Además de la reducción de jornada de trabajo a 37,5 horas semanales, los despachos de abogados suman otro reto laboral adicional: el nuevo registro horario digital, que tendrá que ser interoperable para facilitar el acceso en tiempo real a la Inspección de Trabajo. Firmar una hoja de papel a final de mes, como se han venido haciendo no pocas empresas, no solo será insuficiente, sino que se transformará en una práctica de riesgo elevado. A continuación, detallamos siete claves sobre el nuevo registro horario digital que, al igual que el resto de las compañías, también deberán implementar los bufetes.
El nuevo registro digital es una medida regulada en el anteproyecto de ley para reducir la jornada ordinaria de trabajo, regular el registro de jornada y reforzar el derecho a la desconexión digital, que aprobó el Consejo de Ministerios el pasado 4 de febrero. Ahora tiene que superar la tramitación en las Cortes, que puede enrocarse dado el precario equilibrio de fuerzas que existe actualmente en el Congreso. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo se espera que entre en vigor antes del 31 de diciembre.
Esta iniciativa se impulsa justo cuando faltan pocos meses para que, en mayo, se cumplan seis años desde la entrada en vigor de la primera regulación del registro horario de la jornada laboral. Esta novedosa obligación se aprobó mediante el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (LA LEY 3310/2019), de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, siendo su principal objetivo hacer aflorar las horas laborales extraordinarias y contribuir a que realmente se abonaran o compensaran a los empleados.
Sin embargo, los resultados no han sido los esperados. Uno de los problemas que tiene esa norma es que no concretaba el método que se debía utilizar para registrar las horas realmente trabajadas, por lo que se han dado casos de cómputo fraudulento. Como el Estatuto de los Trabajadores (LA LEY 16117/2015) no contenía ninguna especificación, la elección del sistema quedó al libre arbitrio de los empresarios. De este modo, se podía utilizar una app móvil, un mecanismo de tornos a los que se accedía mediante tarjetas personales o la simple firma en una hoja de papel, un método poco fiable que no da garantías y que se generalizó sobre todo entre las empresas más pequeñas. En algunas compañías se cumplimentan los folios de control horario a mano y de manera acumulada al finalizar cada semana o cada mes. También se han dado casos de organizaciones en las que ni siquiera era el empleado el que rellenaba el registro, sino el responsable de personal, o casos de trabajadores que fichaban a la hora de la salida, pero seguían trabajando.
Si nos centramos en el impacto que tuvo el registro en el cumplimiento de su propósito -hacer aflorar las horas adicionales de trabajo-, habrá que mirar lo que dicen los datos oficiales. Las estadísticas de la Encuesta de Población Activa (EPA) correspondientes al tercer trimestre de 2024 muestran que solo el 5% de los empleados realiza horas extra. Sin embargo, otras fuentes elevan considerablemente ese porcentaje. Un informe de la plataforma de control horario Protime asegura que el 60% de los profesionales se ve obligado trabajar más, superando el horario habitual. Además, un 78% de los empleados en firmas con sistemas de control horario digital se les compensan esas horas.
Siete claves del nuevo registro horario digital
¿Qué pasará ahora? Se ha querido impulsar una evolución del registro, acorde con el objetivo de reducir la jornada de trabajo semanal a 37,5 horas, con una clara apuesta por la digitalización y la interoperabilidad. Es decir, se abre un escenario marcado por un control mucho más riguroso de las horas trabajadas, incrementando el riesgo de infracciones y de sanciones, así como de otros conflictos de tipo legal o administrativos. A ello se añade que cualquier incumplimiento puede tener un efecto adverso a nivel interno en la firma y enrarecer el clima laboral.
El Ministerio de Trabajo quiere que el registro de jornada laboral en digital sea obligatorio este mismo año para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño. Estas son siete claves que los despachos de abogados deben tener en cuenta para entender cómo funcionará:
1. Digital e interoperable. El nuevo registro de jornada se tendrá que basar obligatoriamente en herramientas digitales para que sea accesible a la Inspección del Trabajo en tiempo real.
2. Fichaje directo y personal. Cada trabajador tendrá que fichar el horario de inicio y fin de su jornada de trabajo y lo tendrá que hacer de manera personal y directa. Y también tendrá que dejar constancia de cualquier interrupción que afecte al cómputo total.
3. Identificación inequívoca. El sistema de registro de jornada debe ofrecer garantías de autenticidad y trazabilidad de los datos. Por ello, deberá incluir mecanismos que faciliten la identificación inequívoca de cada empleado.
4. Horario parcial. Para los trabajadores con contrato a tiempo parcial regirá el mismo mecanismo.
5. Conservación. La empresa no podrá en ningún caso modificar o condicionar su contenido. Además, están obligadas a conservar el registro durante un plazo de cuatro años.
6. Accesible. El registro digital de las horas trabajadas deberá cumplir con el requisito de accesibilidad inmediata tanto para los propios empleados como para la Inspección de Trabajo, la Seguridad Social y la representación de las personas trabajadoras, en cualquier momento.
7. Sanciones. El régimen sancionados también se endurece. Las empresa podrían tener que pagar multas que van desde 1.000 hasta 10.000 euros por cada empleado sujeto de la infracción. Los criterios para imponer la sanción será el número de empleados afectados, el tamaño de la empresa, el volumen de facturación de la compañía y si es reincidente en el incumplimiento.
No hay certeza de que, en la práctica, este sistema contribuya a mejorar el cumplimiento del horario de la jornada de los trabajadores o la compensación de las horas extraordinarias, habrá que esperar cómo se implanta en la práctica para comprobar si la picaresca vuelve a resurgir o si los organismos que tienen que controlar su cumplimiento efectivamente lo supervisan. Lo que sí está claro es que es un nuevo reto de cumplimiento para las empresas, incluidos los despachos de abogados, que tendrán que implementar herramientas digitales, con protocolos claros sobre el registro de las pausas durante la jornada de trabajo para que la herramienta refleje de manera clara y realista las horas de trabajo efectivo. Y existe una alta probabilidad de aumento de los riesgos legales y de la conflictividad laboral.