La digitalización y las nuevas herramientas de trabajo basadas en innovaciones tecnológicas han contribuido a que los entornos de trabajo sean más ágiles, más eficaces y productivos. Ahora, la introducción de aplicaciones de inteligencia artificial está dando una segunda vuelta de tuerca a esta revolución, que se aceleró con los confinamientos de la pandemia de coronavirus, hace casi cinco años. Hoy, los espacios de trabajo son más flexibles y las labores de oficina se pueden desarrollar desde cualquier punto de la geografía mundial y la eficiencia es la tónica. Pero hay algunas innovaciones que pueden impulsar una mayor eficiencia en los despachos.
La integración de novedosas herramientas digitales en las rutinas de trabajo de los bufetes ha contribuido a incrementar los buenos resultados en términos de mejora de la productividad, gracias a la automatización de las tareas repetitivas o rutinarias que no aportan gran valor al negocio de las firmas. Asimismo, han contribuido a ofrecer mayores niveles de flexibilidad a los empleados y a optimizar las condiciones de los colaboradores externos, fomentando la compatibilización del desarrollo de la carrera profesional con la vida personal y familiar. Y lo han hecho no solo en las grandes firmas, sino también en los despachos de menor tamaño, con distintas especializaciones.
La tecnología puede ser una gran aliada si sigue unos principios que ayudan a las empresas a obtener los mejores resultados de la inversión en plataformas digitales de trabajo, incluida los sistemas de inteligencia artificial.
Espacios colaborativos en la nube
La clave para una colaboración eficiente en entornos de trabajo altamente demandantes, con picos de actividad muy marcados, por ejemplo, cuando hay que preparar un juicio complejo que requiere del apoyo de distintas áreas, es el uso de paquetes de programas informáticos en la nube. Es como si la oficina te acompañase a cualquier lugar, con un espacio para compartir recursos de manera fácil y en tiempo real, pudiendo acceder a todo tipo de documentos desde casa o en un viaje profesional. Además, no solo fomenta el trabajo con miembros del equipo a nivel interno, sino también la interacción con colaboradores externos o con clientes que se encuentran en otras zonas geográficas.
A través de estos espacios colaborativos en la nube es posible impulsar el conocimiento de la compañía, la mejora de las competencias, la realización de cursos para la actualización de habilidades sin necesidad de traslados. Y todo ello con mayores garantías de privacidad, con el foco puesto en la protección de datos personales y en la seguridad de los sistemas de la compañía.
Comunicaciones inmediatas y seguras
Los avances tecnológicos también permiten a las oficinas mejorar su productividad a través de soluciones de comunicación más eficaces y fluidas, facilitando la interacción, el diálogo y las reuniones que son tan necesarias en el día a día de un despacho de abogados.
Las suites para despachos en la nube ponen también a disposición de los bufetes aplicaciones que permiten agendar y desarrollar reuniones virtuales, canales de comunicación interna segmentados para distintos equipos, chats corporativos con mensajes encriptados. Todos ellos dan más garantías de privacidad y son menos vulnerables frente al riesgo de ciberataques.
Plataformas intuitivas y de uso sencillo
Lo más recomendable es optar por herramientas que resulten fáciles de utilizar, especialmente para los profesionales más sénior o que no cuentan con tanta facilidad para adquirir competencias digitales. Cualquier decisión sobre sistemas de trabajo innovadores que se adopte a nivel corporativo debe tener en cuenta esta diversidad de perfiles en los bufetes, de manera que los profesionales más experimentados no se sientan excluidos y puedan trabajar al más alto nivel con sus conocimientos y mediante el uso de aplicaciones avanzadas.
Elegir plataformas de uso intuitivo y sencillo será fundamental para eliminar las brechas generacionales en la plantilla. Habrá que pensar en una implantación escalonada, con acompañamiento de otros profesionales que utilicen con mayor soltura los nuevos programas y con formación y supervisión continua para resolver cualquier duda que surja. La idea es gestionar el cambio a buen ritmo, con una visión innovadora pero realista respecto del punto de partida de la organización.
Privacidad y garantías de confidencialidad
El trabajo de los profesionales del derecho debe contar con una serie de garantías relacionadas con el secreto profesional y con la confidencialidad en las comunicaciones con los clientes. Y la implantación de nuevos sistemas de trabajo digitales deben cumplir de manera escrupulosa con estas necesidades específicas.
El trabajo híbrido o el teletrabajo debe ser una posibilidad real para los abogados en el ejercicio de su actividad profesional, pero esto no debería suponer la renuncia a estas garantías. Los servicios colaborativos en la nube, las suites de oficina y los canales de comunicación deben ofrecer estándares elevados en protección de la información que se intercambia en ellos y la elección de una alternativa u otra deberá tener en cuenta estos aspectos.
Se tendrán que aprobar políticas de empresa para establecer con claridad los distintos niveles de permisos y accesos a determinados archivos según el grado de responsabilidad de cada profesional, su cargo y sus necesidades de acuerdo con su actividad laboral.
Por otra parte, frente a la tendencia extendida de contar con espacios abiertos en la oficina física o si el despacho ha adoptado el modelo de coworking, con zonas de trabajo compartidas entre varios profesionales, será indispensable disponer de salas en los que los abogados puedan hablar con total confidencialidad con sus clientes.
Accesibilidad a cualquier hora, desde cualquier lugar
Y vinculado con los puntos anteriores -flexibilidad laboral, posibilidad de teletrabajar o de realizar trabajo híbrido-, está la accesibilidad de las herramientas. Los profesionales deben poder entrar a los sistemas de la empresa, con todas las garantías de seguridad, desde cualquier lugar y a cualquier hora.
La nube es clave en todo ello, porque es como tener la oficina abierta 24/7, con herramientas disponibles, así como con carpetas personales, informes, modelos, estudios y otros documentos. La firma tendrá que invertir en dispositivos móviles y en portátiles dotados de las aplicaciones necesarias para cumplir con criterios reforzados de ciberseguridad.
La IA, una aliada para la eficiencia de los bufetes
Por último, hay que destacar el salto cualitativo que supone para muchos despachos la implantación de asistentes con inteligencia artificial para un uso más eficiente del tiempo de trabajo. La IA es una herramienta de gran utilidad, pero es necesario utilizarla con garantías de confidencialidad sobre los datos que se suben a la plataforma para que aprenda y trabaje.
Elegir el sistema de IA adecuado a las necesidades del bufete es una decisión clave para la buena marcha del negocio. La seguridad, la fiabilidad - evitar las alucinaciones o invenciones en las que pueden incurrir estos sistemas cuando no conocen una respuesta-, la especialización, la privacidad y el entrenamiento continuo con documentación propia es clave para obtener un retorno mayor de estas aplicaciones. Es lo más avanzado en digitalización y para la mejora de la eficiencia de las firmas legales, sin importar su tamaño.