Conectar con otras personas cara a cara, algunas de las cuales pueden ser futuros clientes o potenciales aliados para desarrollar nuevos servicios, es uno de los principales objetivos cuando una empresa decide organizar un evento de networking. La idea es congregar en un mismo espacio y durante un tiempo limitado a distintas personas con las que la firma está interesada en contactar de manera directa y presencial, generando una oportunidad para el intercambio de opiniones, para conocer sus necesidades de asesoramiento y abrirse a posibles colaboraciones futuras. Se trata de una herramienta de marketing que puede ser de enorme eficacia, pero será indispensable cuidar cada detalle de la planificación y evaluar los resultados.
En un primer momento, el organizador debe plantear el evento con apertura de mente, creatividad y con una mentalidad de escucha activa, buscando puntos de conexión entre la oferta del despacho y las necesidades de estos potenciales clientes. Habrá que conectar con los intereses de los participantes, de manera que perciban que acudir e invertir tiempo en participar es algo ventajoso para ellos o para su negocio.
Preparación del personal del despacho
Todos los integrantes del despacho deben ser conscientes de que organizar un evento de netoworking es una inversión y una oportunidad para reencontrarse con antiguos clientes o para conocer a otros nuevos. Es decir, deben saber que se trata de un medio para alcanzar una serie de objetivos relacionados con la captación de clientes, para reforzar los vínculos con quienes ya lo son o para buscar posibles socios o alianzas. De esta manera, serán más conscientes de que lo relevante es encontrar puntos de encuentro o áreas de colaboración en las que el despacho pueda apoyar, con sus servicios, las iniciativas de los asistentes al evento.
Por otra parte, también será una buena ocasión para intentar que los clientes que ya se tienen en cartera amplíen los servicios que tienen contratados, ya sea en la misma área de práctica o bien con otros departamentos del bufete.
Es importante crear conciencia de que no se trata de que el personal del bufete haga acto de presencia y acuda al evento sin más, sino que hay que prepararse y fijarse objetivos concretos: hablar con un número determinado de personas o bien con los representantes de una empresa concreta; presentar al resto del equipo a un contacto y explorar la posibilidad de que se les pueda prestar asesoramiento en otras áreas.
Para ello, es recomendable que se celebre previamente una reunión de coordinación en la que queden claras las metas que se persiguen y que las interacciones se deben cuidar al máximo, incluso las que parezcan de menor interés. Todo comunica y todo transmitirá la imagen de la empresa. Habrá que cuidar que los participantes del despacho estén bien provistos de tarjetas de visita, que siguen siendo una herramienta fundamental para este tipo de encuentros a pesar de los avances digitales.
Antes del evento
Previamente, será necesario adoptar una serie de decisiones fundamentales. En primer lugar, habrá que fijar un presupuesto y elegir el formato del evento, dependiendo de los objetivos que se persigan: podrá centrarse en una temática en particular, una nueva regulación que entra en vigor o la manera en que las empresas deben prepararse para el cumplimiento de una nueva ley. La elección es de vital importancia porque se tendrá que acoplar tanto el interés de la firma de generar más negocio como al de los asistentes. Debe tener gancho y abordar un asunto que les afecte y/o les preocupe si queremos que el público objetivo dé el paso de dedicar parte de su tiempo a asistir a la jornada.
También habrá que decidir el lugar, la fecha y la hora, el catering, si se les entregará un dosier a los asistentes o algún otro material informativo, como las tarjetas de los ponentes o de los profesionales que intervengan. Previamente será necesario cerrar un calendario para el envío de las invitaciones, los recordatorios y elegir cómo se registrará la confirmación de la asistencia. Asimismo, se tendrá que planificar la publicación y difusión del evento en las redes sociales del despacho o, incluso, el envío de una nota de prensa a medios especializados o sectoriales, en caso de que se dirija a empresas y actores de una industria concreta. La lista de invitados y la manera como se contactará con ellos también son dos aspectos que se deben cuidar al máximo.
El cuidado de los detalles será clave: cómo se sentarán las personas que intervengan, con cuánto tiempo contarán, qué contenidos se van a priorizar, el diseño de la presentación gráfica de los contenidos (que debe ser sencilla, resumida y destacando conceptos clave), la disposición de los invitados, el tiempo para preguntas, etc. Es conveniente que el propio equipo prepare algunas consultas en caso de que nadie plantee dudas, con el fin de destacar determinadas problemáticas que pueden ser de interés para los asistentes.
Puede ser útil que el socio director o directora del despacho tome la palabra en la apertura del evento para dar la bienvenida a los asistentes, contarles las principales novedades e hitos del despacho y las proyecciones futuras. También para repasar las distintas áreas de práctica y la posibilidad de prestar asesoramiento en todas ellas, así como para destacar el nivel profesional del equipo y la excelencia del trabajo que desarrollan.
Networking
El momento posterior a la sesión o jornada, si celebra un cóctel o un desayuno, se deberá aprovechar para hacer networking. Lo ideal es que se hable con los asistentes, se les pida su opinión sobre los temas que se trataron, qué percepción tienen de la jornada y preguntarles si hay algún otro asunto que pueda ser de su interés para ellos o para sus empresas.
La escucha activa es esencial en este momento del evento y habrá que prestar atención a los asuntos en los que el despacho pueda colaborar. Si durante la charla surge alguna consulta de un departamento concreto, se puede optar por presentar directamente al abogado o abogada que pueda ayudarles. Es decir, hay que interactuar con vocación comercial y de servicio, de modo que la inversión que la firma haya realizado en la organización del evento genere retornos y se alcancen los resultados esperados.
Evaluación
Posteriormente, será necesario evaluar los resultados del evento y obtener conclusiones: si la jornada se ha ajustado a lo que se esperaba, si se han cumplir los objetivos, si hay aprendizajes y mejoras para aplicar en los siguientes encuentros que se programen, etc. Puede ser de gran utilidad enviar una encuesta para conocer la opinión de los asistentes y ver cómo se puede mejorar.
Asimismo, los abogados y profesionales que hayan asistido pueden celebrar una reunión de valoración interna. En ella se compartirán los temas de interés del evento y se explicará sobre qué contactos se puede hacer un seguimiento posterior o si hay que llamar a alguno de los invitados para dar respuesta a las consultas que hayan planteado. En definitiva, el evento no termina el día que se celebra, sino que sus consecuencias se deben sentir a posteriori.
Más allá de la estrategia puramente comercial o de marketing, el foco también podrá ponerse en medir el pulso del mercado, posibles tendencias, nuevos servicios que demanden los clientes e identificar oportunidades de colaboración, aprovechando que la comunicación interpersonal y cara a cara proporciona información de valor y la posibilidad de crear un punto de partida para el desarrollo de vínculos profesionales posteriores.