Al retomar la rutina habitual del trabajo, es indispensable adoptar medidas para gestionar de forma adecuada uno de los recursos más valiosos con los que contamos: el tiempo. Y es que si hacemos un esfuerzo por agilizar las tareas que tenemos pendientes -eso sí, sin renunciar a la calidad del trabajo realizado- todas las áreas de nuestra vida salen beneficiadas: en el ámbito profesional, porque estamos al día con nuestras responsabilidades laborales; y en el personal, porque podemos dedicar más horas a lo que nos gusta hacer durante el tiempo libre, ya sea con la familia, los amigos o con actividades que nos resultan edificantes a nivel individual.
En Legal Management ya habíamos destacado cinco métodos eficaces para mejorar la gestión del tiempo de trabajo, pero ahora iremos más allá y señalaremos otras cinco fórmulas que pueden contribuir a usar de forma más eficiente las horas que dedicamos a nuestra actividad profesional.
Hay una enorme variedad de métodos y técnicas para mejorar la gestión del tiempo de trabajo. Se trata de maneras de organizar una jornada limitada para ser más productivos y reducir los niveles de estrés y que nos ayudan a alcanzar un equilibrio saludable. La idea es poner todo nuestro esfuerzo en sacar la tarea adelante, terminándola con buenos resultados y ayudándonos a desconectar bien durante el tiempo libre, ya que no tendrás la preocupación de que falta algo por hacer.
Los efectos positivos también se traducen en una mejor autoestima y confianza en las capacidades propias. Estos son algunos métodos que te pueden ayudar e gestionar mejor el tiempo de trabajo:
Método quién tiene el mono
Se basa en delegar tareas y es útil para la gestión de proyectos. Los “monos” son encargos que tienen un tiempo limitado impuesto o bien por tu jefe, o bien por el sistema o bien por ti mismo. Este último incluye el tiempo discrecional, es decir, para dedicar a tareas o iniciativas que tú quieres emprender, y también el tiempo para resolver problemas de tus subordinados. La prioridad es eliminar los plazos que imponen tanto los subordinados, el sistema y el jefe con el objetivo de incrementar el tiempo discrecional. Tiene varios pasos:
1. Identificar el “mono”, es decir, saber en qué consiste la tarea y cómo puedes completarla.
2. Asignar el “mono”. Se le encarga a una persona.
3. Asegurar el “mono”. Si la persona necesita ayuda, tendrás que dar recomendaciones e incluso intervenir, pero si puede gestionarlo ella sola, primero intervendrás y después aconsejarás.
4. Controlar el “mono”. Se especificará en qué momento se hará el seguimiento para comprobar que todo se desarrolla bien.
Este método permite una mejora en la gestión del tiempo a través de la delegación de tareas, guiando a los empleados con la solución y teniendo claro quién se responsabiliza de qué funciones. Se puede combinar con otros métodos de gestión del tiempo de trabajo para lograr una mayor productividad.
Timeboxing
Se trata de una estrategia de gestión del tiempo que persigue la realización de tareas o la consecución de objetivos de trabajo en bloques de tiempo concretos. Este método resulta muy recomendable para quienes suelen estar “en las nubes” o bien se entregan a la procrastrinación sin darse cuenta y al final no saben en qué se les ha ido el día. Con esta estrategia, te propondrás realizar una lista de tareas pendientes de una manera más consciente, dividiendo las tareas de mayor envergadura en mini tareas que deberás realizar en un periodo de tiempo razonable. Debes poner todo tu interés y esfuerzo en lograr ese objetivo dentro de la franja horaria que has fijado para ello.
Deberás asignar un bloque de tiempo a cada tarea, pero este no debe superar las tres horas. La premisa es que si divides una tareas en varias partes más pequeñas, podrás registrar un progreso constante hacia tu meta.
Estrategia “no lo dejes para mañana”
Priorizar es una de las formas más eficaces de sacar el trabajo adelante. Este método de gestión del tiempo de trabajo invita a realizar las tareas más complejas, difíciles o extensas en primer lugar y dejar para después lo menos importante o aquello que no sea tan urgente. De este modo, te asegurarás de que cada día llevarás a cabo lo más importante primero. Para decidir qué es lo más relevante, puedes conectar tus funciones o responsabilidades con las prioridades de la firma.
Este método puede resultar más estimulante porque aprovechas los momentos de máxima concentración y energía para dedicarlos a lo más complejo de tu trabajo, mientras que cierras la jornada con asuntos y compromisos más sencillos y con la satisfacción de saber que ya has cumplido con lo más relevante del día.
El principio de Pareto
El economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto lo creó a finales del siglo XIX. Se dio cuenta de que el 80% de los resultados de una actividad viene del 20% de los recursos o del tiempo que se le dedica. Por ejemplo, el 80% de los beneficios de una compañía procede el 20% de los clientes o, en un equipo de fútbol, el 80% de los puntos suele provenir del 20% de los jugadores.
Este método es muy útil para saber dónde centrar los esfuerzos para obtener los máximos resultados. La idea es que hagas una lista de tareas diarias para que identifiques con cuáles de ellas puedes tener un mayor impacto en tus objetivos: esas serán en las que tienes que centrarte, ya que al finalizar ese 20% de tareas obtendrás el 80% de los resultados que puedes generar durante la jornada de trabajo.
Método ALPEN
Tu trabajo lo puedes realizar en una serie de pasos sucesivos que te ayudarán a gestionar de forma más eficiente tu tiempo de trabajo. La palabra ALPEN está formada por las iniciales de cada actividad en alemán. Son las siguientes:
• A: Lo primero que debes hacer es listar todas las actividades que tienes pendientes de realizar, desde reuniones a encuentros con clientes, presupuestos, emails, etc.
• L: Acto seguido, debes asignar un tiempo a cada una de estas tareas pendientes, pero dentro de un rango. Por ejemplo, 10 minutos para los emails como tope mientras que, en el caso de las reuniones, estas no podrán superar los 40 minutos.
• P: Incluye tiempos extra para posibles pausas que debas tomarte a lo largo de la jornada, ya sea por interrupciones imprevistas (20%) o para descansar y socializar con tus compañeros (20%).
• E: Fija las prioridades, empezando primero por las tareas o compromisos más relevantes.
• N: Haz una evaluación sobre cómo ha ido la jornada, si has seguido la programación prevista o si crees que tendrás que hacer cambios de cara a la siguiente jornada.
Cualquiera de estos métodos debe adaptarse a tus necesidades, a tu perfil y a las características de tu trabajo, pero sobre todo debes asumirlo con constancia y disciplina. Las ventajas de gestionar bien tu tiempo de trabajo son numerosas, empezando por sentir que cuentas con más horas al día, ya que serás más productivo y eliminarás malos hábitos laborales. Además, si no tienes cosas pendientes por hacer, podrás disfrutar más y mejor de tu tiempo libre y reducir el estrés, ya que no tendrás esa tensión tan incómoda de pensar que todavía te queda mucho por hacer.