la oficina, en la iluminación, en el uso de equipos informáticos, en consumo de gas, teléfono, etc. Con este diagnóstico, habrá más claridad sobre cuáles son las teclas que hay que tocar para ahorrar.
Se puede negociar con una comercializadora un nuevo tipo de contrato, por ejemplo, a largo plazo a cambio de una tarifa más reducida que la actual. En electricidad, se debe mirar la potencia que se ha contratado y valorar si realmente se utiliza; de no ser así, se puede reducir y recortar algo el gasto. Otra alternativa consiste en agrupar suministros para obtener mejores precios. El mercado es muy competitivo y puedes encontrar buenas ofertas o aprovechar distintas campañas de descuento.
Hay otras inversiones pequeñas que pueden ayudarte a reducir el consumo de distintos suministros. Por ejemplo, en el agua, puedes instalar grifos eficientes y sanitarios con la opción de doble descarga de agua, aislar ventanas y puertas para que no haya filtraciones exteriores de aire frío y no se gaste tanto en calefacción. También conviene prestar atención a los conocidos como “plan renove” de ventanas o calderas para mejorar la eficiencia energética y recortar el importe de las facturas.
Gastos de telefonía y conectividad
Asimismo, puede resultar conveniente revisar periódicamente los posibles cambios en las tarifas contratadas para las distintas líneas telefónicas del despacho, tanto fijas como móviles. A veces, se contratan ofertas y cuando terminan no nos damos cuenta y se paga de más.
Las mejoras en el sector de telecomunicaciones son continuas y la competencia por precio suele ser bastante agresiva. Como se suele decir, a río revuelto, ganancia de pescadores y, en estos casos, los clientes pueden ganar. De ahí que convenga echar un vistazo cada cierto tiempo a las ofertas de distintas compañías sobre planes similares a los que utilice el despacho en la actualidad, si ofrecen terminales gratuitos o mejores prestaciones en cuanto a velocidad de conexión a Internet.
Gastos en seguros
Los seguros suelen subir año tras años y algunas empresas del sector asegurador, como las de telecomunicaciones, también suelen ser muy competitivas. Habrá que estar atentos a las fechas de renovación de las coberturas para contactar con distintas empresas y conocer sus tarifas y prestaciones. Es muy probable que cuando le digas a tu aseguradora actual que tienes una oferta de otra compañía te ofrezcan alternativas para retenerte como cliente. Sin embargo, hay que evitar caer en situaciones de infraseguro por reducir costes, ya que estarías contratando una cobertura más reducida que la que necesitas en tu negocio. Y lo mismo ocurre con los sobrecostes: es posible que tengas una póliza con coberturas que sean excesivas para lo que requiere tu negocio y, si la rebajas, pagarás menos.
Permanecer fiel a la misma aseguradora durante años no suele ser una buena decisión: puedes mirar también aquellas que están en una estrategia de crecimiento o que son nuevos actores en el mercado: suelen ofrecer mejores condiciones por las mismas prestaciones.