Las empresas, y también los despachos de abogados, se están preparando para lo que está por venir: la reducción de jornada laboral semanal a 37,5 horas, el refuerzo del derecho a la desconexión y el registro horario que deberá ser digital para controlar las horas reales de trabajo. La iniciativa del Gobierno apuesta por un sistema interoperable, es decir, que no se pueda modificar o grabar previamente por parte de la empresa, que solo el trabajador pueda registrar el horario y que el mecanismo sea accesible por parte de la Inspección de Trabajo. En este escenario en el que el control se endurece, los registros en papel resultan obsoletos. ¿Y si se ficha con el móvil?
El anteproyecto de ley introduce cambios relevantes sobre el modelo que ya venía rigiendo desde 2019, en el que se establecía la obligatoriedad de llevar un registro del inicio y del fin de la jornada laboral, aunque sin establecer el modelo para cumplir con tal cometido. Pero ahora, el texto legal indica que el registro horario de los trabajadores se deberá efectuar mediante un sistema que ofrezca las máximas garantías en la identificación inequívoca del trabajador y que también permita dar cuenta de la hora de inicio y de fin de la jornada de trabajo, incluyendo el registro de las pausas e interrupciones.
Supone un cambio importante, ya que como la ley vigente no especifica ni el medio ni la herramienta que se debe utilizar, existe una enorme variedad de sistemas, incluidas las clásicas hojas de papel con una rejilla impresa. Un sistema que puede ser fácilmente cumplimentado por terceras personas o bien por el mismo trabajador, pero que podía rellenarlo en un solo día con los supuestos horarios de toda la semana o de todo el mes.
Una vez se apruebe la nueva normativa, las empresas deberán contar con un sistema digital certificado. Además, habrá de diferenciar entre las horas ordinarias de trabajo, las extraordinarias y las complementarias y ofrecer medidas de trazabilidad que impidan que el empresario pueda modificar unilateralmente los registros sin el doble chequeo del trabajador. Sigue vigente la obligación de conservar esta información por un período mínimo de cuatro años.
Otro punto relevante es que la futura ley regula que tanto la Inspección de Trabajo como los representantes legales de los trabajadores y los propios empleados deberán tener acceso inmediato en cualquier momento a los registros de jornada.
Con todos estos requisitos, no son pocas las empresas que se están planteando buscar un método que les facilite cumplir con todas estas nuevas obligaciones de la manera menos lesiva para sus presupuestos. Y una opción que puede resultar práctica y económica es hacerlo a través de los teléfonos móviles.
Beneficios de fichar en el trabajo con el móvil
Desde el Grupo SPEC, dedicados al diseño, desarrollo y comercialización de software y hardware para el control de accesos, destacan algunas ventajas de que los trabajadores registren su horario laboral y las pausas que se tomen con su teléfono móvil:
1. Sencillez y comodidad. Es tan fácil como instalar una aplicación en el smartphone del empleado. La mayoría de las apps de control horario disponen de una interfaz sencilla, intuitiva y fácil de usar. Además, permiten al trabajador registrar su horario de forma ágil e sin complicaciones, ya que la mayoría de las personas lleva siempre su dispositivo encima.
2. Fichaje presencial y en remoto. Al tener la aplicación en el teléfono, tanto el empleado que va presencialmente a la oficina como aquellos que teletrabajan o desarrollan sus funciones en formato híbrido o, por ejemplo, en la sede de un cliente, cuentan con la posibilidad de registrar su jornada. Esto es especialmente útil para los empleados que trabajan en entornos marcados por la movilidad, los viajes o en distintos lugares del mundo.
3. Trazabilidad. Registrar la jornada con el teléfono móvil también permite que los datos del fichaje se almacenen en tiempo real. La empresa tendrá garantías de cara a las autoridades de que está cumpliendo con la ley y, a la vez, podrá contar con información detallada sobre el estado de cada empleado, su ubicación (siempre que este aspecto se haya acordado entre la empresa y los trabajadores), así como el horario de inicio y fin de su jornada. Aunque la aplicación cuente con funcionalidades de geolocalización o geofencing -trazado de un perímetro virtual alrededor de una zona geográfica real y rastrear el movimiento de dispositivos dentro del área en tiempo real-, el empresario debe tener en cuenta que aunque el Estatuto de los Trabajadores (LA LEY 16117/2015) le reconoce el derecho a verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, estas actuaciones tienen límites marcados por el derecho a la intimidad y a la dignidad de los trabajadores.
4. Historial. El empresario y puede consultar el historial del marcaje en tiempo real y generar informes que faciliten la gestión del tiempo que se ha trabajado de manera efectiva, así como las horas extra, las libranzas, los días de asuntos propios, las vacaciones, etc.
¿Debe la empresa entregar un móvil a los trabajadores?
Tal como explica a diariolaley el abogado Luis Jiménez-Arellano, responsable del área laboral del Bufete Mas y Calvet, “no es obligatorio que la empresa entregue un móvil al trabajador porque hoy en día se entiende que cualquier persona cuenta con este dispositivo. Lo que sí debe facilitar la empresa es la aplicación o la herramienta para el registro de la jornada laboral a las personas trabajadoras de manera totalmente gratuita. Además, hoy en día todas las apps de control horario son multidispositivo y se pueden utilizar tanto desde el ordenador como desde el móvil o la tableta”, advierte.
Pero los casos pueden ser muy diversidad. ¿Qué ocurre si un empleado asegura que no cuenta con este dispositivo? “Si un trabajador dice que no tiene móvil y la única opción del control es a través de una aplicación móvil, la empresa deberá facilitarle el terminal. Al ser una herramienta de trabajo, si quiere exigir el cumplimiento del fichaje mediante teléfono móvil, es la empresa la que debe facilitarlo a la plantilla”, aclara el laboralista.
Y recuerda que, según establece el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (LA LEY 16117/2015) (ET), es la empresa la que está obligada a garantizar el registro diario de jornada. “Esto conlleva hacerse cargo de los costes tanto de la app como de los medios para que la plantilla cumpla”, concluye Jiménez-Arellano.
Por último, cabe recordar que la nueva regulación establece sanciones más estrictas por incumplimiento del registro de jornada. La empresa será la responsable de garantizar la ejecución de la normativa y se contabilizará una infracción por cada trabajador afectado. Las multas irán desde un mínimo de 1.000 euros a un máximo de 10.000 euros por empleado afectado, dentro de tres rangos de gravedad.