El artículo 24 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (LA LEY 58/2000)(en adelante LEC) (reformado por la Ley 42/2015 (LA LEY 15164/2015), de reforma de la LEC), señala que:
«1. El poder en que la parte otorgue su representación al procurador habrá de estar autorizado pornotarioo ser conferido apud acta porcomparecencia personal ante el Secretario judicial (LAJ)de cualquier oficina judicial o porcomparecencia electrónicaen la correspondiente sede judicial. 2. La copia electrónica del poder notarial de representación, informática o digitalizada, se acompañará al primer escrito que el procurador presente. 3. El otorgamiento apud acta por comparecenciapersonaloelectrónicadeberá ser efectuado almismo tiempoque la presentación delprimer escritoo, en su caso,antes de la primera actuación, sin necesidad de que a dicho otorgamiento concurra el procurador. Este apoderamiento podrá igualmente acreditarse mediante lacertificación de su inscripciónen elarchivo electrónicode apoderamientos apud acta de las oficinas judiciales.»
Mediante Acuerdo 009/2018 SCP dictado por este Secretario Coordinador Provincial se implementó en los órganos judiciales de la provincia de Girona la regulación del apoderamiento judicial por comparecencia electrónica (en funcionamiento a partir del 24 de julio de 2017). Dicho sistema implicaba el desarrollo de un Archivo Electrónico de Apoderamientos Judiciales «apud acta» (REAJ) del Ministerio de Justicia que venía a dar cumplimiento a las previsiones legales contenidas en los artículos 32 bis de la Ley 18/2011, de 5 de julio (LA LEY 14138/2011), reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, art. 24.3 LEC (LA LEY 58/2000) y en el número 4 de la disposición transitoria cuarta de la Ley 42/2015, de 5 de octubre (LA LEY 15164/2015), de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (LA LEY 58/2000), permitiendo a los ciudadanos otorgar apoderamientoapud actamediante comparecencia electrónica —actualmente era posible solo mediante comparecencia presencial ante el Letrado de la Administración de Justicia— y acreditando tales apoderamientos en el ámbito de la Administración de Justicia. A tal efecto, el Acuerdo 009/2018 recoge la información necesaria para hacer operativa la nueva aplicación informática y establece las pautas a seguir por los LAJ, de modo que el Apoderamiento Judicial en Archivo Electrónico se convierta en el «modus operandi»PRINCIPAL para acreditar la representación procesal ante los órganos jurisdiccionales en el ámbito exclusivo de la Administración de Justicia, siendo responsabilidad del LAJ adoptar las medidas necesarias para hacer efectiva dicha aplicación, todo ello sin perjuicio del carácter complementario del resto de sistemas de acreditación de la representación procesal (poder notarial, apud acta presencial o designa de oficio en algunos supuestos).
Así, el apoderamiento judicial en archivo electrónico (documento público o privado) posibilita a través de un archivo electrónico que se inscriban y consulten los apoderamientos —y sus alteraciones— otorgados. Y que mediante comparecencia electrónica ante la Sede Judicial Electrónica del Ministerio de Justicia (se puede hacer en cualquier lugar y sin intervención activa del LAJ ya que no se precisa comparecencia personal y presencial del solicitante ante el mismo).
I. Introducción
De todos es conocida la situación de excepcionalidad ocasionada por el coronavirus COVID-19. Este extraordinario e incierto escenario, implica la necesaria adopción de medidas de toda índole para combatir posibles contagios y a la vez permitir el normal desarrollo de la actividad jurisdiccional con las máximas garantías de seguridad.
Y una de las medidas fundamentales, es en la medida de lo posible, reducir o limitar el acceso de profesionales y ciudadanos a las dependencias judiciales, posibilitando la realización del mayor número de actuaciones telemáticas (con las debidas garantías).
II. Designa telématica de procurador
En este sentido, la designa telemática de procurador realizada en su propio despacho o en dependencias del colegio de procuradores mediante el Registro Electrónico de Apoderamientos Judiciales (REAJ) era una posibilidad ya reconocida por la normativa del Ministerio de justicia y plasmada en Acuerdo 009_18 SCP, pero de la cual se había hecho escaso uso por procuradores y abogados que han recurrido renuentemente al sistema de cita previa y realización presencial de la comparecencia apud acta en la dependencias judiciales (Decanato, SCG o propios órganos).
Se propone la potenciación de esta posibilidad como una medida idónea para evitar el innecesario acceso de ciudadanos y profesionales a las instalaciones judiciales
Pues bien, dada la situación, para evitar la paralización de los procedimientos iniciadores presentados, de aquellos que se encuentren en trámite de contestación o las personaciones ante cualquier jurisdicción, se propone la potenciación de esta posibilidad como una medida idónea para evitar el innecesario acceso de ciudadanos y profesionales a las instalaciones judiciales por este motivo.
La realidad nos muestra que no todo el mundo dispone de DNI electrónico válido o desconoce su clave de acceso. Y aunque no tenga DNI electrónico y pueda utilizar los sistemas de certificado digital Cl@ve PIN y Cl@ve Permanente, estos se presentan dispersos y de complicada aplicación (carta de invitación, etc.).
Sin embargo, generalmente, el procurador como profesional habituado al tráfico jurídico, sí que utiliza con frecuencia el correspondiente documento electrónico para realizar todo tipo de gestiones judiciales y administrativas.
De esta manera, el apoderamiento electrónico, que ya se contempla por la normativa, pueda ser realizado a través del portal del Ministerio de Justicia en las dependencias del despacho del procurador o del propio colegio de procuradores (ante la falta de DNI electrónico del cliente-ciudadano) podrá ser realizado por el procurador de forma conjunta con su cliente.
Para ello, deberá resultar apoderado, a través de la sede judicial electrónica del Ministerio de Justicia acompañando a la petición una declaración responsable (en la que se contengan expresamente las facultades conferidas al procurador) emitida y rubricada por su poderdante autorizándole a materializar la petición de apoderamiento y el reconocimiento de las facultades que la misma comprende. También deberá acompañar copia del DNI de dicho poderdante. Toda esta documentación se anexará a la petición. Y si se creyese conveniente por el LAJ correspondiente, en caso de duda o cualquier incidencia, se podrá pedir la ratificación posteriormente si ello fuera preciso para solventar cualquier género de duda o incertidumbre.
Esta medida evitará que los procedimientos queden paralizados a la espera del otorgamiento apud acta en sede judicial, que en muchos casos, ni siquiera podría realizarse, por implicar a grupos de riesgo que impedirían su presencia en las oficinas judiciales.
III. Consulta al ministerio de justicia
Para mayor seguridad, se ha formulado consulta a la Subdirección General de Desarrollo e Implantación de Servicios Digitales del Ministerio de Justicia, en concreto a la encargada del Archivo Electrónico de Apoderamientos Apud acta (REAJ), con el siguiente resultado:
«El apoderamiento apud-acta se puede otorgar en la Sede Judicial Electrónica del Ministerio de Justicia accediendo con el certificado electrónico del profesional apoderado (abogado, procurador o graduado social) o con el certificado electrónico de un tercero siempre que éstos actúen en representación del poderdante. Para ello deberán marcar la opción "en calidad de: Compareciente/Representante" y anexar el documento acreditativo de la representación que ostentan».
Este reconocimiento de facto por el propio Ministerio de Justicia habilita la posibilidad de su utilización por parte de los profesionales del derecho. La contestación oficial confirma, corrobora, reconoce y legitima la posibilidad de designa telemática de procurador con autorización del cliente:
- — accediendo con el certificado electrónico del profesional apoderado siempre que se actúe en representación del poderdante;
- — marcar la opción «en calidad de: compareciente/representante» y anexar la documentación acreditativa de la representación que se ostenta.
IV. Validación
Reconocida esta posibilidad, se debe contar con el/la LAJ correspondiente para validar la idoneidad de la petición, a través de la aplicación informática correspondiente. Se convierte así al LAJ, en la figura clave e imprescindible para dinamizar el sistema de representación procesal y agilizar el tractus de las actuaciones procesales.
V. Complementariedad
El reconocimiento de esta posibilidad de designa telemática, no implica que el sistema de cita previa para realización de apoderamientos presenciales quede sin efecto, pudiendo los profesionales, en función de la situación particular concreta acogerse a cualquiera de las modalidades para acreditar la representación procesal en las correspondientes actuaciones.
VI. Duración
La utilización de esta posibilidad de designa telemática, SE RECOMIENDA mientras se mantenga la situación de excepcionalidad provocada por el coronavirus COVID-19 (aproximadamente hasta finales del año 2020). Una vez transcurrido este período, se valorará el acierto, incidencias y posibles disfunciones que haya provocado su aplicación por los profesionales del derecho. Se trata de una medida muy práctica, razonable y adaptable al período de extraordinariedad que se está viviendo.
VII. Posibles objecciones
A esta posibilidad de acreditar la representación procesal se le pueden hacer las siguientes objeciones.
- A) Es el otorgante el que ha de comparecer electrónicamente, identificado por su certificado digital, sea por sí mismo o por representante. En caso de representante, éste a su vez tendrá que acreditar documentalmente, el origen y alcance de sus facultades. RESPUESTA: El procurador ya acredita documentalmente el origen y alcance de sus facultades en cuanto que acompaña a la petición la copia del DNI, el documento rubricado explicitando el alcance de la representación y documento rubricado haciendo constar la autorización para realizar la petición, que siempre estarán obrantes en las actuaciones y a disposición del LAJ para contrastar cualquier extremo.
- B) ¿Admitiría un notario la autorización extendida en documento privado firmado y copia del DNI? RESPUESTA: No, por diversas causas: primera el notario ejercita fe pública extrajudicial y el LAJ ejercita fe pública judicial (siempre se ha dicho que el Notario cobra la fe pública y el LAJ la regala); segundo, el notario no le imponen el uso de esta aplicación telemática y al LAJ sí; tercero, el poder notarial una vez realizado el poder escapa a su esfera de control y tendrá efectos frente a todos; en cambio el apoderamiento ante el LAJ, realizado por comparecencia electrónica en el despacho de procurador es un documento privado utilizando una aplicación administrativa pública que se convierte en documento público cuando lo valida el LAJ con esa misma aplicación administrativa. Y una vez validado, nunca escapa de la esfera de control del LAJ y fundamentalmente hace efectos en el proceso concreto en el que se ejercita la representación.
- C) ¿Si se admite este apoderamiento como válido, quién sería el responsable si prospera una excepción procesal de falta de representación del contrario al «apoderado de esta forma», y en torno réplica el poderdante alega «pues el LAJ admitió la suficiencia y validez del apoderamiento discutido»—y, cuidado, no sería la primera vez—? RESPUESTA: Es evidente que el procurador ya acredita documentalmente el origen y alcance de sus facultades en cuanto que acompaña a la petición:
- • la copia del DNI,
- • el documento rubricado explicitando, lugar, fecha y el alcance de la representación, y
- • El documento rubricado haciendo constar lugar, fecha y la autorización para realizar la petición, que siempre estará obrante en las actuaciones y a disposición del LAJ para contrastar cualquier extremo.
- • Además cualquier alegación en este sentido no es causa ni de nulidad, ni de anulabilidad, sino a lo máximo una «irregularidad» perfectamente subsanable mediante ratificación del cliente ante el LAJ correspondiente para solventar cualquier género de duda o incertidumbre.
- D) Además, hay una petición, un acto expreso, que implica una intención manifiesta de formular la pretensión, y una vez que se reconoce tácitamente su validez, la doctrina de los actos propios valida su naturaleza, en el sentido de que no pudiese ser alegada su suficiencia y validez en actuaciones posteriores o instancias superiores.
- E) En el poder notarial siempre ha de estar presente «físicamente» el notario ante los ciudadanos en el momento de la lectura y firma (probablemente lo habrá redactado un oficial de su notaria). En cambio en el apoderamiento REAJ, el LAJ no está presente «físicamente» nunca ante el ciudadano. En el apoderamiento REAJ por comparecencia presencial se elabora la petición ante un funcionario y al final de la mañana la valida el LAJ, pero es que en el apoderamiento REAJ hecho por ciudadano o procurador, ni siquiera eso, lo único que existe es la validación de la petición por parte del LAJ.
VIII. Ventajas
- ○ Se evitarían desplazamientos del justiciable a los servicios comunes o decanatos que exigen cita previa para el otorgamiento de designa, o a la sede judicial, que nos dará un día y hora dentro de varios meses, dejando paralizada la demanda que se ha presentado sin acreditar la representación, o la contestación, o cualquier petición urgente en materias sensibles como violencia de género, procedimientos penales, etc.
- ○ Facilitar la presentación de demandas.
- ○ Es una única actuación: va directa al LAJ de la UPAD para su validación. Ahora se ha de pedir cita, venir a la sede judicial, realizar materialmente la petición, proceder a su posterior tratamiento por Decanato o SCG (escaneo, remisión, recepción).
- ○ Se desplaza la tarea de colaboración al procurador que es quien activamente ha de introducir los datos y lleva a cabo una tarea, que en otro caso debería ser realizada por un funcionario. Y además se busca potenciar esta solución.
- ○ Es una aplicación elaborada por el Ministerio de Justicia y puesta a disposición por dicha institución para facilitar trámites.
- ○ Esta aplicación nunca escapa a la esfera de control del LAJ.
- ○ Sus efectos quedan restringidos fundamentalmente al proceso concreto.
- ○ Hay que tener en cuenta que el procurador realiza sus funciones de representación junto al abogado que ejercita la defensa jurídica del patrocinado.
- ○ La realidad diaria nos demuestra que salvo las carencias técnicas de la aplicación del REAJ, no existen mayores incidencias en cuanto a la validación y aceptación de los apoderamientos realizados mediante esta aplicación telemática.
IX. Justificación
Esta respuesta se formula en base a que una de las premisas básicas de la NOJ es lahomogeneización de criteriosen la creencia de que la búsqueda de criterios lo más uniformes y homogéneos posibleredunda en la calidad del servicio públicode la Administración de justicia en tanto que provoca laseguridad jurídica inmediata de los diversos operadores jurídicos y mediata de los ciudadanosque a ella acuden. Con relación a lascompetencias procesales y administrativas de los Letrados de la Administración de justicia, es preciso hacer referencia a la Instrucción de la Secretaría General de la Administración de Justicia 3/2010, relativa a aspectos derivados del nuevo régimen de competencias de los Letrados de la Administración de Justicia. Como ejemplo diferente de naturaleza orgánica y funciones, es interesante contrastar la Consulta FGE 1/2004, sobre la posibilidad de que los expedientes de jurisdicción voluntaria sean resueltos mediante decreto del Letrado de la Administración de Justicia (L 50/1981 art. 2 (LA LEY 2938/1981), 48 (LA LEY 2938/1981)).
Y el Tribunal Supremo considera que circulares o instrucciones, al carecer de la naturaleza y de las garantías de las normas jurídicas o disposiciones de carácter general, no pueden traspasar el umbral del funcionamiento del servicio por vulnerar los principios de reserva de ley y de jerarquía normativa (TS 17-3-09 (LA LEY 58380/2009)).
Este aspecto, se pretende solventar con lo previsto en LOPJ art. 465.8 (LA LEY 1694/1985) y RD 1608/2005 art. 16.h (LA LEY 60/2006) y 21.2 (LA LEY 60/2006), al incluir el matiz de que «tampoco podrán impartir instrucciones particulares relativas a asuntos concretos en los que un secretario judicial intervenga en calidad de fedatario o en el ejercicio de sus competencias de ordenación y dirección del proceso». Esta salvaguarda resulta insuficiente y deficiente por varias razones: el principio de jerarquía normativa que resulta ineludible para el caso del Letrado de la Administración de Justicia (sólo previsto en el RD 1608/2005 art. 21.2 (LA LEY 60/2006) y no en la LOPJ (LA LEY 1694/1985)) y se prohíben las instrucciones «particulares relativas a asuntos concretos», pero nada se dice sobre las «instrucciones generales». De ahí puede inferirse que, teóricamente, el principio de unidad de actuación y dependencia jerárquica estaría latente en todas las tareas genéricas y potenciales de naturaleza procesal (LOPJ art. 12 (LA LEY 1694/1985), 162 (LA LEY 1694/1985), 417.4 (LA LEY 1694/1985); RD 1608/2005 art. 83.2 (LA LEY 60/2006)).
Por ello, el Secretario Coordinador Provincial, como valedor, impulsor y garante de la prestación de un servicio de calidad debe velar y favorecer la progresiva implantación de estos criterios.
Este artículo tiene por objetivo potenciar y favorecer el uso de la designa telemática de procurador con autorización del cliente como medida necesaria evitar el acceso innecesario de ciudadanos y profesionales a las dependencias judiciales. En este sentido, para acreditar documentalmente el origen y alcance de sus facultades ha de acompañar a la petición: copia del DNI del interesado, documento rubricado explicitando el alcance de la representación, y documento rubricado haciendo constar la autorización para realizar la petición, que siempre estará obrante en las actuaciones y a disposición del LAJ para contrastar cualquier extremo.