Los bufetes y los abogados autónomos deben tener muy presente un nombre que este año marcará su día a día: Verifactu. Se trata de una herramienta clave para emitir facturas que ha puesto en marcha la Agencia Tributaria y que supone un avance en la facturación digital y que estandariza y asegura la trazabilidad. Además de conectarse directamente con Hacienda, garantiza la inalterabilidad de los datos y combate el fraude fiscal. Pero su activación es un paso más dentro de un calendario que contempla varias etapas en esta transformación que afectará a todas las empresas y en la que los despachos y los abogados que trabajan por cuenta propia no son una excepción.
El respaldo legal de este cambio viene dado por la Ley 11/2021 sobre Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal, más conocida como Ley antifraude, que es la que exige la conexión de los sistemas de facturación con Hacienda; la Ley 18/2022 (LA LEY 20692/2022) o Ley crea y crece, que introduce la obligatoriedad de la factura electrónica para una mayor digitalización y eficiencia empresarial, con el fin de reducir la morosidad; y el proyecto de Reglamento de facturación electrónica, que actualmente está en desarrollo.
Impacto en los sistemas de facturación
La primera fecha que hay que tener en cuenta en este proceso de transformación hacia la facturación digital es el próximo 29 de julio. Ese día, todos los softwares de facturación deberán estar plenamente adaptados a los requisitos legales para prevenir el fraude fiscal ya Verifatura, es decir, los proveedores de estas soluciones tendrán que cumplir para que sus clientes (empresas y autónomos) puedan adaptarse dentro de las fechas que establece la normativa vigente. Además, deberán facilitar formación y la documentación técnica necesaria para que los usuarios lo implementen de manera adecuada.
Los softwares de facturación tendrán que cumplir con los requisitos técnicos que establece Verifactu y garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de los datos de facturación, generar un registro verificable mediante medios como la firma electrónica, la huella digital, un código QR o un texto legal específico. También deberá facilitar el envío automático o diferido de las facturas a la Agencia Tributaria en el formato XML que se ha establecido.
¿Qué deben hacer los bufetes y abogados autónomos?
Las obligaciones también rigen para empresas y profesionales autónomos y la fecha clave en este caso es el 1 de enero de 2026.
Tal como detalla una guía específica sobre Verifactu publicada por la firma de asesoramiento fiscal y laboral Talenom, todas las empresas sin importar su tamaño -y entre ellas, los bufetes de abogados- estarán obligadas a emitir sus facturas a través de los programas de facturación que cumplan con la nueva normativa: si el software no cumple con los requisitos, deberán cambiar a uno que esté homologado o adaptado.
Asimismo, deberán asegurarse de que cada factura contenga los elementos técnicos exigidos, que estén disponibles para su envío inmediato a Hacienda si lo solicita y garantizar que sus procesos internos de contabilidad y facturación están alineados a esta nueva realidad.
¿Qué pasa con los abogados autónomos? Los profesionales que trabajan por cuenta propia y que estén dados de alta en actividades económicas sujetas a IVA o IRPF y que facturen a clientes finales o a otras empresas tendrán que adaptarse con algo más de margen: estarán obligados a partir del 1 de julio de 2026.
¿Y qué tienen que hacer? Por una parte, revisar el programa de facturación que utilizan en la actualidad y comprobar que está adaptado, además de prepararse para el cambio en la manera de emitir las facturas, incluyendo el control y conservación de estos documentos.
Por otra parte, el sistema Verifactu permite además remitir las facturas directamente a Hacienda de forma más transparente, pero supone un reto en cuanto a rigor técnico y organizativo que hay que integrar en el día a día de la actividad profesional. Eso sí, habrá un número limitado de facturas que se puedan emitir de manera directa con este programa de la Agencia Tributaria.
Consecuencias de los incumplimientos
La adaptación a esta nueva realidad marcada por la facturación electrónica no es una opción, sino una obligación con la que deben cumplir los servicios de software para emitir facturas digitales, así como todas las empresas y los profesionales autónomos dentro de los plazos que ha fijado la ley. Es importante tener en cuenta que se podrán considerar facturas no válidas aquellas emitidas fuera del sistema Verifactu o que no tengan trazabilidad.
Y es que las consecuencias en caso de incumplimiento pueden ser variadas. Entre las sanciones, destacan las que se pueden imponer a las empresas de software que sigan operando sin haberse adaptado, así como las que pueden afectar a las empresas y autónomos, que pueden alcanzar el importe de 50.000 euros si no han implantado los sistemas de facturación digital acordes con la ley antifraude en la fecha establecida. A ello se suma el riesgo de pérdida de deducciones fiscales en determinadas operaciones en las que sí existiría este derecho.
Pero no solo eso: si para ocultar estos incumplimientos se opta por no permitir el acceso o consulta de las facturas, puede haber multas por obstrucción a la labor inspectora.
En definitiva, los despachos de abogados y profesionales del derecho que ejercen su labor de asesoramiento y representación legal como trabajadores autónomos no deberían dejar estos asuntos para el último momento, ya que en la mayoría de los casos la adaptación de los sistemas de contabilidad y facturación para que sean compatibles con Verifactu lleva tiempo. Es necesarios revisar los procesos de emisión de facturas y también habrá que invertir en formación de los equipos y exigir garantías a los proveedores de software de que cumplen con la nueva normativa.