Departamento de Ciencia, Innovación y Tecnología, UK.- La IA puede reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas gubernamentales, liberando tiempo y capacidad y aumentando la productividad. Una prueba histórica con 20 000 funcionarios públicos demostró que podrían ahorrar casi dos semanas al año usando esta tecnología.
Esto equivale a devolver a 1.130 personas un año entero (cada año) para que se concentren en tareas de mayor valor, innovación o impacto en el servicio público, en lugar de trabajo administrativo, con el potencial de que esto aumente significativamente si se utiliza en todo el servicio civil, transformando la productividad y la prestación de servicios públicos a escala.
Los resultados muestran que el uso de IA en todo el servicio civil respaldará directamente el Plan de Cambio del gobierno al impulsar la innovación, fomentar el crecimiento económico y modernizar el funcionamiento de los servicios públicos.
El ensayo demostró que el uso de IA generativa, como Microsoft 365 Copilot, para facilitar las tareas cotidianas (como redactar documentos, resumir correos electrónicos extensos, actualizar registros y preparar informes) permitió a los usuarios ahorrar un promedio de 26 minutos al día. Esto equivale a un ahorro de casi 2 semanas de tiempo al año por persona, lo que supone un aumento significativo de la productividad al extenderse a la plantilla pública.
En Companies House, el personal utiliza Copilot para gestionar consultas rutinarias de clientes y agilizar tareas como la redacción de respuestas y la actualización de registros. En el Departamento de Trabajo y Pensiones, los asesores laborales lo utilizan para personalizar el asesoramiento a quienes buscan empleo, ayudándoles a obtener un apoyo más rápido y personalizado.
Peter Kyle, secretario de Tecnología, ha destacado que «estos hallazgos demuestran que la IA no es solo una promesa de futuro, sino una realidad presente. Ya sea para ayudar a redactar documentos, preparar planes de clase o reducir las tareas administrativas rutinarias, las herramientas de IA ahorran tiempo a los funcionarios cada día. Esto significa que podemos centrarnos más en brindar un apoyo más rápido y personalizado donde realmente importa. Al implementar nuestro Plan para el Cambio, apoyamos innovaciones como esta para impulsar la productividad y el crecimiento, no solo en el sector privado, sino también en los servicios públicos. La IA está transformando la forma en que opera el gobierno, ayudándonos a trabajar de forma más inteligente, reducir la burocracia y optimizar el uso del dinero de los contribuyentes».
Por su parte, Darren Hardman, director ejecutivo de Microsoft Reino Unido, ha afirmado que «la IA es la tecnología más transformadora de nuestro tiempo y ya estamos viendo su potencial para transformar la prestación de servicios públicos. Ya se trate de orientadores laborales del Departamento de Trabajo y Pensiones (DWP) que ayudan a más personas en busca de empleo a encontrar trabajo, de autoridades locales que mejoran la atención social para los más vulnerables o de profesionales sanitarios del NHS con más tiempo para atender a los pacientes, el potencial es enorme. Como socio tecnológico estratégico del gobierno del Reino Unido, tenemos una oportunidad excepcional para ayudar a mejorar tanto la calidad de los servicios que reciben las personas como la forma en que acceden a ellos. Esto podría impulsar nuevos niveles de crecimiento, eficiencia e innovación para el país. El experimento Copilot de Microsoft 365 del gobierno demuestra lo que se puede lograr cuando se dota a las personas de las herramientas adecuadas: 26 minutos al día (casi 2 semanas al año) menos tiempo en administración, más tiempo para entregar lo que importa. Y lo más emocionante es que esto es solo el principio».
Finalmente, un asesor laboral del DWP que participó en el ensayo dijo que gracias a Copilot, ayudó a una clienta autónoma a revitalizar su pequeño negocio. Juntos, crearon publicaciones personalizadas en redes sociales para impulsar su presencia online y utilizaron IA para identificar oportunidades de ahorro. En una semana, consiguió 7 nuevas reservas. Ahora utiliza Copilot para optimizar la administración y gestionar las reservas, lo que le permite dedicar tiempo al crecimiento de su negocio. Es un ejemplo claro de cómo la IA puede generar resultados reales para las personas a las que ayudan.
Como complemento a estos hallazgos, una investigación del Instituto Alan Turing, recién publicada, revela que la IA podría respaldar hasta el 41 % de las tareas en el sector público, lo que ofrece un ahorro de tiempo significativo. En las escuelas, por ejemplo, el profesorado dedica casi 100 minutos diarios a la planificación de clases, de los cuales hasta el 75 % podrían ser respaldados por IA, lo que les permitiría dedicar más tiempo al aula. Los funcionarios públicos dedican unos 30 minutos diarios al correo electrónico, tarea en la que la IA podría reducir este esfuerzo en más del 70 %. Desde la redacción de documentos hasta la actualización de registros, la investigación demuestra que la IA es ideal para gestionar las tareas administrativas rutinarias, apoyando a los funcionarios públicos de todos los departamentos.
Esto forma parte de un esfuerzo más amplio del gobierno para modernizar el estado y lograr un ahorro de £45 mil millones al hacer que los servicios públicos sean más rápidos, más simples y más accesibles (en salud, educación y más allá), al tiempo que se implementan herramientas digitales como la aplicación GOV.UK, Chat y Wallet, y se abordan sistemas heredados obsoletos que actualmente cuestan miles de millones en pérdida de productividad.