Trabajar con un equipo virtual de abogados es un reto para quienes lo lideran porque exige contar con una serie de habilidades que van más allá del dominio de conocimientos técnicos. Aunque en la pandemia la mayoría de las empresas tuvieron que poner a prueba a sus directores y mandos medios con empleados a cargo debido al confinamiento y a la necesidad de implantar el teletrabajo, algunas compañías que mantienen el trabajo a distancia o la modalidad híbrida -que combina unos días de presencialidad con otros de trabajo desde casa- deben facilitar la formación adecuada para que tengan la capacidad de desempeñar sus funciones de forma adecuada y extraer el máximo rendimiento posible.
Los bufetes de abogados suelen tener margen de maniobra para seguir teletrabajando o bien para hacerlo al menos unos días a la semana. Se trata de una medida de flexibilidad muy bien valorada por los empleados que puede marcar la diferencia a la hora de fidelizar talento.
Pero el trabajo híbrido o a distancia exige algunas capacidades que no hay que pasar por alto, ya que son necesarias para ser eficientes y cumplir con los objetivos profesionales fijados por el departamento. A continuación, algunas de estas habilidades con las que deberían contar las personas que lideren los equipos que desempeñen sus funciones de manera virtual.
1. Generar confianza. Parece obvio, pero un jefe que no confíe en que sus empleados cumplirán de manera eficaz con sus responsabilidades no está capacitado para liderar equipos que desempeñen sus funciones sin presencialidad. Lo que debe entender es que si los trabajadores bajo su supervisión están en la empresa es porque cuentan con la cualificación necesaria para desarrollar adecuadamente sus funciones, tanto en el despacho como fuera de él. Hay que evitar prácticas como la microgestión o monitoreo constante de lo que hacen los empleados, ya que podría pecar de un control excesivo. Para establecer relaciones de confianza es necesario comunicarse de manera eficaz, trasladando la idea de que la flexibilidad está inseparablemente vinculada al compromiso. Y que todo el equipo y, por supuesto, el jefe, debe tener la certeza de que si uno de los integrantes afirma que tendrá el trabajo hecho para tal fecha, así será y cumplirá en tiempo y forma. Y si surge un problema o un imprevisto, tiene que existir la suficiente confianza para que el trabajador, con total honestidad, informe a su supervisor y este tenga margen de maniobra para delegar en otro compañero.
2. Fluir con la comunicación. Como hemos señalado en el punto anterior, para que haya confianza tiene que haber un buen flujo de la comunicación, sea por los medios que sea: mensajería de empresa, videollamada, llamada telefónica. Incluso puede haber una suerte de código interno en el equipo en el sentido de que las llamadas son para abordar asuntos más urgentes e importantes, mientras que los mensajes de texto pueden ser para tareas más rutinarias y menos apremiantes. Esto debería quedar claro para todos los integrantes del departamento, tanto los que están trabajando a distancia como los que se encuentra en modalidad presencial en la oficina.
3. Dominar las herramientas tecnológicas. Para que el teletrabajo o el trabajo híbrido se desarrolle de manera adecuada, sin renunciar a la eficiencia y sin perder el contacto humano, tanto quien lidera el equipo de trabajo virtual como sus integrantes deben conocer las herramientas más adecuadas para que faciliten el seguimiento de los objetivos e hitos que se han de cumplir. Hay herramientas que facilitan el trabajo colaborativo tanto de la suite de Google como de Microsoft y las reuniones a distancia se puede celebrar con Teams o Zoom. Y otras aplicaciones como Slack que permite comunicarte de manera rápida e instantánea, mientras que Asana y Trello facilitan el seguimiento de los avances de los proyectos que se tienen que ejecutar en equipo. Es indispensable utilizarlas con cierta mesura y siempre que sea necesario para evitar situaciones de estrés digital o de exceso de conectividad.
4. Organizar de manera eficaz. Las rutinas también pueden contribuir a facilitar el trabajo a distancia. Por ejemplo, si a todo el equipo le viene bien, deben reservar una hora temprano los lunes por la mañana para planificar el trabajo semanal, así como los jueves por la tarde o viernes por la mañana para cerrar la semana y ver qué tareas se han logrado completar de manera exitosa a lo largo de la semana laboral y cuáles se han atascado o exigen refuerzos. También se pueden dedicar unos minutos a los reconocimientos, celebración de cumpleaños y otros hitos.
5. Ofrecer apoyo sin fisuras. El líder del equipo de trabajo virtual debe contar con las habilidades necesarias para prestar apoyo a cualquiera de los integrantes que lo necesite. Esto se aplica tanto al ámbito de la orientación sobre cómo abordar la tarea como al de “ensuciarse las manos” y ayudar a ejecutar parte de una tarea con tal de que salga adelante. También debe tener la visión necesaria para proponer a los distintos integrantes del equipo la realización de cursos de formación o refuerzo de determinadas habilidades para que se encuentren mejor preparados para abordar las tareas sin estar presentes en la oficina.
6. Apostar por la flexibilidad. En el fondo, lo que está detrás del trabajo en equipos virtuales es la flexibilidad y las ventajas que conlleva. En un despacho de abogados hay plazos que se deben cumplir sí o sí y contra ello hay poco que hacer, pero si hay alguna tarea que no requiera de un horario típico de oficina y uno de los empleados necesita estar por la tarde con sus hijos pequeños y puede retomar sus responsabilidades por la noche, no es necesario que el jefe esté con un cronómetro pendiente de ello. Si la comunicación y la confianza funcionan, el trabajador tendrá su tarea completada en el plazo que se le ha dado.
7. Conectar emocionalmente. Crear conexiones con las personas a nivel humano es fundamental. De ello también depende el desarrollo de un mayor nivel de confianza y una comunicación más fluida. También es una habilidad que ayudará a resolver posibles conflictos que surjan entre miembros del equipo. Será fundamental que sepa escuchar, ponerse en el lugar de la otra persona y ser empático, creando relaciones sólidas y basadas en la confianza y el respeto mutuo. El responsable del grupo es quien tiene que ser consciente de su posición de liderazgo, que debe tomar la iniciativa para crear un ambiente cercano, de compromiso y que ayude a consolidar un verdadero equipo que se apoye mutuamente.
Por último, algo fundamental: dar ejemplo. Intenta hacer tu trabajo con el máximo nivel de excelencia, tómate una pausa para dar un breve paseo de unos minutos y desconectar, y explícales a tus empleados que ellos también lo pueden hacer, intenta organizar tu jornada laboral para llegar a todo lo que sea necesario durante ese día. Un líder debe ser ejemplar y un modelo a seguir para las personas que están a su cargo.